Zeiterfassung in Kleinbetrieben: Ausnahmen und Regeln

Zeiterfassung in Kleinbetrieben: Ausnahmen und Regeln

Auch kleine Unternehmen müssen Arbeitszeiten erfassen – aber gelten besondere Regeln? Dieser Artikel klärt, welche Pflichten und Erleichterungen für Kleinbetriebe bestehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassungspflicht gilt grundsätzlich auch für Kleinbetriebe
• Mögliche Erleichterungen für Betriebe unter 10 Mitarbeitern werden diskutiert
• Das Arbeitszeitgesetz gilt uneingeschränkt für alle Betriebsgrößen
• Bei Minijobs und Mindestlohn-Branchen bestehen verschärfte Pflichten
• Auch für kleine Unternehmen gibt es praktikable Lösungen

Gilt die Zeiterfassungspflicht für Kleinbetriebe?

Aktuelle Rechtslage

Nach dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 gilt:

Die Pflicht besteht grundsätzlich für alle Arbeitgeber:

• Unabhängig von der Betriebsgröße
• Unabhängig von der Branche
• Sofort und ohne Übergangsfrist

Rechtsgrundlage:

• § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz
• Europarechtkonforme Auslegung
• EuGH-Urteil als Maßstab

Geplante Erleichterungen

Im geplanten Gesetz werden Erleichterungen diskutiert:

Wichtig: Diese Erleichterungen sind noch nicht beschlossen. Bis dahin gilt die volle Pflicht.

Das Arbeitszeitgesetz für Kleinbetriebe

Keine Ausnahmen bei Höchstarbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz gilt ohne Ausnahme:

• Maximal 8 Stunden täglich (48 Stunden wöchentlich)
• Verlängerung auf 10 Stunden nur mit Ausgleich
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden
• Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden zwischen Arbeitstagen

Dokumentationspflichten

Auch Kleinbetriebe müssen dokumentieren:

1. Arbeitszeiten über 8 Stunden hinaus
2. Sonn- und Feiertagsarbeit
3. Bei Mindestlohn-Branchen: Komplette Arbeitszeit

Besondere Pflichten für Kleinbetriebe

Mindestlohn-Dokumentation

In bestimmten Branchen gilt die verschärfte Dokumentationspflicht nach MiLoG:

Betroffene Branchen (auch für Kleinbetriebe):

• Baugewerbe
• Gastronomie
• Gebäudereinigung
• Fleischwirtschaft
• Messebau
• Forstwirtschaft

Anforderungen:

• Beginn, Ende und Dauer erfassen
• Innerhalb von 7 Tagen dokumentieren
• 2 Jahre aufbewahren

Minijobber und geringfügig Beschäftigte

Bei Minijobs (556-Euro-Grenze) gilt immer:

Kurzfristig Beschäftigte

Bei kurzfristigen Beschäftigungen:

• Maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage
• Vollständige Dokumentation erforderlich
• Saisonarbeit besonders prüfungsrelevant

Praktische Lösungen für Kleinbetriebe

Option 1: Einfache digitale Lösung

Vorteile einer Software-Lösung:

Für den Inhaber:

• Automatische Auswertungen
• Rechtssichere Dokumentation
• Wenig Zeitaufwand

Für Mitarbeiter:

• Einfache Erfassung per App
• Transparenz über eigene Zeiten
• Urlaubsanträge digital

Kosten:

• Ab ca. 2-3 € pro Mitarbeiter/Monat
• Keine Einrichtungskosten bei Cloud-Lösungen
• Sofort einsatzbereit

Option 2: Vereinfachte manuelle Erfassung

Wenn (noch) erlaubt, Mindestanforderungen:

Stundenzettel:

• Täglicher Eintrag: Beginn, Ende, Pausen
• Unterschrift des Mitarbeiters
• Wöchentliche Kontrolle
• Geordnete Ablage

Excel-Tabelle:

• Strukturierte Vorlage
• Monatliche Zusammenfassung
• Backup-System
• Zugriff für Mitarbeiter

Option 3: Hybridlösung

Kombination verschiedener Methoden:

• Büromitarbeiter: Software-Erfassung
• Außendienst: Mobile App
• Produktionsmitarbeiter: Terminal
• Alle: Zentrale Auswertung

Kosten-Nutzen-Analyse für Kleinbetriebe

Kosten einer digitalen Lösung

Beispielrechnung für 5 Mitarbeiter:

Nutzen und Einsparungen

Direkte Einsparungen:

• Zeitersparnis: Ca. 2 Stunden/Monat bei Lohnvorbereitung
• Fehlerreduktion: Weniger Abrechnungsfehler
• Compliance: Vermeidung von Bußgeldern

Indirekte Vorteile:

• Bessere Übersicht über Arbeitszeiten
• Grundlage für Personalplanung
• Nachweis bei Streitigkeiten

ROI-Betrachtung

Bei 5 Mitarbeitern:

• Kosten: 15 €/Monat = 180 €/Jahr
• Zeitersparnis: 24 Stunden/Jahr × 30 € = 720 €
• Nettoersparnis: 540 €/Jahr

Plus: Vermeidung von Bußgeldern (bis 30.000 €)

Typische Fälle aus der Praxis

Fall 1: Handwerksbetrieb mit 3 Mitarbeitern

Situation:

• Inhaber + 2 Gesellen
• Wechselnde Baustellen
• Überstunden in der Saison

Lösung:

• Mobile App für alle
• Erfassung beim Kunden vor Ort
• Automatische Projektzuordnung
• Überstundenkonto transparent

Fall 2: Kleines Café mit Aushilfen

Situation:

• 2 Festangestellte
• 4 Minijobber
• Schichtbetrieb

Lösung:

• Tablet am Tresen als Terminal
• Schichtplanung integriert
• 556-Euro-Grenze im Blick
• Mindestlohn-Dokumentation erfüllt

Fall 3: IT-Freelancer mit Teilzeitkraft

Situation:

• Selbstständiger
• 1 Teilzeit-Assistenz
• Homeoffice

Lösung:

• Web-basierte Zeiterfassung
• Vertrauensarbeitszeit möglich
• Dokumentation trotzdem lückenlos
• Projektzeiten für Kundenabrechnung

Tipps für die Einführung im Kleinbetrieb

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Fragen Sie sich:

• Wie viele Mitarbeiter haben wir?
• Welche Beschäftigungsformen?
• Welche Branchen-Regelungen gelten?
• Wie wird bisher erfasst?

Schritt 2: Anforderungen klären

Definieren Sie:

• Mobile Erfassung nötig?
• Schichtplanung gewünscht?
• Integration mit Buchhaltung?
• Projektzeiterfassung?

Schritt 3: Einfach starten

Empfehlung für Kleinbetriebe:

1. Cloud-Lösung wählen: Keine IT-Kenntnisse nötig
2. Kostenlos testen: Die meisten Anbieter bieten Testphasen
3. Schrittweise einführen: Erst ein Mitarbeiter, dann alle
4. Feedback einholen: Anpassungen vornehmen

Häufige Einwände und Antworten

"Das ist zu bürokratisch für uns"

Antwort: Moderne Zeiterfassung ist in Sekunden erledigt. Eine App ist schneller als ein Stundenzettel.

"Das können wir uns nicht leisten"

Antwort: Ab 2-3 € pro Mitarbeiter ist eine professionelle Lösung möglich. Das ist günstiger als das Risiko eines Bußgeldes.

"Wir vertrauen unseren Mitarbeitern"

Antwort: Zeiterfassung ist kein Misstrauen. Sie schützt beide Seiten und dokumentiert geleistete Arbeit fair.

"Bei uns ist das nicht nötig"

Antwort: Die gesetzliche Pflicht gilt unabhängig von Ihrer Einschätzung. Auch kleine Verstöße können geahndet werden.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Fazit

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch für Kleinbetriebe. Zwar werden Erleichterungen diskutiert, aber selbst wenn diese kommen, überwiegen die Vorteile einer modernen Zeiterfassung: Rechtssicherheit, Zeitersparnis und Transparenz. Die Kosten sind gering, der Nutzen groß. Handeln Sie jetzt.