Zeiterfassung: Cloud vs. On-Premise im Vergleich
Eigener Server oder Cloud? Die Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Cloud: Schnell, flexibel, monatliche Kosten
- On-Premise: Kontrolle, Einmalkosten, mehr Aufwand
- Datenschutz: Beide können DSGVO-konform sein
- Für KMU: Cloud meist die bessere Wahl
- Entscheidungsfaktoren: IT-Ressourcen, Budget, Anforderungen
Die Optionen im Überblick
Cloud (SaaS)
Was es bedeutet:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Hosting | Beim Anbieter |
| Zugriff | Browser, App |
| Kosten | Monatlich/jährlich |
| Updates | Automatisch |
| Wartung | Durch Anbieter |
On-Premise
Lokale Installation:
- Hosting – Eigener Server oder Rechenzentrum
- Zugriff – Intranet oder VPN
- Kosten – Einmallizenz + laufende Kosten
- Updates – Selbst installieren
- Wartung – Eigene IT oder Dienstleister
Cloud-Zeiterfassung
MyTimeTracker – sofort startklar, keine Installation, deutsche Cloud.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Kostenvergleich
Initialkosten
Was am Anfang:
| Kostenfaktor | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Software-Lizenz | 0€ (in Abo enthalten) | Mehrere tausend € |
| Server | 0€ | Ab 1.000€ (Hardware) |
| Installation | 0€ | 500-2.000€ (Dienstleister) |
| Schulung | Minimal | Oft mehr |
Laufende Kosten
Monatlich/jährlich:
- Cloud – Monatliches Abo pro User
- z.B. 3-8€ pro User/Monat
- Support oft inklusive
- On-Premise – Wartungsvertrag (15-20% p.a.)
- Serverkosten (Strom, Raum)
- IT-Personal für Betreuung
- Update-Installation
- Versteckte Kosten On-Premise – Ausfallzeiten, Troubleshooting
Total Cost of Ownership
Beispielrechnung:
| Position | Cloud (5 Jahre) | On-Premise (5 Jahre) |
|---|---|---|
| Initial | 0€ | 5.000€ |
| Abo (20 User × 5€ × 60 Mo.) | 6.000€ | - |
| Wartung (20% × 5.000€ × 5 J.) | - | 5.000€ |
| Server/IT | - | 3.000€ |
| Gesamt | 6.000€ | 13.000€ |
Technische Aspekte
Verfügbarkeit
Erreichbarkeit:
| Aspekt | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Uptime | 99,9% (SLA) | Selbst verantwortlich |
| Ausfallrisiko | Anbieter trägt | Eigenes Risiko |
| Redundanz | Oft eingebaut | Muss aufgebaut werden |
| Wartungsfenster | Geplant, minimal | Selbst planen |
Skalierung
Bei Wachstum:
- Cloud – Sofort mehr User buchen
- Automatische Performance
- Flexibel rauf/runter
- On-Premise – Server aufrüsten/neu kaufen
- Lizenzen nachkaufen
- Mehr Planung nötig
- Vorteil Cloud – Wachstum einfacher
Wächst mit Ihnen
MyTimeTracker skaliert flexibel – ob 5 oder 500 Mitarbeiter.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Datenschutz und Sicherheit
DSGVO-Konformität
Beide Modelle möglich:
| Aspekt | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| DSGVO | Möglich, wenn EU-Hosting | Volle Kontrolle |
| Auftragsverarbeitung | AV-Vertrag nötig | Nicht nötig |
| Serverstandort | Muss geprüft werden | Bekannt |
| Zugriffskontrolle | Anbieter-Maßnahmen | Eigene Maßnahmen |
Sicherheit
Vergleich:
- Cloud – Professionelle Sicherheit
- Regelmäßige Audits
- Automatische Updates
- Verschlüsselung Standard
- On-Premise – Eigene Sicherheit
- Updates selbst einspielen
- Firewall selbst konfigurieren
- Backup selbst organisieren
- Risiko – On-Premise oft schlechter gepflegt
Funktionalität
Updates und Features
Neue Funktionen:
| Aspekt | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Neue Features | Sofort verfügbar | Erst bei Update |
| Update-Aufwand | 0 | Zeit und ggf. Kosten |
| Anpassungen | Begrenzt | Mehr möglich |
| API | Meist modern | Variiert |
Mobile Nutzung
Unterwegs:
- Cloud – Von überall nutzbar
- Apps inklusive
- Ohne VPN
- On-Premise – Nur mit VPN/Reverse Proxy
- Apps evtl. extra
- Mehr Konfiguration
- Vorteil Cloud – Mobil deutlich einfacher
Entscheidungshilfe
Für wen ist Cloud besser
Typische Szenarien:
| Kriterium | Cloud passt wenn... |
|---|---|
| IT-Ressourcen | Keine/wenig eigene IT |
| Budget | Laufende Kosten bevorzugt |
| Flexibilität | Schnell starten, skalieren |
| Mobile Nutzung | Außendienst, Homeoffice |
| Aktualität | Immer neuste Version |
Für wen ist On-Premise besser
Wenige Szenarien:
- Strikte Vorgaben – Daten dürfen Haus nicht verlassen
- Bestehende Infrastruktur – Server und IT-Team vorhanden
- Starke Anpassung – Individuelle Entwicklung nötig
- Offline-Betrieb – Kein zuverlässiges Internet
- Sonderfall – Sehr spezielle Anforderungen
Hybrid-Optionen
Kombination möglich
Manchmal sinnvoll:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Private Cloud | Eigene Cloud-Infrastruktur |
| Hosted | On-Premise beim Hoster |
| Hybrid | Teil Cloud, Teil lokal |
Häufige Fragen
Fazit
Für die meisten Unternehmen ist Cloud-Zeiterfassung die bessere Wahl: Schnell startklar, geringer Wartungsaufwand, automatische Updates, flexible Skalierung. On-Premise ist nur bei speziellen Anforderungen (strikte Datenhoheit, starke Individualisierung, fehlendes Internet) sinnvoll. Die TCO spricht fast immer für die Cloud. Bei der Auswahl: Auf EU-Serverstandort und DSGVO-Konformität achten.
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