Ruhezeiten und Pausen in der Zeiterfassung

Ruhezeiten und Pausen in der Zeiterfassung

Pause ist nicht gleich Pause – und Ruhezeit nicht gleich Feierabend.

Das Wichtigste in Kürze

• Pausenzeiten müssen von der Arbeitszeit abgezogen werden
• Ruhezeit zwischen Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden
• Zeiterfassung hilft bei der Einhaltung
• Automatische Pausenabzüge möglich
• Dokumentation schützt vor Streit

Gesetzliche Grundlagen

Pausenregelungen

Was das Arbeitszeitgesetz sagt:

Pausendetails

Weitere Vorgaben:

• Aufteilung – In 15-Minuten-Blöcke möglich
• Zeitpunkt – Nicht am Anfang oder Ende
• Vergütung – Pausen sind unbezahlt
• Unterbrechung – Arbeit muss ruhen
• Verfügbarkeit – Darf nicht gefordert werden

Ruhezeiten

Zwischen zwei Arbeitstagen:

Pausen erfassen

Erfassungsmethoden

Wie Pausen dokumentiert werden:

Automatischer Pausenabzug

Wie es funktioniert:

• Regel definieren – Ab 6h: 30 Min abziehen
• Zeiterfassung – Brutto-Arbeitszeit erfassen
• System rechnet – Pause automatisch abziehen
• Netto-Zeit – Für Lohn relevant
• Korrektur – Bei Abweichung möglich

Vor- und Nachteile

Automatisch vs. manuell:

Ruhezeiten überwachen

Warum wichtig

Konsequenzen bei Verstößen:

Im System prüfen

Wie Zeiterfassung hilft:

• Arbeitsende erfassen – Wann Feierabend
• Arbeitsbeginn erfassen – Nächster Tag
• System rechnet – Differenz automatisch
• Warnung – Bei unter 11 Stunden
• Bericht – Verstöße auflisten

Ausnahmen

Wann Verkürzung erlaubt:

Sonderfälle

Bereitschaftsdienst

Besondere Regeln:

Schichtarbeit

Bei Wechselschichten:

• Schichtwechsel – 11 Stunden zwischen Schichten
• Früh nach Spät – Besonders beachten
• Nachtschicht – Ruhezeit danach
• Schichtplan – Muss Ruhezeit einplanen

Dienstreisen

Reisezeit und Ruhezeit:

Dokumentation

Was erfassen

Für Nachweis:

Aufbewahrung

Wie lange:

• Überstunden – 2 Jahre (ArbZG)
• Lohnunterlagen – 10 Jahre (HGB)
• Empfehlung – Alle Zeiten 2+ Jahre
• Digital – Unveränderbar speichern

Häufige Fragen

Fazit

Pausen und Ruhezeiten sind gesetzlich geregelt – und müssen dokumentiert werden. Die Zeiterfassung hilft: automatischer Pausenabzug spart Aufwand, Ruhezeit-Prüfung verhindert Verstöße. Wichtig: Pausen müssen tatsächlich genommen werden, nicht nur im System stehen. Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitstagen sind Pflicht – Zeiterfassungssysteme können automatisch warnen, wenn sie unterschritten werden.