Zeiterfassung: Kostenvergleich und ROI-Berechnung

Zeiterfassung: Kostenvergleich und ROI-Berechnung

Was darf Zeiterfassung kosten – und was bringt sie?

Das Wichtigste in Kürze

• Zeiterfassungskosten: 0-15€ pro Mitarbeiter/Monat
• Kostenarten: Lizenz, Einrichtung, Schulung, Hardware
• ROI oft nach wenigen Monaten erreicht
• Einsparungen: Überstunden, Verwaltung, Compliance
• Gesamtkosten betrachten, nicht nur Lizenzpreis

Kostenübersicht

Typische Preismodelle

Was Zeiterfassung kostet:

Kostenarten

Was alles anfällt:

• Laufende Kosten – Lizenz/Abo, Hosting, Support
• Einmalige Kosten – Einrichtung, Schulung, Migration
• Hardware – Terminals, Tablets, Leser
• Interne Kosten – Administration, Wartung
• Versteckte Kosten – Anpassungen, Updates, Integration

Detaillierter Kostenvergleich

Cloud-Lösungen (SaaS)

Typische Kosten:

On-Premise

Server-Lösungen:

• Lizenz einmalig – 2.000-20.000€
• Server – Hardware oder VM
• Installation – 500-5.000€
• Wartung jährlich – 15-20% der Lizenz
• Updates – Oft extra

Hardware-Terminals

Zusätzliche Kosten:

ROI berechnen

Einsparungspotenziale

Wo Zeiterfassung spart:

ROI-Formel

Einfache Berechnung:

• Einsparungen (jährlich) – Überstundenreduktion
• Zeitersparnis × Stundensatz
• Vermiedene Fehler
• Vermiedene Bußgelder
• Minus Kosten (jährlich) – Lizenzkosten
• Wartung
• Amortisierte Einmalkosten
• = ROI – (Einsparung - Kosten) / Kosten × 100%

Beispielrechnung

Unternehmen mit 20 Mitarbeitern:

Kostenfallen vermeiden

Versteckte Kosten

Worauf achten:

Bei der Auswahl

Was fragen:

• Alle Kosten? – Lizenz, Setup, Support, Updates
• Skalierung? – Preis bei mehr Mitarbeitern
• Mindestlaufzeit? – Kündigungsfrist
• Hardware nötig? – Oder reicht Software
• Integration? – Kosten für Schnittstellen

Kostenlos vs. Bezahlt

Kostenlose Lösungen

Was sie können:

Wann sich Bezahlen lohnt

Investition sinnvoll bei:

• >5 Mitarbeiter – Aufwand ohne Tool zu hoch
• Compliance wichtig – Zuverlässige Dokumentation
• Integration nötig – Lohn, ERP, Projekte
• Support gewünscht – Bei Problemen Hilfe
• Langfristig – Investition in Zukunft

Entscheidungshilfe

Nach Unternehmensgröße

Empfehlung:

Gesamtkosten vergleichen

Richtig vergleichen:

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung kostet zwischen 0 und 15€ pro Mitarbeiter und Monat – je nach Lösung und Anforderungen. Der ROI ist durch Überstundenreduktion, Verwaltungsvereinfachung und Compliance-Sicherheit oft nach wenigen Monaten erreicht. Bei der Auswahl Gesamtkosten vergleichen, nicht nur den Monatspreis. Für die meisten Unternehmen sind Cloud-Lösungen im Bereich 3-5€/MA die beste Wahl.