Zeiterfassung automatisieren: Regeln und Möglichkeiten

Weniger manuell, mehr automatisch – wo Automatisierung hilft und wo nicht.

Das Wichtigste in Kürze

Automatisierung reduziert Aufwand und Fehler
Nicht alles kann/sollte automatisiert werden
Regeln ersetzen manuelle Eingabe
Mitarbeiter müssen Ergebnisse prüfen können
Balance zwischen Komfort und Kontrolle

Was automatisiert werden kann

Typische Automatisierungen

Möglichkeiten:

Automatisierung	Beispiel
Pausenabzug	Automatisch 30 Min. nach 6h
Rundung	Auf 5/15 Minuten runden
Projektzuordnung	Standard-Projekt je Abteilung
Arbeitszeitkonto	Saldo automatisch berechnen
Warnungen	Bei Überschreitungen

Regel-basierte Buchungen

Wie es funktioniert:

Wenn-Dann-Regeln – Wenn >6h, dann -30 Min. Pause
Standard-Werte – Automatische Projektzuordnung
Berechnung – Überstunden automatisch
Benachrichtigungen – E-Mail bei Abweichungen
Workflow – Automatische Genehmigungen

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Automatischer Pausenabzug

Varianten

Wie Pausen abziehen:

Methode	Funktionsweise
Fix	Immer X Minuten ab Y Stunden
Gestaffelt	30 Min. ab 6h, 45 Min. ab 9h
Zeitfenster	In bestimmter Zeit automatisch
Manuell	Mitarbeiter bucht selbst

Vor- und Nachteile

Abwägen:

Vorteile – Weniger Buchungsaufwand
Compliance sichergestellt
Einheitlich für alle
Nachteile – Realität kann abweichen
Flexibilität eingeschränkt
Ggf. unfair bei kürzeren Pausen
Empfehlung – Mindestpause automatisch, Mehrpause manuell

Rundungsregeln

Optionen

Wie runden:

Regel	Beispiel
Auf 5 Min.	8:07 → 8:05 oder 8:10
Auf 15 Min.	8:07 → 8:00 oder 8:15
Kaufmännisch	Ab .5 aufrunden
Arbeitnehmerfreundlich	Immer aufrunden
Arbeitgeberfreundlich	Immer abrunden

Rechtliche Hinweise

Was beachten:

Neutralität – Über Zeit ausgeglichen
Einseitig abrunden – Problematisch
Transparenz – Regel bekannt machen
Betriebsvereinbarung – Oft geregelt
Empfehlung – Kaufmännisch oder arbeitnehmerfreundlich

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Automatische Projektzuordnung

Möglichkeiten

Wie zuordnen:

Methode	Beispiel
Standard-Projekt	Jede Abteilung ein Projekt
Nach Standort	Büro A = Projekt A
Nach Zeit	Vormittag = Projekt X
Nach Kalender	Termin = Projekt

Grenzen

Was nicht automatisch geht:

Wechselnde Projekte – Mensch muss entscheiden
Unvorhersehbares – Ad-hoc-Aufgaben
Mehrere Projekte gleichzeitig – Aufteilung manuell
Ausnahmen – Immer möglich

Warnungen und Benachrichtigungen

Automatische Alerts

Wann benachrichtigen:

Trigger	Aktion
10h überschritten	Warnung an MA und Vorgesetzten
Fehlende Buchung	Erinnerung an MA
Ruhezeit unterschritten	Alarm
Überstunden-Grenze	Info an HR
Monatsabschluss	Erinnerung an alle

Eskalationsstufen

Wie eskalieren:

Stufe 1: Hinweis – An Mitarbeiter
Stufe 2: Erinnerung – An Mitarbeiter + Vorgesetzten
Stufe 3: Warnung – An HR
Stufe 4: Alarm – An Geschäftsleitung
Konfigurierbar – Je nach Verstoß-Art

Grenzen der Automatisierung

Was nicht automatisieren

Menschliche Entscheidung nötig:

Bereich	Warum manuell
Genehmigungen	Beurteilung nötig
Ausnahmen	Einzelfallentscheidung
Korrekturen	Prüfung sinnvoll
Konflikte	Klärung erforderlich

Balance finden

Empfehlung:

Automatisch – Routineberechnungen
Standardwerte
Benachrichtigungen
Manuell mit Unterstützung – Projektzuordnung
Korrekturanträge
Rein manuell – Genehmigungen
Ausnahmeregelungen
Prüfbar – MA kann Ergebnis sehen/ändern

Häufige Fragen

Ja, wenn es transparent ist und die gesetzlichen Mindestpausen eingehalten werden. Der automatische Abzug der Mindestpause (30 Min. ab 6h) ist üblich und rechtmäßig. Problematisch wird es, wenn mehr abgezogen wird, als tatsächlich Pause gemacht wurde.

Gute Systeme erlauben Korrekturen. Wenn die Automatisierung ein falsches Ergebnis liefert, sollten Sie es korrigieren können (per Korrekturantrag). Die Regel sollte auch anpassbar sein, wenn sie systematisch falsch ist.

Wenn systematisch abgerundet wird, könnte das ein Problem sein – Sie werden dann faktisch nicht für alle Arbeitszeit bezahlt. Neutrale Rundung (kaufmännisch) oder arbeitnehmerfreundliche Rundung sind rechtlich sicherer.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Automatisierung soll Aufwand reduzieren, nicht die Realität verzerren. Wenn die automatische Buchung regelmäßig korrigiert werden muss, ist die Regel falsch. Testen Sie Regeln vor dem Rollout.

Teilweise möglich – z.B. automatische Genehmigung von Standardbuchungen unter bestimmten Bedingungen. Bei Abweichungen, Überstunden oder besonderen Buchungen sollte aber ein Mensch prüfen. Volle Automatisierung bei Genehmigungen ist riskant.

Fazit

Automatisierung macht Zeiterfassung effizienter und reduziert Fehler. Pausenabzug, Rundung und Berechnungen können regelbasiert erfolgen. Warnungen und Benachrichtigungen helfen bei der Überwachung. Aber: Nicht alles sollte automatisiert werden. Genehmigungen, Ausnahmen und Korrekturen brauchen menschliche Entscheidung. Die beste Automatisierung ist unsichtbar für den Nutzer – sie macht das Richtige automatisch, lässt aber Eingriffe zu.

Zeiterfassung automatisieren: Regeln und Möglichkeiten