Ruhezeiten und Pausen in der Zeiterfassung
Pause ist nicht gleich Pause – und Ruhezeit nicht gleich Feierabend.
Das Wichtigste in Kürze
- Pausenzeiten müssen von der Arbeitszeit abgezogen werden
- Ruhezeit zwischen Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden
- Zeiterfassung hilft bei der Einhaltung
- Automatische Pausenabzüge möglich
- Dokumentation schützt vor Streit
Gesetzliche Grundlagen
Pausenregelungen
Was das Arbeitszeitgesetz sagt:
| Arbeitszeit | Mindestpause |
|---|---|
| Bis 6 Stunden | Keine Pflicht |
| 6-9 Stunden | 30 Minuten |
| Über 9 Stunden | 45 Minuten |
Pausendetails
Weitere Vorgaben:
- Aufteilung – In 15-Minuten-Blöcke möglich
- Zeitpunkt – Nicht am Anfang oder Ende
- Vergütung – Pausen sind unbezahlt
- Unterbrechung – Arbeit muss ruhen
- Verfügbarkeit – Darf nicht gefordert werden
Ruhezeiten
Zwischen zwei Arbeitstagen:
| Regel | Vorgabe |
|---|---|
| Mindestens | 11 Stunden |
| Ununterbrochen | Keine Arbeit erlaubt |
| Ausnahmen | Bestimmte Branchen |
| Verkürzung | Auf 10 Stunden möglich |
| Ausgleich | Innerhalb 4 Wochen |
Ruhezeiten automatisch prüfen
MyTimeTracker warnt bei Unterschreitung der Ruhezeit.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Pausen erfassen
Erfassungsmethoden
Wie Pausen dokumentiert werden:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Manuell | Pause ein-/ausstempeln |
| Automatisch | Pausenabzug nach Regel |
| Hybrid | Automatisch mit Korrektur |
| Vereinfacht | Feste Pausenzeit |
Automatischer Pausenabzug
Wie es funktioniert:
- Regel definieren – Ab 6h: 30 Min abziehen
- Zeiterfassung – Brutto-Arbeitszeit erfassen
- System rechnet – Pause automatisch abziehen
- Netto-Zeit – Für Lohn relevant
- Korrektur – Bei Abweichung möglich
Vor- und Nachteile
Automatisch vs. manuell:
| Aspekt | Automatisch | Manuell |
|---|---|---|
| Aufwand | Gering | Höher |
| Genauigkeit | Pauschal | Exakt |
| Manipulation | Schwerer | Einfacher |
| Flexibilität | Geringer | Höher |
Ruhezeiten überwachen
Warum wichtig
Konsequenzen bei Verstößen:
| Risiko | Folge |
|---|---|
| Gesundheit | Übermüdung, Unfälle |
| Bußgeld | Bis 15.000 € |
| Haftung | Bei Unfällen |
| Arbeitnehmer | Können sich beschweren |
Im System prüfen
Wie Zeiterfassung hilft:
- Arbeitsende erfassen – Wann Feierabend
- Arbeitsbeginn erfassen – Nächster Tag
- System rechnet – Differenz automatisch
- Warnung – Bei unter 11 Stunden
- Bericht – Verstöße auflisten
Ausnahmen
Wann Verkürzung erlaubt:
| Branche | Mögliche Verkürzung |
|---|---|
| Krankenhäuser | Auf 10 Stunden |
| Gastronomie | Auf 10 Stunden |
| Landwirtschaft | Saisonal |
| Verkehrsbetriebe | Mit Ausgleich |
Compliance sicherstellen
MyTimeTracker dokumentiert Ruhezeiten automatisch und warnt bei Verstößen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Sonderfälle
Bereitschaftsdienst
Besondere Regeln:
| Situation | Behandlung |
|---|---|
| Rufbereitschaft | Keine Arbeitszeit (außer Einsatz) |
| Bereitschaftsdienst | Arbeitszeit |
| Ruhezeit danach | Muss gewährt werden |
| Unterbrechung | Ruhezeit beginnt neu |
Schichtarbeit
Bei Wechselschichten:
- Schichtwechsel – 11 Stunden zwischen Schichten
- Früh nach Spät – Besonders beachten
- Nachtschicht – Ruhezeit danach
- Schichtplan – Muss Ruhezeit einplanen
Dienstreisen
Reisezeit und Ruhezeit:
| Situation | Ruhezeit |
|---|---|
| Anreise am Vortag | Ruhezeit am Zielort |
| Rückreise spät | Nächster Tag später |
| Über Nacht | Schlafmöglichkeit nötig |
Dokumentation
Was erfassen
Für Nachweis:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Arbeitsbeginn | Täglicher Start |
| Arbeitsende | Tägliches Ende |
| Pausenbeginn | Optional |
| Pausenende | Optional |
| Pausendauer | Mindestens diese |
Aufbewahrung
Wie lange:
- Überstunden – 2 Jahre (ArbZG)
- Lohnunterlagen – 10 Jahre (HGB)
- Empfehlung – Alle Zeiten 2+ Jahre
- Digital – Unveränderbar speichern
Häufige Fragen
Beides ist zulässig. Automatischer Pausenabzug ist praktisch, aber ungenau – wenn Mitarbeiter tatsächlich länger oder kürzer Pause machen, stimmt die Rechnung nicht. Aktives Stempeln ist genauer, aber aufwändiger. Viele Unternehmen nutzen automatischen Abzug mit Korrekturmöglichkeit.
Rechtlich: Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz, Bußgeld möglich. Praktisch: Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Ruhezeit eingehalten wird. Das Zeiterfassungssystem sollte warnen, bevor jemand zur Arbeit kommt, der noch keine 11 Stunden Ruhezeit hatte.
Nein, Pausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht vergütet (es sei denn, der Arbeitsvertrag regelt es anders). Wenn Sie von 8-17 Uhr im Büro sind und 1 Stunde Pause machen, beträgt Ihre Arbeitszeit 8 Stunden, nicht 9.
Nein, die Pausenpflicht ist zwingend. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Pausen genommen werden. Arbeiten ohne Pause ist ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz – auch wenn der Mitarbeiter es so will. Die Pause muss tatsächlich genommen werden.
Raucherpausen sind keine gesetzlich vorgeschriebenen Pausen, sondern zusätzliche Arbeitsunterbrechungen. Sie können von der Arbeitszeit abgezogen werden, wenn sie nicht in der regulären Pause stattfinden. Regelungen dazu stehen oft im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Fazit
Pausen und Ruhezeiten sind gesetzlich geregelt – und müssen dokumentiert werden. Die Zeiterfassung hilft: automatischer Pausenabzug spart Aufwand, Ruhezeit-Prüfung verhindert Verstöße. Wichtig: Pausen müssen tatsächlich genommen werden, nicht nur im System stehen. Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitstagen sind Pflicht – Zeiterfassungssysteme können automatisch warnen, wenn sie unterschritten werden.
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