Projektbasierte vs. stundenbasierte Zeiterfassung
Erfassen Sie nur wann Sie arbeiten – oder auch woran?
Das Wichtigste in Kürze
- Stundenbasiert: Wann gearbeitet (Kommen/Gehen)
- Projektbasiert: Woran gearbeitet (Zuordnung)
- Viele Unternehmen brauchen beides
- Abhängig von Branche und Abrechnungsmodell
- Mehr Detail = mehr Aufwand
Stundenbasierte Zeiterfassung
Was es bedeutet
Fokus auf Anwesenheit:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Arbeitsbeginn | Wann angefangen |
| Arbeitsende | Wann aufgehört |
| Pausen | Dauer |
| Gesamtzeit | Berechnet |
Vorteile
Was dafür spricht:
- Einfach – Nur ein-/ausstempeln
- Schnell – Wenig Aufwand pro Tag
- Compliance – Erfüllt Zeiterfassungspflicht
- Für alle – Unabhängig von Tätigkeit
- Lohnabrechnung – Grundlage für Entgelt
Nachteile
Was dagegen spricht:
| Nachteil | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Zuordnung | Woran gearbeitet? |
| Keine Projektkalkulation | Was kostet Projekt X? |
| Keine Abrechnung | Nicht nach Projekt abrechenbar |
| Blind | Produktivität unklar |
Flexible Zeiterfassung
MyTimeTracker unterstützt stundenbasierte und projektbasierte Erfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Projektbasierte Zeiterfassung
Was es bedeutet
Fokus auf Zuordnung:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Projekt/Kunde | Wofür gearbeitet |
| Aufgabe/Phase | Was gemacht |
| Dauer | Wie lange daran |
| Optional: Beschreibung | Was genau |
Vorteile
Was dafür spricht:
- Nachkalkulation – Was kostet Projekt X?
- Abrechnung – Kunden berechnen
- Produktivität – Zeit pro Aufgabe
- Planung – Ähnliche Projekte schätzen
- Steuerung – Budget-Kontrolle
Nachteile
Was dagegen spricht:
| Nachteil | Beschreibung |
|---|---|
| Aufwändiger | Mehr Eingaben |
| Komplexer | Mehr Optionen |
| Vergesslichkeit | Was hab ich gemacht? |
| Unproduktive Zeit | Wohin buchen? |
Kombination beider Ansätze
Warum kombinieren
Beste aus beiden Welten:
| Bedarf | Lösung |
|---|---|
| ArbZG-Compliance | Stundenbasiert |
| Projektcontrolling | Projektbasiert |
| Lohnabrechnung | Stundenbasiert |
| Kundenabrechnung | Projektbasiert |
Wie kombinieren
Praktische Umsetzung:
- Grundlage – Anwesenheit (Kommen/Gehen)
- Plus – Projekt-Zuordnung der Zeit
- Summe stimmt – Projektzeit = Anwesenheit
- Flexibel – Nicht jede Minute zugeordnet
- "Sonstiges" – Für nicht-zuordenbare Zeit
Kombination leicht gemacht
MyTimeTracker verbindet Anwesenheit und Projektzeit nahtlos.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Wann welcher Ansatz
Nur stundenbasiert
Reicht wenn:
| Situation | Beispiel |
|---|---|
| Produktion | Fließbandarbeit |
| Einzelhandel | Kassierer |
| Einfache Tätigkeiten | Immer das Gleiche |
| Kein Projektgeschäft | Keine Kundenabrechnung |
Projektbasiert nötig
Wenn:
- Kundenabrechnung – Zeit wird berechnet
- Dienstleistung – Agenturen, Beratung
- Mehrere Kunden/Projekte – Zuordnung wichtig
- Kostenrechnung – Projektkosten kalkulieren
- Interne Projekte – Aufwand messen
Branchen-Übersicht
Was typischerweise genutzt wird:
| Branche | Typischer Ansatz |
|---|---|
| Produktion | Stundenbasiert |
| Einzelhandel | Stundenbasiert |
| Gastronomie | Stundenbasiert |
| IT/Software | Projektbasiert |
| Agenturen | Projektbasiert |
| Beratung | Projektbasiert |
| Handwerk | Kombination |
| Dienstleistung | Projektbasiert |
Detailgrad
Wie granular
Abstufungen:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| Nur Stunden | 8h gearbeitet |
| + Projekt | 8h an Projekt X |
| + Phase | 4h Konzept, 4h Umsetzung |
| + Aufgabe | 2h Feature A, 2h Feature B |
| + Beschreibung | Was genau bei Feature A |
Balance finden
Aufwand vs. Nutzen:
- Zu wenig – Keine Erkenntnisse
- Zu viel – Zu viel Aufwand
- Richtig – Nötige Erkenntnisse, vertretbar
- Frage – Was müssen wir wissen?
- Antwort – Das bestimmt den Detailgrad
Nicht-produktive Zeit
Das Problem
Wohin buchen:
| Zeit | Herausforderung |
|---|---|
| E-Mails | Zu welchem Projekt? |
| Meetings | Manchmal mehrere Themen |
| Admin | Kein Projekt |
| Pausen | Keine Arbeitszeit |
Lösungen
Wie handhaben:
- "Allgemein/Intern" – Sammelkategorie
- Anteilig verteilen – Automatisch auf Projekte
- Akzeptieren – Nicht alles ist projektbezogen
- Kategorisieren – Admin, Meeting, Mail
- Analysieren – Wie viel nicht-produktiv?
Häufige Fragen
Idealerweise ja – die Summe der Projektzeiten sollte der Anwesenheitszeit entsprechen. In der Praxis gibt es oft Differenzen (nicht zugeordnete Zeit). Manche Systeme erzwingen die Übereinstimmung, andere erlauben Abweichungen. Eine Toleranz von 5-10% ist oft akzeptabel.
So detailliert wie nötig, so einfach wie möglich. Fragen Sie: Was müssen wir für Abrechnung, Controlling und Planung wissen? Für Kundenabrechnung: mindestens Projekt. Für interne Optimierung: zusätzlich Phase/Aufgabentyp. Zu viel Detail führt zu schlechter Datenqualität durch Frust.
Timer-Funktion nutzen: Bei Aufgabenwechsel stoppen und neu starten. Oder: Am Ende des Tages rekonstruieren. Oder: In Blöcken erfassen (z.B. vormittags Projekt A, nachmittags Projekt B). Wichtig ist, dass die Zuordnung ungefähr stimmt – es muss nicht minutengenau sein.
Für die Zeiterfassungspflicht nach ArbZG reicht stundenbasiert (Anwesenheit). Wenn Sie zusätzlich Projektzeiten brauchen (Abrechnung, Controlling), macht eine Kombination Sinn: Anwesenheit als Grundlage, Projektzeit als Aufteilung dieser Zeit. Die meisten modernen Systeme können beides.
Einfache Erfassung ist der Schlüssel: Wenige Klicks, klare Projektliste, Timer-Funktion. Kommunizieren Sie, warum die Daten wichtig sind (Abrechnung, Planung). Regelmäßiges Feedback zu den Daten zeigt, dass sie genutzt werden. Stichproben-Kontrolle kann helfen, sollte aber nicht übertrieben werden.
Fazit
Stundenbasierte Erfassung reicht für Compliance und Lohnabrechnung. Projektbasierte Erfassung ist nötig, wenn Sie wissen müssen, woran die Zeit verwendet wird – für Kundenabrechnung, Projektkalkulation oder Produktivitätsanalyse. Viele Unternehmen kombinieren beides: Anwesenheit als Grundlage, Projektzeit als Aufteilung. Der richtige Detailgrad hängt vom Erkenntnisbedarf ab – mehr ist nicht immer besser.
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