Zeiterfassung korrigieren: Nachträge richtig handhaben
Vergessene Stempelung, Fehler bei der Eingabe – wie korrigiert man Zeitbuchungen richtig?
Das Wichtigste in Kürze
- Korrekturen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein
- Klarer Prozess mit Genehmigungen schützt vor Missbrauch
- Fristen für Nachträge festlegen
- Ursprüngliche Buchung nicht löschen
- Regelmäßige Kontrolle reduziert Korrekturbedarf
Warum Korrekturen nötig sind
Typische Gründe
Häufige Fälle:
| Grund | Beispiel |
|---|---|
| Vergessen | Stempeln bei Ankunft vergessen |
| Technisch | App-Fehler, Systemausfall |
| Falsche Eingabe | Tippfehler bei Uhrzeit |
| Nachträglich | Dienstreise, Außentermin |
| Systemwechsel | Migration von Altdaten |
Das Dilemma
Balance finden:
- Flexibilität – Mitarbeiter brauchen Korrekturmöglichkeit
- Genauigkeit – Daten sollen stimmen
- Kontrolle – Missbrauch verhindern
- Aufwand – Nicht zu bürokratisch
- Nachvollziehbarkeit – Änderungen dokumentiert
Korrekturen einfach
MyTimeTracker mit transparentem Korrektur-Workflow.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Korrekturprozess
Grundprinzipien
Wie vorgehen:
| Prinzip | Umsetzung |
|---|---|
| Transparenz | Jede Änderung sichtbar |
| Genehmigung | Vorgesetzter bestätigt |
| Begründung | Grund dokumentieren |
| Frist | Zeitnah korrigieren |
| Historie | Ursprung erhalten |
Workflow
Typischer Ablauf:
- 1. Antrag – Mitarbeiter stellt Korrekturantrag
- 2. Begründung – Grund angeben (Pflicht)
- 3. Prüfung – Vorgesetzter prüft
- 4. Genehmigung – Freigabe oder Ablehnung
- 5. Buchung – System trägt Korrektur ein
- 6. Protokoll – Änderung dokumentiert
Fristen
Zeitnah korrigieren
Empfehlungen:
| Korrekturart | Frist |
|---|---|
| Vergessene Stempelung | Gleicher Tag |
| Fehlerhafte Buchung | 3 Arbeitstage |
| Externe Arbeitszeit | 1 Woche |
| Monatsabschluss | Bis Abrechnungsschluss |
| Nachzügler | Mit Begründung |
Warum Fristen wichtig
Gründe:
- Genauigkeit – Je länger her, desto ungenauer
- Missbrauchsschutz – Späte Korrekturen verdächtig
- Abrechnung – Lohnabrechnung braucht Daten
- Prüfbarkeit – Plausibilitätsprüfung möglich
- Disziplin – Zeitnahe Erfassung fördern
Automatische Erinnerungen
MyTimeTracker erinnert an fehlende Buchungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Dokumentation
Was festhalten
Bei jeder Korrektur:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Ursprünglicher Wert | Was war vorher |
| Neuer Wert | Was ist jetzt |
| Begründung | Warum geändert |
| Antragsteller | Wer beantragt |
| Genehmiger | Wer genehmigt |
| Zeitstempel | Wann geändert |
Audit-Trail
Nachvollziehbarkeit:
- Ursprungsbuchung – 08:15 - 17:30
- Automatisch erfasst
- Korrekturantrag – 12.01.2026 14:22
- Von: Max Mustermann
- Begründung – "Arzttermin vergessen auszutragen"
- Genehmigung – 12.01.2026 16:45
- Von: Anna Schmidt (Teamleitung)
- Korrigierter Wert – 08:15 - 11:00, 14:00 - 17:30
Rollen und Rechte
Wer darf was
Berechtigungen:
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Mitarbeiter | Eigene Korrektur beantragen |
| Teamleitung | Team-Korrekturen genehmigen |
| HR | Alle Korrekturen einsehen |
| Admin | Systemkonfiguration |
Vier-Augen-Prinzip
Warum wichtig:
- Antragsteller – Kann nicht selbst genehmigen
- Genehmiger – Prüft Plausibilität
- Ausnahmen – Nur bei Kleinstbetrieben
- Dokumentation – Beide erkennbar
- Schutz – Vor Manipulation
Missbrauch verhindern
Warnsignale
Worauf achten:
| Signal | Möglicher Hinweis |
|---|---|
| Häufige Korrekturen | Systematisches Problem |
| Immer zu eigenen Gunsten | Absicht |
| Kurz vor Abrechnung | Manipulation |
| Ohne Begründung | Nachlässigkeit |
| Unplausible Zeiten | Erfindung |
Maßnahmen
Was tun:
- Limits setzen – Max. Korrekturen pro Monat
- Plausibilität prüfen – Passen die Zeiten?
- Muster erkennen – Auffälligkeiten analysieren
- Gespräche führen – Bei Auffälligkeiten nachfragen
- Schulung – Richtigen Umgang erklären
Häufige Fragen
Das kommt auf die Unternehmensrichtlinie an. In vielen Systemen können Mitarbeiter Korrekturen beantragen, die dann genehmigt werden müssen. Direkte Änderungen ohne Freigabe sind aus Compliance-Gründen problematisch. Das Vier-Augen-Prinzip schützt alle Beteiligten.
Das legt der Arbeitgeber fest. Üblich sind 1-4 Wochen. Nach Monatsabschluss oder Lohnabrechnung sind Korrekturen oft nur noch mit HR-Genehmigung möglich. Je älter die Buchung, desto strenger die Anforderungen an die Begründung.
Ein gutes System hat Vertreterregelungen. Entweder genehmigt die Vertretung oder eine übergeordnete Ebene. Korrekturen sollten nicht wochenlang liegenbleiben. Definieren Sie vorab, wer bei Abwesenheit genehmigt.
Ja, eine Begründung sollte Pflicht sein – sie muss nicht lang sein. 'Stempeln vergessen' reicht bei einmaligem Vorfall. Die Begründung hilft bei der Plausibilitätsprüfung und schützt Sie, falls Fragen aufkommen.
Das sollte ein Gespräch auslösen. Vielleicht gibt es technische Probleme, vielleicht fehlt Schulung. Häufige Korrekturen sind aufwändig und verdächtig. Ziel ist, die Ursache zu finden und zu beheben, nicht zu bestrafen.
Fazit
Ein klarer Korrekturprozess ist wichtig für genaue und faire Zeiterfassung. Nachträge müssen dokumentiert und genehmigt werden – das schützt vor Missbrauch und sichert die Datenqualität. Fristen für Korrekturen fördern zeitnahe Erfassung. Ein gutes Zeiterfassungssystem macht Korrekturen transparent und den Workflow einfach. Das Ziel: So wenig Korrekturen wie nötig durch gute Erfassungsroutinen.
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