Krankmeldung: Der richtige Prozess für Arbeitgeber

Krankmeldung: Der richtige Prozess für Arbeitgeber

Ein klarer Krankmeldungsprozess ist für Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. Dieser Guide zeigt, wie Sie Krankmeldungen rechtssicher und effizient handhaben.

Das Wichtigste in Kürze

• Mitarbeiter müssen Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden
• Die elektronische AU (eAU) ersetzt seit 2023 den gelben Schein
• Arbeitgeber müssen die eAU bei der Krankenkasse abrufen
• Entgeltfortzahlung besteht für 6 Wochen
• Digitale Systeme vereinfachen das Abwesenheitsmanagement erheblich

Gesetzliche Grundlagen

Meldepflicht des Arbeitnehmers

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gilt:

Unverzügliche Mitteilung:

• Bei Arbeitsunfähigkeit sofort informieren
• Am ersten Tag, vor Arbeitsbeginn
• Voraussichtliche Dauer angeben

Nachweis:

• Ab dem 4. Krankheitstag AU-Bescheinigung erforderlich
• Arbeitgeber kann früher verlangen (ab 1. Tag)
• Muss im Arbeitsvertrag/Betriebsvereinbarung geregelt sein

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit Januar 2023 gilt:

So funktioniert es:

1. Mitarbeiter geht zum Arzt
2. Arzt übermittelt eAU an Krankenkasse
3. Arbeitgeber ruft eAU bei Krankenkasse ab
4. Daten gehen in Lohnabrechnung

Entgeltfortzahlung

Anspruch auf Lohnfortzahlung:

• Dauer: 6 Wochen je Krankheitsfall
• Höhe: 100% des regulären Entgelts
• Voraussetzung: Arbeitsverhältnis besteht seit 4 Wochen
• Danach: Krankengeld von der Krankenkasse

Der optimale Krankmeldungsprozess

Schritt 1: Krankmeldung durch Mitarbeiter

Was der Mitarbeiter tun muss:

Am ersten Krankheitstag:

1. Arbeitgeber informieren (Telefon, E-Mail, App)
2. Voraussichtliche Dauer nennen
3. Erreichbarkeit für Rückfragen sicherstellen

Zeitpunkt:

• Vor dem regulären Arbeitsbeginn
• So früh wie möglich
• Bei Verlängerung: Erneut melden

Schritt 2: Erfassung im System

Was HR/Vorgesetzte tun:

Sofort:

1. Abwesenheit im System erfassen
2. Team informieren (falls nötig)
3. Vertretung organisieren

Dokumentation:

• Datum und Uhrzeit der Meldung
• Voraussichtliche Dauer
• Ansprechpartner

Schritt 3: eAU-Abruf

Der neue Prozess:

Wann abrufen?

• Frühestens am Tag nach dem Arztbesuch
• Die eAU wird erst nach 1-2 Tagen verfügbar
• Bei Verzögerung: Erneut versuchen

Wie abrufen?

• Über das Entgeltabrechnungsprogramm
• Über das Systemhaus
• Über Steuerberater

Was enthält die eAU?

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Erst- oder Folgebescheinigung
• Keine Diagnose (nur für Krankenkasse)

Schritt 4: Verlängerung der Krankheit

Bei andauernder Krankheit:

• Mitarbeiter meldet sich erneut
• Arzt stellt Folgebescheinigung aus
• Erneuter eAU-Abruf erforderlich
• Lohnfortzahlung prüfen (6-Wochen-Grenze)

Schritt 5: Rückkehr an den Arbeitsplatz

Nach der Genesung:

Mitarbeiter:

• Zum vereinbarten Zeitpunkt erscheinen
• Bei Rückkehrgespräch: Teilnehmen

Arbeitgeber:

• Abwesenheit im System beenden
• Bei längerer Krankheit: BEM-Gespräch prüfen
• Gegebenenfalls Wiedereingliederung

Krankmeldung digital verwalten

Vorteile digitaler Systeme

Digitale Abwesenheitsverwaltung bietet:

Für Mitarbeiter:

• Krankmeldung per App möglich
• Keine Papiere mehr
• Status jederzeit einsehbar

Für Arbeitgeber:

• Automatische Dokumentation
• Übersicht aller Abwesenheiten
• Auswertungen (Krankenquote etc.)
• Erinnerungen bei langen Krankmeldungen

Integration mit eAU

Moderne Systeme bieten:

• Automatischen eAU-Abruf
• Abgleich mit Abwesenheitsmeldung
• Weiterleitung an Lohnabrechnung
• Lückenlose Dokumentation

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Mitarbeiter meldet sich nicht

Lösung:

• Klare Regeln im Arbeitsvertrag
• Mehrere Meldekanäle anbieten (Telefon, E-Mail, App)
• Bei Nicht-Meldung: Gespräch führen
• Wiederholte Verstöße: Abmahnung möglich

Problem: eAU nicht abrufbar

Mögliche Ursachen:

• Arzt hat noch nicht übermittelt
• Technische Probleme
• Falsches Krankenkassen-Kennzeichen

Lösung:

• 1-2 Tage warten und erneut versuchen
• Mitarbeiter kontaktieren
• Krankenkasse anrufen

Problem: Häufige Kurzerkrankungen

Ansätze:

• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
• Fehlzeitengespräche führen
• Arbeitsbedingungen prüfen
• Gesundheitsförderung anbieten

Problem: Krankheit im Urlaub

Regelung:

• Urlaubstage werden nicht verbraucht
• AU-Bescheinigung erforderlich (auch im Ausland)
• Krankheitstage nicht nachgewährt, sondern neu beantragt

Rechte und Pflichten

Pflichten des Arbeitnehmers

Rechte des Arbeitgebers

Was Arbeitgeber nicht dürfen

• Diagnose erfragen (Datenschutz)
• Krankenbesuch ohne Einwilligung
• Kündigung wegen Krankheit (Ausnahmen)
• Urlaubssperre wegen Krankheitstagen

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Wann ist BEM erforderlich?

Bei mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von 12 Monaten:

• Zusammenhängende Krankheit
• Oder mehrere Kurzerkrankungen
• Verpflichtend anzubieten

Der BEM-Prozess

1. Einladung: Schriftlich, mit Hinweis auf Freiwilligkeit
2. Gespräch: Ursachen und Lösungen besprechen
3. Maßnahmen: Arbeitsplatzanpassung, Wiedereingliederung
4. Dokumentation: Ergebnisse festhalten
5. Nachverfolgung: Wirksamkeit prüfen

Vorteile für Arbeitgeber

• Rechtssicherheit bei Kündigung
• Reduzierte Fehlzeiten
• Mitarbeiterbindung
• Vermeidung von Dauerkrankheit

Kennzahlen zur Krankenstatistik

Wichtige Metriken

Benchmarks

Orientierungswerte für Deutschland:

• Durchschnittliche Krankenquote: ca. 5-6%
• Durchschnittliche Krankheitstage: ca. 15-20/Jahr
• Variiert stark nach Branche

Häufige Fragen zur Krankmeldung

Fazit

Ein klarer Krankmeldungsprozess schützt beide Seiten: Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, und Arbeitgeber haben Rechtssicherheit. Mit digitalen Tools und der eAU wird die Verwaltung deutlich einfacher. Wichtig bleibt eine vertrauensvolle Unternehmenskultur, die Krankmeldungen weder erschwert noch missbraucht.