Zeiterfassungssoftware Vergleich: Die besten Anbieter

Zeiterfassungssoftware Vergleich: Die besten Anbieter

Welche Zeiterfassungssoftware passt zu Ihrem Unternehmen? Dieser Vergleich zeigt die wichtigsten Funktionen, Preise und Unterschiede der führenden Anbieter.

Das Wichtigste in Kürze

• Moderne Zeiterfassungssoftware bietet mehr als nur Stempeln
• Die Preise reichen von kostenlos bis über 10 € pro Nutzer/Monat
• Cloud-Lösungen dominieren den Markt, On-Premise wird seltener
• Mobile Apps gehören heute zum Standard
• Die Wahl hängt von Branche, Größe und Anforderungen ab

Vergleichskriterien im Überblick

Worauf es bei Zeiterfassungssoftware ankommt

Funktionsbereiche

Kernfunktionen:

• Zeiterfassung (Kommen/Gehen)
• Pausenverwaltung
• Überstundenkonto
• Abwesenheiten (Urlaub, Krank)

Erweiterte Funktionen:

• Projektzeiterfassung
• Dienstplanung
• GPS-Tracking
• Hardware-Integration (Terminals)

Premium-Funktionen:

• Lohnabrechnung-Integration
• Workflow-Automatisierung
• Multi-Standort-Verwaltung
• API für Eigenentwicklung

Anbietertypen im Vergleich

Spezialisierte Zeiterfassung

Software, die sich auf Zeiterfassung konzentriert.

Vorteile:

• Ausgereift im Kernbereich
• Meist günstiger
• Schnelle Einführung

Nachteile:

• Zusätzliche Software für HR nötig
• Mehr Schnittstellen

All-in-One HR-Software

Komplettlösungen für die gesamte Personalarbeit.

Vorteile:

• Alles aus einer Hand
• Nahtlose Integration
• Ein Ansprechpartner

Nachteile:

• Höhere Kosten
• Komplexere Einführung
• Evtl. Funktionen überdimensioniert

Branchenlösungen

Software für spezifische Branchen (Handwerk, Pflege, Gastronomie).

Vorteile:

• Passende Funktionen
• Branchenspezifische Workflows
• Oft mit Branchenstandards

Nachteile:

• Weniger flexibel
• Kleinerer Anbietermarkt

Funktionsvergleich

Zeiterfassungsmethoden

Abwesenheitsverwaltung

Standardfunktionen:

• Urlaubsantrag stellen
• Genehmigungsworkflow
• Urlaubsübersicht Team
• Resturlaubsanzeige

Erweiterte Funktionen:

• Verschiedene Abwesenheitsarten
• Vertretungsregelung
• Urlaubssperren
• Automatische Berechnung

Auswertungen und Reports

Basis-Reports:

• Arbeitszeitnachweise
• Überstundenübersicht
• Anwesenheitsliste

Erweiterte Reports:

• Projektauswertungen
• Kostenstellenanalyse
• Vergleichsberichte
• Individuelle Dashboards

Preismodelle im Vergleich

Typische Preisstrukturen

Pro Nutzer/Monat:

• Am häufigsten bei SaaS
• Skaliert mit Unternehmensgröße
• Meist 2-10 € pro Nutzer

Paketpreise:

• Feste Pakete (S, M, L)
• Für bestimmte Nutzerzahlen
• Oft mit Rabatt bei Jahresvertrag

Einmalkosten + Wartung:

• Traditionelles Lizenzmodell
• Höhere Anfangsinvestition
• Laufende Wartungskosten

Kostenbeispiele

Versteckte Kosten beachten

Mögliche Zusatzkosten:

• Einrichtungsgebühr
• Schulungskosten
• Hardware (Terminals)
• Zusätzliche Module
• Premium-Support
• Datenmigration

Cloud vs. On-Premise

Cloud-Lösungen (SaaS)

Vorteile:

• Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
• Automatische Updates
• Zugriff von überall
• Schnelle Einführung
• Planbare monatliche Kosten

Nachteile:

• Abhängigkeit vom Anbieter
• Daten außer Haus
• Laufende Kosten
• Internetabhängig

Empfohlen für:

• Kleine und mittlere Unternehmen
• Unternehmen ohne große IT-Abteilung
• Firmen mit verteilten Standorten

On-Premise-Lösungen

Vorteile:

• Volle Datenkontrolle
• Keine Internetabhängigkeit
• Einmalige Lizenzkosten
• Individuelle Anpassungen

Nachteile:

• Eigene Server nötig
• Updates selbst einspielen
• Höhere Anfangsinvestition
• IT-Personal erforderlich

Empfohlen für:

• Große Unternehmen mit eigener IT
• Branchen mit strengen Datenschutzanforderungen
• Betriebe ohne stabiles Internet

Wichtige Integrationsmöglichkeiten

Lohnabrechnung

Wichtige Schnittstellen:

• DATEV
• Sage
• Lexware
• SAP

Datenaustausch:

• Export von Arbeitsstunden
• Überstunden und Zuschläge
• Abwesenheiten

ERP-Systeme

Gängige Integrationen:

• SAP
• Microsoft Dynamics
• Oracle
• Branchenlösungen

Projektmanagement

Verknüpfungen zu:

• Jira
• Asana
• Monday
• Trello

Auswahlkriterien nach Unternehmensgröße

Kleinunternehmen (1-10 Mitarbeiter)

Prioritäten:

• Einfache Bedienung
• Niedriger Preis
• Schnelle Einführung
• Keine IT-Kenntnisse nötig

Empfehlenswert:

• Cloud-Lösung mit Mobile App
• Einfache Abwesenheitsverwaltung
• Basisreports

Mittelstand (11-100 Mitarbeiter)

Prioritäten:

• Skalierbarkeit
• Workflow-Unterstützung
• Abteilungs-/Standortstruktur
• Lohnintegration

Empfehlenswert:

• Umfassende Cloud-Lösung
• Genehmigungsworkflows
• Erweiterte Auswertungen

Großunternehmen (100+ Mitarbeiter)

Prioritäten:

• Enterprise-Funktionen
• Multi-Mandantenfähigkeit
• API für Integration
• Individualisierung

Empfehlenswert:

• Enterprise-Lösung oder On-Premise
• Umfassende Schnittstellen
• Dedizierter Support

Branchenspezifische Anforderungen

Handwerk und Bau

Besondere Anforderungen:

• Mobile Erfassung auf der Baustelle
• GPS zur Standortdokumentation
• Projektzuordnung
• Offline-Fähigkeit

Gastronomie und Hotel

Besondere Anforderungen:

• Komplexe Schichtplanung
• Split-Schichten
• Trinkgeld-Erfassung
• Integration Kassensystem

Pflege und Gesundheit

Besondere Anforderungen:

• Tourenplanung
• Leistungsnachweis
• MDK-konforme Dokumentation
• Mobiler Einsatz

IT und Agenturen

Besondere Anforderungen:

• Projektzeiterfassung
• Kunde/Projekt-Zuordnung
• Stundensatz-Tracking
• Abrechnungsexport

Testphase und Einführung

So testen Sie richtig

Checkliste Testphase: ☐ Kostenlose Testversion nutzen ☐ Kernfunktionen ausprobieren ☐ Mobile App testen ☐ Auswertungen prüfen ☐ Support-Reaktionszeit testen ☐ Mitarbeiter-Feedback einholen

Einführungsphasen

Phase 1: Vorbereitung

• Anforderungen definieren
• Mitarbeiter informieren
• Testgruppe auswählen

Phase 2: Pilotphase

• Kleine Gruppe testet
• Feedback sammeln
• Anpassungen vornehmen

Phase 3: Rollout

• Schulung aller Mitarbeiter
• Parallelbetrieb (falls nötig)
• Support bereitstellen

Phase 4: Optimierung

• Prozesse verfeinern
• Weitere Module aktivieren
• Regelmäßige Auswertung

Häufige Fragen zum Softwarevergleich

Fazit

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware hängt von vielen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Branche, Budget und gewünschte Funktionen. Nutzen Sie Testphasen, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen, und achten Sie auf DSGVO-Konformität und faire Preismodelle.