Sanktionen und Bußgelder bei fehlender Zeiterfassung

Was kostet es, wenn Sie nicht erfassen? Mehr als Sie denken.

Das Wichtigste in Kürze

Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß möglich
Strafrechtliche Konsequenzen bei Vorsatz
Haftungsrisiken bei Arbeitsunfällen
Beweislast bei Überstundenstreit
Imageschaden nicht unterschätzen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Bußgelder nach Arbeitszeitgesetz

Aktuelle Regelung

Was das ArbZG vorsieht:

Verstoß	Bußgeld
Dokumentation Überstunden fehlt	Bis 30.000 €
Höchstarbeitszeit überschritten	Bis 30.000 €
Ruhezeit unterschritten	Bis 30.000 €
Pausenregelung missachtet	Bis 30.000 €

Pro Verstoß

Wichtig zu wissen:

Pro Verstoß – Jeder Einzelfall zählt
Pro Mitarbeiter – Multipliziert sich
Pro Tag – Kann sich summieren
Ermessen – Behörde entscheidet
Wiederholung – Erhöht das Bußgeld

Bußgelder vermeiden

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Strafrechtliche Konsequenzen

Wann Straftat

Schwere Fälle:

Situation	Folge
Vorsätzliche Verstöße	Geldstrafe oder Freiheitsstrafe
Wiederholte Verstöße	Strafverschärfung
Gesundheitsgefährdung	§ 23 ArbZG
Leben gefährdet	Bis 1 Jahr Freiheitsstrafe

Wer haftet

Persönliche Verantwortung:

Geschäftsführung – Organisationspflicht
Personalleitung – Wenn zuständig
Vorgesetzte – Bei eigenen Verstößen
Beauftragte – Mit Delegation

Arbeitsrechtliche Risiken

Überstundenstreit

Bei fehlender Dokumentation:

Situation	Risiko
Mitarbeiter klagt Überstunden ein	Beweislast unklar
Keine Dokumentation	Gericht schätzt
Mitarbeiter glaubwürdig	Zahlung droht
Nachzahlung	Kann erheblich sein

Beweislast

Was ohne Erfassung passiert:

Früher – Mitarbeiter musste beweisen
Heute – Arbeitgeber muss Erfassung haben
Ohne System – Keine Beweismittel
Vor Gericht – Richter schätzt
Ergebnis – Oft zugunsten Arbeitnehmer

Schadensersatz

Bei Arbeitsunfällen:

Situation	Risiko
Unfall durch Übermüdung	AG-Haftung
Keine Ruhezeit dokumentiert	Schwer zu widerlegen
Arbeitszeit überschritten	Fahrlässigkeitsvorwurf
Schwerer Unfall	Persönliche Haftung möglich

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Weitere Konsequenzen

Betriebsprüfung

Was passieren kann:

Auslöser	Folge
Beschwerde	Behörde prüft
Unfall	Ermittlung
Routine	Stichprobe
Hinweis	Prüfung

Was geprüft wird

Bei einer Kontrolle:

Zeiterfassung – Ist ein System vorhanden?
Dokumentation – Sind Aufzeichnungen da?
Überstunden – Wie viele, wie erfasst?
Ruhezeiten – Eingehalten?
Pausen – Dokumentiert?
Stichproben – Einzelne Mitarbeiter

Imageschaden

Nicht messbar, aber real:

Konsequenz	Wirkung
Medienberichte	Negative Presse
Bewerbermangel	Fachkräfte meiden
Kundenreaktionen	Imageverlust
Mitarbeiter	Vertrauensverlust

Mindestlohn-Dokumentation

Besondere Pflichten

§ 17 MiLoG:

Anforderung	Konsequenz bei Verstoß
Dokumentation fehlt	Bis 30.000 €
Unvollständig	Bußgeld möglich
Verspätet (>7 Tage)	Verstoß
Branchen § 2a SchwarzArbG	Besonders streng

Schwarzarbeit

Zusätzliche Risiken:

Bußgeld – Bis 500.000 €
Nachzahlung – Sozialabgaben
Strafverfahren – Bei Vorsatz
Gewerbeuntersagung – In schweren Fällen
Öffentliche Aufträge – Ausschluss möglich

Wie Behörden vorgehen

Kontrollen

Wie sie ablaufen:

Phase	Inhalt
Ankündigung	Oft unangekündigt
Vor Ort	Unterlagen anfordern
Prüfung	Zeiterfassung, Unterlagen
Feststellung	Mängel dokumentieren
Bescheid	Bußgeld oder Auflagen

Nach Feststellung

Was folgt:

Anhörung – Stellungnahme möglich
Bußgeldbescheid – Fristsetzung
Einspruch – Möglich binnen 2 Wochen
Zahlung – Oder Gericht
Nachkontrolle – Oft im Folgejahr

Prävention

Was tun

Risiken minimieren:

Maßnahme	Wirkung
System einführen	Grundlage
Vollständig erfassen	Keine Lücken
Prüfen	Überstunden, Ruhezeiten
Schulen	Mitarbeiter informieren
Archivieren	2 Jahre mindestens

Compliance-Checkliste

Regelmäßig prüfen:

☐ Zeiterfassungssystem vorhanden
☐ Alle Mitarbeiter erfasst
☐ Überstunden dokumentiert
☐ Ruhezeiten eingehalten
☐ Pausen erfasst
☐ Höchstarbeitszeit geprüft
☐ Aufbewahrung gesichert
☐ Regelmäßige Auswertung

Häufige Fragen

Das Arbeitszeitgesetz sieht bis zu 30.000 € pro Verstoß vor. Die tatsächliche Höhe liegt im Ermessen der Behörde und hängt ab von: Schwere des Verstoßes, Anzahl betroffener Mitarbeiter, Wiederholung, Vorsatz oder Fahrlässigkeit. Kleinere Verstöße können auch mit geringeren Summen belegt werden.

Ja. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz können Geschäftsführer persönlich zur Verantwortung gezogen werden – sowohl für Bußgelder (Ordnungswidrigkeit) als auch strafrechtlich bei vorsätzlichen oder wiederholten Verstößen. Die Organisationspflicht liegt bei der Geschäftsleitung.

Die Behörde kann eine Prüfung einleiten. Sie fordert Unterlagen an (Zeiterfassung, Arbeitsverträge), prüft vor Ort und stellt Verstöße fest. Wenn keine Zeiterfassung vorhanden ist, wird das als Mangel dokumentiert. Es können Auflagen zur Behebung und/oder Bußgelder folgen.

Nein, nicht für das Arbeitszeitgesetz. Die Pflicht zur Dokumentation von Überstunden besteht schon seit 1994 (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das BAG-Urteil 2022 hat nur klargestellt, dass die Erfassungspflicht umfassender ist. Bußgelder können jederzeit verhängt werden.

Nicht unbedingt. Zwar werden große Unternehmen häufiger kontrolliert, aber auch kleine können geprüft werden – besonders bei Beschwerden oder Unfällen. Die Bußgelder sind relativ, also für kleine Unternehmen genauso schmerzhaft. Und: Die Pflichten gelten für alle.

Fazit

Die Konsequenzen fehlender Zeiterfassung sind erheblich: Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß, strafrechtliche Risiken bei Vorsatz, Beweisproblem bei Überstundenstreit, Haftungsrisiken bei Unfällen. Dazu kommt der nicht messbare Imageschaden. Die Kosten für ein Zeiterfassungssystem sind dagegen gering. Prävention ist billiger als Sanktion – investieren Sie jetzt in rechtssichere Dokumentation.

Sanktionen und Bußgelder bei fehlender Zeiterfassung