Zeiterfassung: Cloud vs. On-Premise im Vergleich

Eigener Server oder Cloud? Die Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen.

Das Wichtigste in Kürze

Cloud: Schnell, flexibel, monatliche Kosten
On-Premise: Kontrolle, Einmalkosten, mehr Aufwand
Datenschutz: Beide können DSGVO-konform sein
Für KMU: Cloud meist die bessere Wahl
Entscheidungsfaktoren: IT-Ressourcen, Budget, Anforderungen

Die Optionen im Überblick

Cloud (SaaS)

Was es bedeutet:

Aspekt	Beschreibung
Hosting	Beim Anbieter
Zugriff	Browser, App
Kosten	Monatlich/jährlich
Updates	Automatisch
Wartung	Durch Anbieter

On-Premise

Lokale Installation:

Hosting – Eigener Server oder Rechenzentrum
Zugriff – Intranet oder VPN
Kosten – Einmallizenz + laufende Kosten
Updates – Selbst installieren
Wartung – Eigene IT oder Dienstleister

Cloud-Zeiterfassung

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Kostenvergleich

Initialkosten

Was am Anfang:

Kostenfaktor	Cloud	On-Premise
Software-Lizenz	0€ (in Abo enthalten)	Mehrere tausend €
Server	0€	Ab 1.000€ (Hardware)
Installation	0€	500-2.000€ (Dienstleister)
Schulung	Minimal	Oft mehr

Laufende Kosten

Monatlich/jährlich:

Cloud – Monatliches Abo pro User
z.B. 3-8€ pro User/Monat
Support oft inklusive
On-Premise – Wartungsvertrag (15-20% p.a.)
Serverkosten (Strom, Raum)
IT-Personal für Betreuung
Update-Installation
Versteckte Kosten On-Premise – Ausfallzeiten, Troubleshooting

Total Cost of Ownership

Beispielrechnung:

Position	Cloud (5 Jahre)	On-Premise (5 Jahre)
Initial	0€	5.000€
Abo (20 User × 5€ × 60 Mo.)	6.000€	-
Wartung (20% × 5.000€ × 5 J.)	-	5.000€
Server/IT	-	3.000€
Gesamt	6.000€	13.000€

Technische Aspekte

Verfügbarkeit

Erreichbarkeit:

Aspekt	Cloud	On-Premise
Uptime	99,9% (SLA)	Selbst verantwortlich
Ausfallrisiko	Anbieter trägt	Eigenes Risiko
Redundanz	Oft eingebaut	Muss aufgebaut werden
Wartungsfenster	Geplant, minimal	Selbst planen

Skalierung

Bei Wachstum:

Cloud – Sofort mehr User buchen
Automatische Performance
Flexibel rauf/runter
On-Premise – Server aufrüsten/neu kaufen
Lizenzen nachkaufen
Mehr Planung nötig
Vorteil Cloud – Wachstum einfacher

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Datenschutz und Sicherheit

DSGVO-Konformität

Beide Modelle möglich:

Aspekt	Cloud	On-Premise
DSGVO	Möglich, wenn EU-Hosting	Volle Kontrolle
Auftragsverarbeitung	AV-Vertrag nötig	Nicht nötig
Serverstandort	Muss geprüft werden	Bekannt
Zugriffskontrolle	Anbieter-Maßnahmen	Eigene Maßnahmen

Sicherheit

Vergleich:

Cloud – Professionelle Sicherheit
Regelmäßige Audits
Automatische Updates
Verschlüsselung Standard
On-Premise – Eigene Sicherheit
Updates selbst einspielen
Firewall selbst konfigurieren
Backup selbst organisieren
Risiko – On-Premise oft schlechter gepflegt

Funktionalität

Updates und Features

Neue Funktionen:

Aspekt	Cloud	On-Premise
Neue Features	Sofort verfügbar	Erst bei Update
Update-Aufwand	0	Zeit und ggf. Kosten
Anpassungen	Begrenzt	Mehr möglich
API	Meist modern	Variiert

Mobile Nutzung

Unterwegs:

Cloud – Von überall nutzbar
Apps inklusive
Ohne VPN
On-Premise – Nur mit VPN/Reverse Proxy
Apps evtl. extra
Mehr Konfiguration
Vorteil Cloud – Mobil deutlich einfacher

Entscheidungshilfe

Für wen ist Cloud besser

Typische Szenarien:

Kriterium	Cloud passt wenn...
IT-Ressourcen	Keine/wenig eigene IT
Budget	Laufende Kosten bevorzugt
Flexibilität	Schnell starten, skalieren
Mobile Nutzung	Außendienst, Homeoffice
Aktualität	Immer neuste Version

Für wen ist On-Premise besser

Wenige Szenarien:

Strikte Vorgaben – Daten dürfen Haus nicht verlassen
Bestehende Infrastruktur – Server und IT-Team vorhanden
Starke Anpassung – Individuelle Entwicklung nötig
Offline-Betrieb – Kein zuverlässiges Internet
Sonderfall – Sehr spezielle Anforderungen

Hybrid-Optionen

Kombination möglich

Manchmal sinnvoll:

Modell	Beschreibung
Private Cloud	Eigene Cloud-Infrastruktur
Hosted	On-Premise beim Hoster
Hybrid	Teil Cloud, Teil lokal

Häufige Fragen

Bei seriösen Anbietern ja – oft sicherer als On-Premise. Professionelle Cloud-Anbieter investieren massiv in Sicherheit, haben ISO-Zertifizierungen und werden regelmäßig geprüft. Wichtig: Anbieter mit Serverstandort in Deutschland/EU wählen, AV-Vertrag abschließen.

Seriöse Anbieter haben Notfallpläne und ermöglichen Datenexport. Achten Sie bei der Auswahl auf: Etablierte Anbieter, Datenexport-Funktion, offene Datenformate. Vertraglich kann vereinbart werden, dass Daten bei Insolvenz herausgegeben werden.

Ja, viele Anbieter unterstützen Migration. Der Aufwand hängt vom bisherigen System ab. Historische Daten können oft übernommen werden. Planen Sie ausreichend Zeit für Tests ein. Manchmal ist ein Neubeginn einfacher als Migration.

Bei Cloud vollständig – ohne Internet keine Zeiterfassung. Allerdings: Moderne Cloud-Apps haben Offline-Modi, die Buchungen zwischenspeichern. Für kritische Umgebungen: Redundante Internetanbindung prüfen. Ausfälle sind selten, aber möglich.

Für KMU meist Cloud. Die TCO-Rechnung zeigt: Ohne eigene IT und Server ist Cloud fast immer günstiger. On-Premise lohnt sich nur bei sehr großen Installationen (1.000+ User), vorhandener Infrastruktur und speziellen Anforderungen.

Fazit

Für die meisten Unternehmen ist Cloud-Zeiterfassung die bessere Wahl: Schnell startklar, geringer Wartungsaufwand, automatische Updates, flexible Skalierung. On-Premise ist nur bei speziellen Anforderungen (strikte Datenhoheit, starke Individualisierung, fehlendes Internet) sinnvoll. Die TCO spricht fast immer für die Cloud. Bei der Auswahl: Auf EU-Serverstandort und DSGVO-Konformität achten.

Zeiterfassung: Cloud vs. On-Premise im Vergleich