Zeiterfassung API und Schnittstellen
Daten fließen lassen – Zeiterfassung mit anderen Systemen verbinden.
Das Wichtigste in Kürze
- APIs ermöglichen Datenaustausch zwischen Systemen
- Typische Integrationen: Lohn, ERP, Projektmanagement
- REST-APIs sind Standard
- Sicherheit und Datenschutz beachten
- Aufwand für Integration einplanen
Warum Schnittstellen wichtig sind
Der Wert von Integration
Was Schnittstellen ermöglichen:
| Nutzen | Beispiel |
|---|---|
| Keine Doppelerfassung | Stammdaten einmal pflegen |
| Automatisierung | Daten fließen automatisch |
| Fehlerreduktion | Kein manuelles Übertragen |
| Aktualität | Echtzeit-Synchronisation |
| Effizienz | Weniger manuelle Arbeit |
Ohne Integration
Was passiert:
- Manuelle Übertragung – Fehleranfällig, zeitaufwändig
- Datensilos – Informationen isoliert
- Inkonsistenz – Unterschiedliche Stände
- Doppelarbeit – Gleiche Daten mehrfach pflegen
- Verzögerung – Daten nicht aktuell
Nahtlose Integration
MyTimeTracker bietet moderne APIs für Ihre Systemlandschaft.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Integrationsszenarien
Lohnbuchhaltung
Häufigste Integration:
| Datenfluss | Richtung |
|---|---|
| Arbeitsstunden | Zeiterfassung → Lohn |
| Überstunden | Zeiterfassung → Lohn |
| Abwesenheiten | Zeiterfassung → Lohn |
| Stammdaten | HR-System → Zeiterfassung |
ERP-System
Unternehmensweite Anbindung:
- Stammdaten – Mitarbeiter, Kostenstellen
- Projektdaten – Projektnummern, Budgets
- Ist-Zeiten – Für Kalkulation
- Abwesenheiten – Für Kapazitätsplanung
- Auswertungen – Aggregierte Daten
Projektmanagement
Für Dienstleister:
| Integration | Nutzen |
|---|---|
| Projektliste | Einheitliche Projekte |
| Gebuchte Zeiten | In PM-Tool sichtbar |
| Budgets | Synchronisiert |
| Teammitglieder | Automatisch zugeordnet |
Weitere Systeme
Was noch angebunden wird:
| System | Daten |
|---|---|
| Active Directory | Benutzerverwaltung |
| Kalender | Abwesenheiten |
| HR-System | Stammdaten |
| BI-Tools | Auswertungen |
API-Grundlagen
Was ist eine API
Application Programming Interface:
- Definition – Programmierschnittstelle
- Funktion – Systeme kommunizieren
- Standard – REST/JSON heute üblich
- Sicherheit – Authentifizierung nötig
- Dokumentation – Essentiell für Nutzung
REST-API
Der Standard:
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| GET | Daten abrufen |
| POST | Daten erstellen |
| PUT/PATCH | Daten aktualisieren |
| DELETE | Daten löschen |
| JSON | Datenformat |
Authentifizierung
Sicherheit:
- API-Key – Einfach, aber weniger sicher
- OAuth 2.0 – Moderner Standard
- JWT – Token-basiert
- Basic Auth – Veraltet, nur intern
- mTLS – Zertifikat-basiert
Moderne REST-API
MyTimeTracker API: OAuth 2.0, umfassende Dokumentation, Sandbox zum Testen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Integration planen
Vorgehen
Schritte zur Integration:
| Phase | Aktivitäten |
|---|---|
| Anforderungen | Was soll integriert werden? |
| Analyse | Welche APIs verfügbar? |
| Konzept | Wie sieht der Datenfluss aus? |
| Umsetzung | Entwicklung/Konfiguration |
| Test | Gründlich prüfen |
| Betrieb | Monitoring einrichten |
Entscheidungskriterien
Was prüfen:
- Verfügbarkeit – Bietet das System eine API?
- Dokumentation – Gut dokumentiert?
- Umfang – Alle nötigen Endpunkte?
- Stabilität – Versionierung, Support
- Performance – Rate Limits, Geschwindigkeit
- Sicherheit – Authentifizierung, Verschlüsselung
Aufwand einschätzen
Was es kostet:
| Variante | Aufwand |
|---|---|
| Fertige Connector | Gering, Konfiguration |
| Standard-Integration | Mittel, einige Tage |
| Individuelle Entwicklung | Hoch, Projekt |
| Middleware | Mittel, Lizenzkosten |
Best Practices
Fehlerbehandlung
Robuste Integration:
| Aspekt | Umsetzung |
|---|---|
| Retry | Bei Fehlern wiederholen |
| Logging | Alle Aktionen protokollieren |
| Alerting | Bei Problemen warnen |
| Fallback | Plan B haben |
Datenmapping
Daten übersetzen:
- Unterschiedliche IDs – Mapping-Tabelle
- Andere Formate – Transformation
- Fehlende Felder – Defaults definieren
- Unterschiedliche Granularität – Aggregation/Split
- Validierung – Datenqualität prüfen
Sicherheit
Was beachten:
| Maßnahme | Umsetzung |
|---|---|
| HTTPS | Verschlüsselte Übertragung |
| Authentifizierung | Starke Methode wählen |
| Autorisierung | Nur nötige Rechte |
| Audit | Zugriffe protokollieren |
| Datenschutz | DSGVO beachten |
Häufige Fragen
Kommt drauf an. Fertige Connector und Integrationsplattformen (Zapier, Make) brauchen keine Programmierung. Individuelle Integrationen über REST-APIs erfordern Entwicklungskenntnisse. Viele Zeiterfassungssysteme bieten auch einfache Dateiexports (CSV, Excel) als Alternative.
Bei korrekter Umsetzung sehr sicher: HTTPS verschlüsselt die Übertragung, OAuth 2.0 oder API-Keys schützen den Zugang, Autorisierung beschränkt auf nötige Daten. Wichtig: Zugangsdaten sicher verwalten, regelmäßig rotieren, Zugriffe überwachen.
Sehr unterschiedlich. Fertige Connector: oft im Preis enthalten. Middleware wie Zapier: ab ca. 20€/Monat. Individuelle Entwicklung: einige Hundert bis mehrere Tausend Euro, je nach Komplexität. Der laufende Wartungsaufwand kommt dazu. ROI durch Automatisierung abwägen.
Hängt vom Anwendungsfall ab. Echtzeit (Webhooks): für kritische Prozesse. Stündlich/täglich: für die meisten HR-Daten ausreichend. Wöchentlich/monatlich: für Reporting und Lohnabrechnung. Häufigere Synchronisation erhöht Last und Komplexität.
Alternativen: Dateiexport/-import (CSV, Excel), Bildschirm-Automatisierung (RPA), Datenbank-Direktzugriff (riskant). Langfristig: System mit API wählen. Moderne Zeiterfassungslösungen bieten APIs als Standard – fehlende API ist ein Warnsignal für veraltete Software.
Fazit
APIs und Schnittstellen machen Zeiterfassung zum Teil einer integrierten Systemlandschaft: Daten fließen automatisch zu Lohnbuchhaltung, ERP und Projektmanagement. REST-APIs mit OAuth 2.0 sind der aktuelle Standard. Bei der Auswahl einer Zeiterfassung auf gute API-Dokumentation und Verfügbarkeit achten. Integration spart langfristig Zeit und reduziert Fehler – der initiale Aufwand lohnt sich.
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