Zeiterfassung Kosten: Kalkulation und ROI
Was kostet Zeiterfassung wirklich? Und wann rechnet sie sich? Eine ehrliche Kostenbetrachtung.
Das Wichtigste in Kürze
- Kostenmodelle: Pro Nutzer, pro Terminal, Flatrate
- Versteckte Kosten beachten: Einrichtung, Schulung, Hardware
- ROI oft schon nach wenigen Monaten
- Kostenlose Lösungen haben Einschränkungen
- Gesamtkosten über 3-5 Jahre betrachten
Kostenmodelle verstehen
Pro Nutzer/Monat
Das gängigste Modell:
| Preissegment | Preis/Nutzer/Monat | Typische Features |
|---|---|---|
| Einstieg | 2-5 € | Basis-Erfassung |
| Mittelfeld | 5-10 € | + Auswertungen, App |
| Premium | 10-20 € | + Schnittstellen, Support |
Flatrate
Pauschale unabhängig von Nutzerzahl:
- Vorteile – Planbare Kosten
- Wachstum inklusive
- Keine Überraschungen
- Nachteile – Oft teurer bei wenig Nutzern
- Weniger flexibel
- Typisch – 50-200 €/Monat je nach Funktionsumfang
Hardware-basiert
Einmalkauf Terminal:
| Kostenpunkt | Preis |
|---|---|
| Terminal | 300-2.000 € |
| Installation | 100-300 € |
| Software (oft) | Zusätzlich pro Nutzer |
| Wartung | Optional, jährlich |
Kostenlose Lösungen
Was sie bieten (und was nicht):
- Enthalten – Basis-Erfassung
- Begrenzte Nutzer (oft 3-5)
- Nicht enthalten – Premium-Features
- Support
- Schnittstellen
- Unbegrenzte Nutzer
- Vorsicht – Datenschutz prüfen
- Langfristige Verfügbarkeit
Faire Preise, volle Funktion
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- Keine Einrichtung nötig
Vollständige Kostenbetrachtung
Direkte Kosten
Was auf der Rechnung steht:
| Kostenart | Einmalig/Laufend |
|---|---|
| Lizenzgebühren | Laufend |
| Hardware | Einmalig |
| Einrichtung | Einmalig |
| Schulung | Einmalig |
| Support | Oft inklusive |
Versteckte Kosten
Was oft vergessen wird:
- Einrichtung – Konfiguration
- Datenmigration
- Schnittstellen-Setup
- Interne Zeit – Projektmanagement
- Abstimmung
- Testphase
- Schulung – Arbeitszeit während Schulung
- Material erstellen
- Hardware – Tablets/Terminals
- Halterungen, Kabel
- Folgekosten – Updates (wenn separat)
- Zusatzmodule
Beispielrechnung
Für 50 Mitarbeiter, 3 Jahre:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Lizenzen (5 €/Nutzer/Monat) | 9.000 € |
| Einrichtung | 500 € |
| 2 Tablets für Terminals | 600 € |
| Schulung (intern) | 500 € |
| Gesamt 3 Jahre | 10.600 € |
| Pro Mitarbeiter/Monat | ~5,90 € |
Return on Investment (ROI)
Einsparungen
Wo Geld gespart wird:
- Zeitersparnis HR – Weniger manuelle Arbeit
- Weniger Fehler – Lohnabrechnung korrekt
- Überstunden-Kontrolle – Frühzeitige Erkennung
- Produktivität – Transparenz motiviert
- Compliance – Keine Bußgelder
- Projektkalkulation – Genauere Nachkalkulation
Rechenbeispiel ROI
50 Mitarbeiter, konservativ gerechnet:
| Einsparung | Monatlich |
|---|---|
| HR-Zeit (2h × 40 €) | 80 € |
| Lohnabrechnungsfehler | 100 € |
| Überstunden-Reduktion (2%) | 500 € |
| Produktivitätssteigerung (0,5%) | 400 € |
| Summe Einsparung | 1.080 € |
| Kosten Zeiterfassung | 250 € |
| Netto-Vorteil | 830 € |
Amortisation
Wann sich die Investition rechnet:
| Szenario | Amortisation |
|---|---|
| Nur HR-Ersparnis | 12-18 Monate |
| + Überstunden-Kontrolle | 6-12 Monate |
| + Produktivität | 3-6 Monate |
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Preisvergleich richtig machen
Was vergleichen
Äpfel mit Äpfeln:
| Kriterium | Prüfen |
|---|---|
| Funktionsumfang | Gleiche Features? |
| Nutzerzahl | Alle Mitarbeiter inklusive? |
| Laufzeit | Monatlich oder jährlich? |
| Rabatte | Jahresvertrag günstiger? |
| Zusatzkosten | Einrichtung, Support? |
Checkliste Preisvergleich
Was erfragen:
Preisvergleich-Checkliste:
□ Preis pro Nutzer/Monat
□ Mindestnutzerzahl
□ Mindestlaufzeit
□ Kündigungsfrist
□ Einrichtungskosten
□ Schulungskosten
□ Support inklusive?
□ Updates inklusive?
□ Schnittstellen inklusive?
□ Mobile App inklusive?
□ Rabatt bei Jahreszahlung
Typische Fallstricke
Worauf achten:
| Fallstrick | Auswirkung |
|---|---|
| Lockpreis | Nur für Basisversion |
| Mindestnutzer | 10 bezahlen, 3 nutzen |
| Zusatzmodule | Kernfunktionen extra |
| Support-Stufen | Guter Support teurer |
| Kündigungsfrist | Lange Bindung |
Kosten nach Unternehmensgröße
Kleinstunternehmen (1-10 MA)
Typische Kosten:
| Lösung | Monatlich |
|---|---|
| Kostenlos | 0 € (mit Einschränkungen) |
| Günstig | 20-50 € |
| Mittelpreisig | 50-100 € |
Kleine Unternehmen (11-50 MA)
Typische Kosten:
- Günstige Lösung – 100-200 €/Monat
- Mittlere Lösung – 200-400 €/Monat
- Premium-Lösung – 400-700 €/Monat
- Empfehlung – Cloud-Lösung pro Nutzer
Mittlere Unternehmen (51-250 MA)
Typische Kosten:
| Lösung | Monatlich |
|---|---|
| Cloud pro Nutzer | 500-1.500 € |
| Flatrate | 500-2.000 € |
| On-Premise | Hohe Anfangsinvestition |
Kosten sparen
Legitime Wege
Wie Kosten senken:
| Maßnahme | Ersparnis |
|---|---|
| Jahreszahlung | 10-20% |
| Aktionen nutzen | Bis 30% |
| Richtige Größe | Nicht überdimensionieren |
| Nur nötige Module | Extras vermeiden |
| Verhandeln | Bei größeren Nutzerzahlen |
Nicht sparen bei
Wo investieren:
- Datensicherheit – DSGVO-Konformität
- Support – Bei Problemen wichtig
- Schnittstellen – Spart langfristig Zeit
- Benutzerfreundlichkeit – Akzeptanz entscheidend
- Zuverlässigkeit – Ausfälle kosten mehr
Häufige Fragen
Typisch sind 2-10 € pro Mitarbeiter und Monat für Cloud-Lösungen. Günstige Anbieter starten bei 2-3 €, Premium-Lösungen kosten 8-15 €. Bei 50 Mitarbeitern und 5 €/Nutzer rechnen Sie mit 250 € monatlich. Hardware-basierte Lösungen haben höhere Anfangskosten, aber oft niedrigere laufende Kosten.
Es gibt brauchbare kostenlose Lösungen, aber mit Einschränkungen: Begrenzte Nutzerzahl (oft 3-5), weniger Features, eingeschränkter Support. Für Kleinstunternehmen kann das reichen. Bei mehr als 5 Mitarbeitern lohnt sich meist eine kostenpflichtige Lösung mit besseren Features und Support.
Terminals lohnen sich bei festen Arbeitsplätzen, wo Mitarbeiter kein Smartphone nutzen können/dürfen (Produktion, Lager) oder bei Missbrauchsbedenken. Die höheren Anfangskosten (300-2.000 € pro Terminal) amortisieren sich über die Nutzungsdauer. Mobile Apps sind günstiger und flexibler.
ROI = (Einsparungen - Kosten) / Kosten × 100. Einsparungen: HR-Zeitersparnis, weniger Abrechnungsfehler, Überstunden-Reduktion, Produktivitätssteigerung. Kosten: Lizenzen, Hardware, Einrichtung, Schulung. Bei typischen KMU liegt der ROI oft bei 200-400% im ersten Jahr.
Jährliche Zahlung ist meist 10-20% günstiger. Bei neuen Anbietern erst monatlich testen, dann jährlich wechseln. Achtung: Jahresvertrag bedeutet längere Bindung. Wenn Sie sicher sind, dass die Lösung passt, lohnt sich die Jahreszahlung.
Fazit
Zeiterfassung kostet Geld – aber sie spart mehr, als sie kostet. Der Schlüssel ist die vollständige Kostenbetrachtung: nicht nur Lizenzgebühren, sondern auch Einrichtung, Schulung und interne Zeit. Der ROI ist bei den meisten Unternehmen positiv, oft schon nach wenigen Monaten. Vergleichen Sie Angebote sorgfältig und achten Sie auf versteckte Kosten. Eine gute Zeiterfassung ist eine Investition, keine Ausgabe.
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