Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR

Krankmeldung: Prozess für Arbeitgeber und HR

Krankmeldungen effizient verwalten – so optimieren Sie den Prozess.

Das Wichtigste in Kürze

• Sofortige Meldepflicht des Mitarbeiters
• AU-Bescheinigung ab dem 4. Tag (oder früher)
• eAU: Elektronische Abfrage seit 2023
• Entgeltfortzahlung bis 6 Wochen
• Dokumentation für Lohnabrechnung und Statistik

Gesetzliche Grundlagen

Pflichten des Arbeitnehmers

Was Mitarbeiter tun müssen:

Pflichten des Arbeitgebers

Was Sie tun müssen:

• Entgeltfortzahlung – Bis 6 Wochen bei gleicher Krankheit
• Datenschutz – Diagnose ist privat
• Dokumentation – Für Lohnabrechnung
• eAU-Abruf – Bei Krankenkasse abfragen
• Wiedereingliederung – Bei langer Krankheit (BEM)

Der Krankmeldungsprozess

Schritt für Schritt

Optimierter Ablauf:

Detaillierter Ablauf

Prozessübersicht:

• Mitarbeiter meldet sich – Telefon, E-Mail, App
• Vorgesetzter wird informiert – Für Vertretungsplanung
• HR erfasst Abwesenheit – Im System eintragen
• eAU-Abruf (ab Tag 4) – Elektronisch bei Krankenkasse
• Dokumentation – Für Lohnabrechnung
• Bei Genesung – Rückkehr dokumentieren

eAU: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Wie es funktioniert

Seit 2023:

Technische Umsetzung

Was Sie brauchen:

• Schnittstelle – Lohnsoftware oder Portal
• Zugang – Registrierung bei Krankenkassen
• Prozess – Abruf nach Krankmeldung
• Daten – Beginn, Ende, Erstbescheinigung/Folgebescheinigung
• Speicherung – In der Personalakte

Entgeltfortzahlung

Anspruchsvoraussetzungen

Wann wird gezahlt:

Berechnung

Was zahlen:

• Dauer – Max. 6 Wochen pro Krankheit
• Höhe – 100% des Bruttolohns
• Fortgesetzte Krankheit – Gleiche Krankheit = 6 Wochen gesamt
• Neue Krankheit – Neue 6 Wochen
• Nach 6 Wochen – Krankengeld von Krankenkasse

Sonderfälle

Kind krank

Was gilt:

Häufige Kurzerkrankungen

Wie umgehen:

• Dokumentation – Muster erkennen
• Gespräch – Fürsorgepflicht ernst nehmen
• BEM – Ab 6 Wochen/Jahr
• Ärztliches Attest ab Tag 1 – Kann angeordnet werden
• Arbeitsrechtliche Schritte – Ultima Ratio, komplex

Dokumentation und Reporting

Was erfassen

Daten dokumentieren:

Auswertungen

Was analysieren:

• Krankenquote – Krankheitstage / Sollarbeitstage
• Entwicklung – Trend über Zeit
• Abteilungsvergleich – Wo Auffälligkeiten
• Kurzerkrankungen vs. lang – Unterschiedliche Ursachen
• Kosten – Entgeltfortzahlung, Vertretung

Kommunikation

Mit dem kranken Mitarbeiter

Was beachten:

Im Team

Vertretung organisieren:

• Schnell informieren – Team weiß Bescheid
• Aufgaben verteilen – Dringendes abdecken
• Keine Details – Nur "krank", nicht warum
• Rückkehr kommunizieren – Wenn bekannt
• Wertschätzung – Für Vertretung danken

Häufige Fragen

Fazit

Ein strukturierter Krankmeldungsprozess spart Zeit und Ärger. Mit eAU ist vieles einfacher geworden – die Papierflut entfällt. Wichtig bleiben: zeitnahe Erfassung, korrekte Entgeltfortzahlung, Datenschutz bei der Diagnose. Dokumentation hilft bei Auswertungen und der Erkennung von Mustern. Der menschliche Umgang – Genesung wünschen, nicht unter Druck setzen – sollte trotz aller Prozesse nicht vergessen werden.