Zeiterfassung Eventbranche: Veranstaltungen planen

Lange Tage vor dem Event, Nachtschichten beim Aufbau, Wochenendarbeit – die Eventbranche hat besondere Anforderungen an die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Erfassung pro Veranstaltung
Viele Freelancer und Aushilfen koordinieren
ArbZG auch bei Events beachten
Vor- und Nachbereitung nicht vergessen
Mobile Erfassung am Veranstaltungsort

Besonderheiten der Eventbranche

Typische Merkmale

Was die Branche kennzeichnet:

Merkmal	Auswirkung
Projektgeschäft	Jedes Event ein Projekt
Wechselnde Teams	Viele Freelancer
Unregelmäßige Zeiten	Abend, Wochenende, Nacht
Wechselnde Orte	Keine feste Arbeitsstätte
Deadline-Druck	Event-Tag nicht verschiebbar

Verschiedene Rollen

Wer arbeitet bei Events:

Festangestellte – Projektleiter
Techniker
Veranstaltungskaufleute
Freelancer – Techniker
Bühnenpersonal
Caterer
Aushilfen – Servicekräfte
Auf-/Abbauhelfer
Hostessen
Subunternehmer – Spezialgewerke

Herausforderungen

Was schwierig ist:

Herausforderung	Beschreibung
Lange Arbeitstage	Aufbau 14+ Stunden
Kein fester Arbeitsort	Jedes Event woanders
Viele Beteiligte	Koordination komplex
Schnelle Abrechnung	Freelancer wollen Geld
Compliance	ArbZG bei Nachtarbeit

Events professionell erfassen

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Projektbezogene Erfassung

Pro Veranstaltung

Warum wichtig:

Grund	Nutzen
Kalkulation	Nachkalkulation pro Event
Abrechnung	Kundenrechnung erstellen
Planung	Nächstes Event besser schätzen
Kontrolle	Budget einhalten

Event-Struktur

Typische Gliederung:

Vorbereitung – Planung
Konzeption
Koordination
Aufbau – Anreise
Technik
Dekoration
Veranstaltung – Durchführung
Betreuung
Abbau – Demontage
Abtransport
Nachbereitung – Abrechnung
Nachbesprechung

Kostenarten trennen

Für Kalkulation:

Kategorie	Beispiele
Projektleitung	Planung, Koordination
Technik	Aufbau, Betreuung Technik
Personal vor Ort	Service, Hostessen
Reisezeit	An-/Abreise zum Event
Nacharbeiten	Abrechnung, Berichte

Arbeitszeit-Regelungen

ArbZG auch bei Events

Grenzen beachten:

Regel	Bei Events
10h Maximum/Tag	Gilt auch bei Aufbau
11h Ruhezeit	Auch zwischen Tagen
Nachtarbeit	Zuschläge, Ausgleich
Sonntagsarbeit	Ersatzruhetag

Lange Arbeitstage

Praktische Realität:

Aufbau: 8:00-22:00 (14h) – Gesetzlich nicht erlaubt!
Lösung 1: Schichten – Früh: 6:00-14:00
Spät: 14:00-22:00
Lösung 2: Mehr Personal – Ablösung nach 10h
Dokumentation – Auch bei Verstößen erfassen

Ruhezeiten einhalten

Zwischen Abbau und nächstem Event:

Situation	Regelung
Abbau bis 2:00 Uhr	Frühestens 13:00 Uhr am Folgetag
Kurze Ruhezeit	Nur in Ausnahmebranchen
Praktische Lösung	Wechselnde Teams

Compliance im Eventgeschäft

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Freelancer koordinieren

Die Herausforderung

Viele externe Kräfte:

Aspekt	Problem
Wechselnde Personen	Jedes Event andere
Kein eigenes System	Nutzen nicht Ihre Software
Schnelle Einarbeitung	Keine Zeit für Schulung
Vertrauen	Angaben prüfbar?

Einfache Erfassung

Was funktioniert:

Mobile App – Schnell installiert
Web-Login – Ohne Installation
QR-Code – Check-in vor Ort
Schichtzettel – Unterschrift, digital erfassen
Projektleiter-Erfassung – Zentral für Team

Abrechnung

Schnell und korrekt:

Schritt	Vorgehen
Erfassung	Freelancer oder PL erfasst
Prüfung	Projektleiter genehmigt
Export	Daten für Rechnung/Gutschrift
Zahlung	Innerhalb vereinbarter Frist

Mobile Erfassung

Am Veranstaltungsort

Anforderungen:

Anforderung	Lösung
Kein WLAN	Offline-Fähigkeit
Wechselnde Orte	GPS-Stempeln
Schnell	Ein-Klick-Buchung
Robust	Auch bei Stress nutzbar

Technische Umsetzung

Optionen:

Smartphone-App – iOS/Android
Offline-Sync
GPS optional
Tablet am Eingang – Check-in-Station
NFC-Tags – An Locations
QR-Code – Auf Badge oder Schild

Besondere Situationen

Reisezeit

Anreise zum Event:

Situation	Erfassung
Anfahrt mit Auto	Arbeitszeit oder nicht?
Flugreise	Nach Vereinbarung
Vor-Ort-Übernachtung	Nur Arbeitszeit erfassen

Bereitschaft

Warten auf Einsatz:

Aktive Bereitschaft – Vor Ort = Arbeitszeit
Rufbereitschaft – Zu Hause = andere Bewertung
Pausen – Echte Pausen abziehen
Wartezeit vor Ort – Im Zweifel Arbeitszeit

Mehrtägige Events

Festivals, Messen:

Tag	Besonderheit
Aufbautage	Oft die längsten
Event-Tage	Schichten einplanen
Abbautage	Müdigkeit einrechnen

Auswertung und Abrechnung

Nachkalkulation

Pro Event:

Kennzahl	Nutzen
Stunden gesamt	Vergleich mit Kalkulation
Stunden pro Phase	Wo war mehr als geplant?
Kosten pro Phase	Für nächste Angebote
Freelancer-Anteil	Eigene vs. externe Kosten

Kundenabrechnung

Zeit dokumentieren:

Pauschale – Zeiterfassung für interne Kontrolle
Nach Aufwand – Detaillierte Stundenaufstellung
Hybrid – Pauschal + Mehraufwand
Nachweis – Bei Rückfragen dokumentiert

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung in der Eventbranche ist anspruchsvoll: Projektbezogen, mobil, mit wechselnden Teams und oft am Rande des ArbZG. Eine flexible Lösung, die Freelancer einbindet, offline funktioniert und projektbezogene Auswertungen liefert, ist unverzichtbar. Erfassen Sie auch Verstöße ehrlich – nur so lernen Sie für die nächste Veranstaltung.

Zeiterfassung Eventbranche: Veranstaltungen planen