Datensicherheit und Backup bei der Zeiterfassung

Zeitdaten sind sensibel und wichtig – so schützen Sie sie vor Verlust und unbefugtem Zugriff.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogen und schützenswert
Backup-Strategie verhindert Datenverlust
Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
Zugriffsrechte kontrollieren
Cloud-Anbieter: Sicherheitsstandards prüfen

Warum Datensicherheit wichtig ist

Risiken

Was passieren kann:

Risiko	Folge
Datenverlust	Keine Lohnabrechnung möglich
Unbefugter Zugriff	Datenschutzverstoß
Manipulation	Falsche Abrechnungen
Cyberangriff	Betriebsunterbrechung
Systemausfall	Keine Zeiterfassung möglich

Schutzziele

Was erreicht werden soll:

Vertraulichkeit – Nur Berechtigte sehen Daten
Integrität – Daten nicht manipuliert
Verfügbarkeit – System funktioniert
Nachvollziehbarkeit – Wer hat was geändert
Revisionssicherheit – Daten für Prüfungen

Sicher in der Cloud

MyTimeTracker: Deutsche Server, verschlüsselt, regelmäßige Backups.

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Backup-Strategien

Grundprinzipien

Was beachten:

Prinzip	Bedeutung
3-2-1-Regel	3 Kopien, 2 Medien, 1 extern
Regelmäßigkeit	Täglich oder öfter
Automatisierung	Nicht auf Menschen verlassen
Verschlüsselung	Auch Backup schützen
Testen	Wiederherstellung prüfen

Backup-Arten

Optionen:

Vollbackup – Alle Daten komplett
Inkrementell – Nur Änderungen seit letztem Backup
Differentiell – Änderungen seit letztem Vollbackup
Echtzeit-Replikation – Sofortige Spiegelung
Snapshot – Momentaufnahme des Systems

Bei Cloud-Lösungen

Was der Anbieter macht:

Aspekt	Prüfen
Backup-Frequenz	Wie oft?
Aufbewahrung	Wie lange?
Standort	Wo liegen Backups?
Wiederherstellung	Wie schnell möglich?
Kosten	Im Preis enthalten?

Verschlüsselung

Wo verschlüsseln

Überall:

Stelle	Methode
Übertragung	TLS/SSL (HTTPS)
Speicherung	AES-256 oder vergleichbar
Backup	Ebenfalls verschlüsselt
Mobile App	Lokale Verschlüsselung
Export	Passwortschutz möglich

Standards

Was sicher ist:

Transport – TLS 1.3 (mindestens 1.2)
Speicherung – AES-256
Hashing (Passwörter) – bcrypt, Argon2
Schlüsselmanagement – Sichere Aufbewahrung
Zertifikate – Gültig, vertrauenswürdig

Verschlüsselt gespeichert

MyTimeTracker verschlüsselt alle Daten – in Übertragung und Speicherung.

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Zugriffsschutz

Berechtigungskonzept

Wer darf was:

Rolle	Typische Rechte
Mitarbeiter	Eigene Zeiten sehen/buchen
Teamleiter	Team sehen, genehmigen
HR	Alle sehen, auswerten
Admin	System konfigurieren
Lohnbuchhaltung	Export, Auswertung

Technische Maßnahmen

Wie umsetzen:

Authentifizierung – Passwort, 2FA
Autorisierung – Rollenbasiert (RBAC)
Audit-Log – Wer hat was getan
Session-Management – Automatische Abmeldung
IP-Beschränkung – Bei Bedarf

Cloud vs. On-Premise

Sicherheitsvergleich

Unterschiede:

Aspekt	Cloud	On-Premise
Physische Sicherheit	Profi-Rechenzentrum	Eigene Räume
Updates	Automatisch	Selbst verantwortlich
Backup	Meist inklusive	Selbst einrichten
Expertise	Beim Anbieter	Intern nötig
Kontrolle	Weniger	Mehr

Cloud-Anbieter prüfen

Checkliste:

Zertifizierungen – ISO 27001, SOC 2
Serverstandort – Deutschland/EU
Datenschutzvertrag – AVV vorhanden
SLA – Verfügbarkeitsgarantie
Notfallplan – Was bei Ausfall
Audit-Recht – Können Sie prüfen?

Notfallvorsorge

Was vorbereiten

Für den Ernstfall:

Szenario	Vorbereitung
Systemausfall	Fallback-Prozess (Papier)
Datenverlust	Backup-Wiederherstellung testen
Cyberangriff	Incident-Response-Plan
Anbieterwechsel	Datenexport möglich?

Notfallplan

Dokumentieren:

Kontakte – Anbieter-Support, intern
Fallback – Wie erfassen ohne System
Wiederherstellung – Schritt für Schritt
Kommunikation – Wer informiert wen
Nachbereitung – Daten nachtragen

Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsfristen

Was wie lange:

Datenart	Frist
Arbeitszeitnachweise (ArbZG)	2 Jahre
Lohnrelevante Daten	6 Jahre
Buchungsbelege	10 Jahre
Projektdaten	Projektabhängig

Löschkonzept

DSGVO-konform:

Automatische Löschung – Nach Fristablauf
Auf Anfrage – Recht auf Löschung
Dokumentation – Was wurde wann gelöscht
Backup-Berücksichtigung – Auch dort löschen
Ausnahmen – Aufbewahrungspflichten

Häufige Fragen

Mindestens täglich. Bei kritischen Systemen auch häufiger (inkrementell). Cloud-Anbieter machen oft kontinuierliche Backups oder Point-in-Time-Recovery. Bei On-Premise-Systemen: Automatisierung einrichten, mindestens 1x täglich nachts. Backup-Erfolg prüfen und regelmäßig Wiederherstellung testen.

Professionelle Cloud-Anbieter sind oft sicherer als lokale Lösungen, weil sie spezialisiert sind und Sicherheitsstandards einhalten. Achten Sie auf: ISO-Zertifizierungen, Serverstandort (EU/Deutschland), AVV-Vertrag, Verschlüsselung. Nicht jeder Cloud-Anbieter ist gleich – prüfen Sie genau.

Sofort: Backup wiederherstellen (daher regelmäßig testen!). Wenn Daten fehlen: Mitarbeiter bitten, Zeiten aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. E-Mails, Kalender können helfen. Dokumentieren, was verloren ging. Für die Zukunft: Backup-Strategie verbessern.

Nach ArbZG: 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise (Überstunden über 8h). Nach Handelsrecht: 6 Jahre für lohnrelevante Daten, 10 Jahre für Buchungsbelege. Im Zweifel: 10 Jahre aufbewahren. Danach: Löschen (DSGVO). Bei laufenden Rechtsstreitigkeiten: Aufbewahren bis Abschluss.

Empfohlen, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für Admins und HR mit weitreichenden Zugriffsrechten: sehr empfohlen. Für normale Mitarbeiter: Abwägung zwischen Sicherheit und Komfort. Bei sensiblen Daten oder hohem Schutzbedarf: ja. 2FA erhöht die Sicherheit erheblich.

Fazit

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogen und für den Betrieb wichtig – Datensicherheit verdient Aufmerksamkeit. Backup-Strategie nach 3-2-1-Regel, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffsrechte nach Bedarf. Cloud-Anbieter auf Sicherheitsstandards prüfen (ISO 27001, Serverstandort, AVV). Notfallplan vorbereiten und testen. Aufbewahrungsfristen beachten, danach löschen.

Datensicherheit und Backup bei der Zeiterfassung