Zeiterfassung mit Geolocation: Standortbasierte Erfassung
Standortdaten bei der Zeiterfassung – hilfreich oder problematisch?
Das Wichtigste in Kürze
- Geolocation kann Zeiterfassung ergänzen, nicht ersetzen
- Datenschutz ist kritisch – strenge Anforderungen
- Nur punktuelle Erfassung, keine dauerhafte Überwachung
- Zweck muss klar definiert und verhältnismäßig sein
- Mitarbeiterbeteiligung und Transparenz wichtig
Was ist Geolocation-Zeiterfassung
Funktionsweise
Wie es funktioniert:
| Methode | Genauigkeit |
|---|---|
| GPS | Sehr genau (5-10m) |
| Mobilfunk | Mittel (50-300m) |
| WLAN | Gut in Gebäuden |
| Geofencing | Bereich-basiert |
Typische Anwendungen
Wofür genutzt:
- Baustellen – Welche Baustelle, wann
- Außendienst – Kundenbesuche dokumentieren
- Lieferdienste – Touren nachvollziehen
- Filialisten – Einsatzort bestätigen
- Homeoffice – Nicht im Büro = Homeoffice
Mobile Zeiterfassung
MyTimeTracker mit optionaler Standortbestätigung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Nutzen und Grenzen
Vorteile
Was Geolocation kann:
| Vorteil | Beispiel |
|---|---|
| Nachweis | Mitarbeiter war vor Ort |
| Zuordnung | Automatisch richtige Baustelle |
| Komfort | Weniger manuelle Eingabe |
| Plausibilität | Zeiten verifizierbar |
Grenzen
Was nicht geht oder nicht sollte:
- Dauerüberwachung – Rechtlich sehr problematisch
- Bewegungsprofile – DSGVO-widrig in Arbeitskontext
- Kontrolle – Nicht als Überwachungstool
- Genauigkeit – GPS kann ungenau sein
- Indoor – Oft keine GPS-Signal
Datenschutz
DSGVO-Anforderungen
Was gilt:
| Aspekt | Anforderung |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Berechtigtes Interesse oder Einwilligung |
| Zweckbindung | Nur für definierten Zweck |
| Datensparsamkeit | Nur nötige Daten |
| Transparenz | Mitarbeiter informieren |
| Speicherdauer | Nur so lang wie nötig |
Konkrete Umsetzung
Was beachten:
- Nur beim Stempeln – Keine Dauerverfolgung
- Nur Arbeitszeit – Nicht in Pausen/nach Feierabend
- Transparenz – Wann wird erfasst?
- Zugriff – Wer sieht die Daten?
- Löschung – Nach Aufbewahrungsfrist
- Opt-out – Alternative anbieten
Datenschutzkonform
MyTimeTracker: DSGVO-konforme Standortbestätigung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Betriebsrat und Mitbestimmung
Mitbestimmungspflicht
Was gilt:
| Aspekt | Mitbestimmung |
|---|---|
| Einführung | Ja (§ 87 BetrVG) |
| Ausgestaltung | Ja |
| Wann erfasst | Ja |
| Wer hat Zugriff | Ja |
| Speicherdauer | Ja |
Betriebsvereinbarung
Regelungspunkte:
- Zweck – Wofür genau
- Wann – Nur bei Stempeln
- Genauigkeit – Nur Bereich, nicht Adresse?
- Speicherung – Wie lange, wo
- Zugriff – Wer darf sehen
- Konsequenzen – Was bei Abweichung
- Keine Leistungskontrolle – Ausdrücklich ausschließen
Technische Umsetzung
Geofencing
Bereich statt Punkt:
| Konzept | Umsetzung |
|---|---|
| Geofence | Virtueller Zaun um Bereich |
| Größe | z.B. 100m Radius |
| Trigger | Betreten/Verlassen |
| Nutzung | Automatisches Stempeln oder Bestätigung |
Datensparsamkeit
So wenig wie nötig:
- Nur Bestätigung – "War im definierten Bereich" statt Koordinaten
- Aggregation – Bereich statt exakte Position
- Zeitpunkt – Nur bei Buchung, nicht dazwischen
- Keine Historie – Nur aktuelle Buchung relevant
- Löschung – Koordinaten nach Bestätigung löschen
Praxisbeispiele
Baubranche
Typischer Einsatz:
| Situation | Lösung |
|---|---|
| Mehrere Baustellen | Automatische Baustellenzuordnung |
| Nachweis | Dokumentation für Auftraggeber |
| Abrechnung | Stunden pro Baustelle |
Außendienst
Service-Techniker:
- Kundenbesuch – Standort bestätigt Anwesenheit
- Fahrtzeit – Zwischen Kunden
- Homeoffice-Start – Nicht beim Kunden = Büro/HO
- Dokumentation – Für Kundenabrechnung
- Keine Verfolgung – Nur bei Buchung
Häufige Fragen
Dauerhafte Standortverfolgung ist in Deutschland sehr problematisch und meist nicht zulässig. Punktuelle Standorterfassung beim Stempeln kann zulässig sein, wenn ein berechtigter Zweck vorliegt, Sie informiert wurden und der Betriebsrat zugestimmt hat. Es muss verhältnismäßig sein.
Wenn eine datenschutzkonforme Einwilligung eingeholt wird, dürfen Sie ablehnen. Es muss eine Alternative geben (z.B. manuelle Eingabe des Standorts). Bei berechtigtem Interesse des Arbeitgebers kann es komplizierter sein – dann muss im Einzelfall abgewogen werden.
Das sollte er nicht. Pausen sind arbeitsfreie Zeit, in der keine Standorterfassung stattfinden darf. Wenn das System Pausenbuchungen vorsieht, sollte die GPS-Erfassung dabei deaktiviert sein. Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Systems.
Outdoor meist 5-10 Meter, in Gebäuden oft gar nicht (kein Signal). WLAN-Positionierung kann indoor helfen. Bei Geofencing mit 50-100m Radius sind kleine Ungenauigkeiten kein Problem. Für exakte Arbeitsplatzzuordnung reicht GPS oft nicht.
Technisch möglich (GPS Spoofing), aber nicht empfehlenswert. Es kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben (Arbeitszeitbetrug). Viele Systeme erkennen Spoofing. Wenn Sie legitime Bedenken gegen Standorterfassung haben, sprechen Sie diese offen an.
Fazit
Geolocation kann Zeiterfassung sinnvoll ergänzen – etwa für Baustellenzuordnung oder Außendienstdokumentation. Aber Datenschutz ist kritisch: Nur punktuelle Erfassung beim Stempeln, keine Dauerüberwachung, klarer Zweck und Verhältnismäßigkeit. Der Betriebsrat muss einbezogen werden. Mit der richtigen Umsetzung (Geofencing, Datensparsamkeit, Transparenz) kann standortbasierte Zeiterfassung einen Mehrwert bieten, ohne zur Überwachung zu werden.
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