Arbeitgeber-Kontrollpflicht bei der Zeiterfassung

Erfassen allein reicht nicht – Arbeitgeber müssen auch kontrollieren.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassung ist Arbeitgeberpflicht, nicht nur Mitarbeiterpflicht
Kontrolle der Einhaltung von Arbeitszeitgrenzen erforderlich
Verstöße können nicht mit "Wusste ich nicht" entschuldigt werden
Delegation an Mitarbeiter entbindet nicht von Verantwortung
Bei Verstößen drohen Bußgelder

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Grundlagen der Kontrollpflicht

Was das Gesetz sagt

Rechtliche Basis:

Quelle	Anforderung
§ 16 ArbZG	Dokumentation über 8h
BAG-Urteil 2022	Erfassung aller Arbeitszeiten
§ 17 ArbZG	Aufsichtsbehörde kann einsehen
Arbeitsvertrag	Fürsorgepflicht

Nicht nur erfassen

Auch kontrollieren:

Erfassen – System bereitstellen
Dokumentieren – Aufzeichnungen führen
Kontrollieren – Einhaltung prüfen
Eingreifen – Bei Verstößen handeln
Aufbewahren – 2 Jahre Aufbewahrung

Kontrolle leicht gemacht

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Was kontrollieren

Arbeitszeitgrenzen

Wichtige Grenzen:

Grenze	Limit
Tägliche Arbeitszeit	Max. 10 Stunden
Wöchentliche Arbeitszeit	Ø 48h über 6 Monate
Ruhezeit	Mind. 11 Stunden
Pausen	30 Min. ab 6h, 45 Min. ab 9h
Sonntagsruhe	Grundsätzlich arbeitsfrei

Vollständigkeit

Prüfen:

Alle Tage erfasst? – Keine Lücken
Beginn und Ende? – Nicht nur Stunden
Pausen eingetragen? – Mindestpausen eingehalten
Plausibilität? – Zeiten realistisch
Rechtzeitig? – Zeitnah erfasst

Automatische vs. manuelle Kontrolle

Automatisierung

Was Systeme können:

Funktion	Automatisch möglich
10h-Überschreitung	Ja, Warnung
Ruhezeit unterschritten	Ja, Warnung
Fehlende Buchungen	Ja, Erinnerung
Unplausible Zeiten	Ja, Markierung
Monatsbericht	Ja, automatisch

Manuelle Prüfung

Was Mensch prüfen muss:

Ausnahmen bewerten – War Überschreitung berechtigt?
Maßnahmen ergreifen – Gespräch, Anpassung
Muster erkennen – Systematische Probleme?
Einzelfälle prüfen – Bei Auffälligkeiten
Dokumentation – Was wurde unternommen?

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Delegation

An wen delegieren

Mögliche Verantwortliche:

Rolle	Aufgabe
Vorgesetzte	Kontrolle im Team
HR	Gesamtauswertung
Betriebsleiter	Standortverantwortung
System	Automatische Prüfung

Aber keine Entlastung

Verantwortung bleibt:

Aufgabe übertragen – Wer prüft was
Schulung – Wissen vermitteln
Kontrolle der Kontrolle – Wird geprüft?
Verantwortung – Bleibt beim Arbeitgeber
Bußgeld – Trifft den Arbeitgeber

Konsequenzen bei Versäumnis

Wenn nicht kontrolliert wird

Risiken:

Risiko	Konsequenz
Bußgeld	Bis 30.000€
Nachzahlung	Überstunden, Zuschläge
Schadensersatz	Bei Gesundheitsschäden
Beweisprobleme	Bei Streit
Imageschaden	Bei Bekanntwerden

Organisationsverschulden

Keine Ausrede:

"Wusste nicht" – Gilt nicht als Entlastung
"Mitarbeiter hat nicht erfasst" – AG hätte kontrollieren müssen
"System hat nicht gewarnt" – AG muss passendes System wählen
"Zu viel Arbeit" – Dann Ressourcen schaffen
Fazit – AG ist verantwortlich

Praktische Umsetzung

Kontrollroutine

Empfohlener Ablauf:

Frequenz	Prüfung
Täglich	Automatische Warnungen prüfen
Wöchentlich	Auffälligkeiten klären
Monatlich	Gesamtauswertung, Überstunden
Quartalsweise	Muster analysieren
Jährlich	System und Prozess prüfen

Bei Verstoß handeln

Was tun:

Sofort – Weitere Arbeit stoppen
Gespräch – Ursache klären
Maßnahme – Abstellen der Ursache
Dokumentation – Was passiert ist
Follow-up – Wiederholt sich das?

Häufige Fragen

Nicht manuell im Detail, aber Sie brauchen ein System, das Verstöße erkennt. Automatische Warnungen bei Überschreitungen reichen, wenn Sie darauf reagieren. Die Routineprüfung kann wöchentlich oder monatlich erfolgen – aber auf Alarme müssen Sie zeitnah reagieren.

Dann müssen Sie eingreifen: Erinnern, ermahnen, notfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen. Es ist Ihre Pflicht, dafür zu sorgen, dass erfasst wird. 'Die Mitarbeiter wollten nicht' entlastet Sie nicht. Machen Sie die Erfassung so einfach wie möglich.

Die operative Kontrolle ja, die Verantwortung nein. HR kann prüfen und berichten, aber die Geschäftsführung bleibt verantwortlich. Bei Verstößen haftet der Arbeitgeber (also die GmbH, deren Geschäftsführer etc.), nicht die HR-Abteilung.

Auch dann trifft Sie eine Mitverantwortung, wenn Sie es hätten wissen können. Zeiterfassung mit Genehmigungsworkflow hilft: Überstunden müssen vorab genehmigt werden. Nicht genehmigte Überstunden sollten thematisiert und abgestellt werden.

Automatische Systeme führen Logs. Bei manueller Prüfung: Notieren Sie Datum, was geprüft wurde, Auffälligkeiten und ergriffene Maßnahmen. Bei Bußgeldverfahren ist Dokumentation Gold wert. Ein regelmäßiger Report reicht meist aus.

Fazit

Die Kontrollpflicht bei der Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber – erfassen allein reicht nicht. Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und Vollständigkeit müssen überwacht werden. Automatische Systeme mit Warnfunktionen erleichtern die Kontrolle erheblich. Bei Versäumnissen drohen Bußgelder, und "Wusste ich nicht" ist keine Entschuldigung. Eine klare Kontrollroutine mit dokumentierten Prozessen schützt vor bösen Überraschungen.

Arbeitgeber-Kontrollpflicht bei der Zeiterfassung