Urlaubsantrag ablehnen: Welche Gründe sind zulässig?

Urlaubsantrag ablehnen: Welche Gründe sind zulässig?

Mitarbeiter haben Anspruch auf ihren Jahresurlaub – aber nicht zwingend zu jedem gewünschten Zeitpunkt. Der Arbeitgeber darf Urlaubsanträge unter bestimmten Voraussetzungen ablehnen. Welche Gründe zulässig sind und welche nicht, erfahren Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze

• Urlaubswünsche der Mitarbeiter haben grundsätzlich Vorrang
• Ablehnung nur bei dringenden betrieblichen Gründen zulässig
• Die Ablehnung muss konkret begründet werden
• Soziale Gesichtspunkte sind zu berücksichtigen
• Generelle Urlaubsverbote ohne Grund sind unzulässig

Rechtliche Grundlage

Was sagt das Gesetz?

§ 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG):

„Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen."

Drei Ablehnungsgründe

Das Gesetz kennt nur zwei Gründe für die Ablehnung:

1. Dringende betriebliche Belange
2. Vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer

Ein dritter Grund ergibt sich aus der Fürsorgepflicht:

1. Fehlender Urlaubsanspruch (z.B. bereits verbraucht)

Dringende betriebliche Belange

Was sind dringende betriebliche Belange?

Dringend sind betriebliche Belange, wenn:

• Der Betrieb ohne den Mitarbeiter erheblich gestört würde
• Keine zumutbare Vertretung möglich ist
• Ein konkreter, nachvollziehbarer Grund vorliegt

Zulässige Ablehnungsgründe

Unzulässige Ablehnungsgründe

Vorrangige Urlaubswünsche

Soziale Gesichtspunkte

Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub wollen, entscheiden soziale Gesichtspunkte:

• Schulpflichtige Kinder: Auf Ferienzeiten angewiesen
• Urlaub mit Partner: Wenn Partner nicht flexibel
• Rotation: Wer hat letztes Jahr verzichtet?
• Betriebszugehörigkeit: Kann eine Rolle spielen

Abwägung durchführen

Der Arbeitgeber muss:

1. Die Situation beider Mitarbeiter verstehen
2. Soziale Faktoren gegeneinander abwägen
3. Eine faire Entscheidung treffen
4. Die Entscheidung begründen können

Beispiel-Abwägung

Zwei Mitarbeiter wollen in den Sommerferien:

• Mitarbeiter A: Zwei schulpflichtige Kinder, Urlaub nur in den Ferien möglich
• Mitarbeiter B: Keine Kinder, bevorzugt nur den Termin

Ergebnis: Mitarbeiter A hat unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang.

Formelle Anforderungen

Rechtzeitige Entscheidung

Der Arbeitgeber muss zeitnah entscheiden:

• Keine unnötige Verzögerung
• Mitarbeiter braucht Planungssicherheit
• Faustregel: Innerhalb einer Woche antworten

Begründungspflicht

Bei Ablehnung sollte der Arbeitgeber:

• Den konkreten Grund nennen
• Nicht nur pauschal auf „betriebliche Gründe" verweisen
• Nachvollziehbar argumentieren

Form der Ablehnung

• Schriftlich empfohlen (Nachweis)
• Mündlich rechtlich ausreichend
• Dokumentation im Interesse aller

Alternativen zur Ablehnung

Kompromisse finden

Bevor abgelehnt wird:

• Verschiebung: Kann der Urlaub zu anderem Zeitpunkt genommen werden?
• Kürzung: Würden auch weniger Tage gehen?
• Teilung: Erste Woche ja, zweite nein?

Tausch ermöglichen

Schichttausch oder Urlaubstausch unter Kollegen:

• Freiwilliger Tausch oft möglich
• Arbeitgeber muss zustimmen
• Kann Konflikte lösen

Vertretung organisieren

Prüfen, ob Vertretung möglich:

• Einarbeitung eines Kollegen
• Verschiebung weniger dringender Aufgaben
• Externe Unterstützung

Rechte des Mitarbeiters bei Ablehnung

Was kann der Mitarbeiter tun?

Bei unberechtigter Ablehnung:

1. Gespräch suchen: Sachlich nach Gründen fragen
2. Betriebsrat einschalten: Wenn vorhanden
3. Schriftlich widersprechen: Ablehnung dokumentieren
4. Arbeitsgericht: Im Streitfall (aber selten nötig)

Was darf der Mitarbeiter nicht tun?

• Eigenmächtig fernbleiben: Selbstbeurlaubung ist Kündigungsgrund
• Krankmeldung stattdessen: Betrug, kann zur Kündigung führen

Selbstbeurlaubung

Selbstbeurlaubung = Eigenmächtig Urlaub nehmen trotz Ablehnung

Konsequenzen:

• Abmahnung
• Im Wiederholungsfall: Kündigung
• Auch bei rechtswidriger Ablehnung problematisch

Sonderfälle

Ablehnung in der Kündigungsfrist

Während der Kündigungsfrist:

• Grundsätzlich gelten dieselben Regeln
• Aber: Mitarbeiter soll Resturlaub nehmen können
• Ablehnung nur in Ausnahmefällen gerechtfertigt

Mehr dazu: Urlaub und Restansprüche bei Kündigung

Ablehnung bei Krankheit

Nach langer Krankheit Urlaub beantragen:

• Grundsätzlich hat Mitarbeiter Anspruch
• Dringende betriebliche Gründe können gelten
• Aber: Keine Benachteiligung wegen Krankheit

Bereits genehmigter Urlaub

Kann der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen?

• Grundsätzlich: Nein
• Ausnahme: Echte Notfälle (sehr selten)
• Mitarbeiter kann Vertrauensschutz geltend machen

Kommunikation bei Ablehnung

Wie sagt man es richtig?

Schlecht:

„Urlaub geht nicht. Punkt."

Besser:

„Leider kann ich den Urlaub im gewünschten Zeitraum nicht genehmigen, weil wir dann durch die Inventur zu wenig Personal haben. Können wir einen alternativen Zeitraum finden?"

Dokumentation

Für beide Seiten sinnvoll:

• Datum des Antrags
• Datum der Ablehnung
• Begründung
• Angebotene Alternativen

Häufige Fragen

Fazit

Die Ablehnung von Urlaubsanträgen ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig: dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter. Willkürliche Ablehnungen ohne Begründung sind rechtswidrig. Für beide Seiten gilt: Kommunikation und Kompromissbereitschaft lösen die meisten Konflikte. Im Zweifel sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer rechtliche Beratung suchen.