Zeiterfassung mit Freigabe-Workflow einrichten

Zeiterfassung mit Freigabe-Workflow einrichten

Vier-Augen-Prinzip für Arbeitszeiten – so richten Sie Genehmigungsprozesse ein.

Das Wichtigste in Kürze

• Freigabe-Workflow sichert Datenqualität
• Mehrere Stufen je nach Anforderung
• Automatische Prüfregeln entlasten
• Eskalation bei Verzögerung
• Balance zwischen Kontrolle und Aufwand

Warum Freigabe-Workflows

Nutzen

Was es bringt:

Wann sinnvoll

Situationen:

• Projektabrechnung – Zeiten müssen stimmen
• Compliance-Anforderungen – Audit-Trail nötig
• Große Teams – Übersicht behalten
• Überstunden-Kontrolle – Genehmigung erforderlich
• Externe Abrechnung – Nachweis für Kunden

Workflow-Stufen

Einstufig

Einfachste Variante:

Mehrstufig

Komplexere Anforderungen:

• Stufe 1: Mitarbeiter – Erfasst und bestätigt
• Stufe 2: Projektleiter – Prüft Projektzuordnung
• Stufe 3: Teamleiter – Gibt Zeit frei
• Stufe 4: HR/Controlling – Bei Abweichungen
• Automatisch – Wenn alle Stufen OK

Mit Automatik

Regeln definieren:

Einrichtung

Rollen definieren

Wer macht was:

• Erfasser – Mitarbeiter
• Prüfer Stufe 1 – Direkte Führungskraft
• Prüfer Stufe 2 – Projektleiter, HR
• Administrator – Konfiguration
• Stellvertreter – Bei Abwesenheit

Regeln konfigurieren

Was prüfen:

Praktische Umsetzung

Tägliche vs. Monatliche Freigabe

Optionen:

Fristen setzen

Zeitrahmen:

• Mitarbeiter – Buchung bis Folgetag 18:00
• Stufe 1 – Freigabe bis +2 Tage
• Eskalation – Nach Fristablauf
• Monatsabschluss – Alle Buchungen bis X.
• Lohnabrechnung – Feste Deadline

Benachrichtigungen

Automatische Meldungen

Wann informieren:

Erinnerungen

Konfiguration:

• Offene Freigaben – Täglich morgens
• Frist in X Tagen – Warnung
• Frist abgelaufen – Eskalation
• Monatsabschluss – Countdown
• Stellvertreter – Bei Abwesenheit

Ablehnung und Korrektur

Wenn abgelehnt

Prozess:

Änderungen nach Freigabe

Wie umgehen:

• Grundsatz – Änderung nur dokumentiert
• Anfrage – MA bittet um Korrektur
• Prüfung – Führungskraft entscheidet
• Durchführung – Mit Begründung
• Audit-Trail – Alte/neue Version sichtbar

Häufige Fragen

Fazit

Ein Freigabe-Workflow sichert Datenqualität und schafft Transparenz. Halten Sie ihn so schlank wie möglich: Meist reicht eine Stufe, automatische Prüfregeln entlasten, Eskalation verhindert Blockaden. Die Balance zwischen Kontrolle und Aufwand ist entscheidend – zu viel Bürokratie führt zu Frust, zu wenig zu Fehlern. Konfigurieren Sie den Workflow passend zu Ihren Anforderungen.