Dienstplan Excel-Vorlage: Kostenloser Download
Schichten planen ohne Software – mit Excel als Einstiegslösung.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel-Vorlage für einfache Dienstplanung
- Wochenplan mit Mitarbeiterzuordnung
- Besetzungsstärke automatisch berechnet
- Für kleine Teams geeignet
- Grenzen bei komplexen Anforderungen
Was ein Dienstplan braucht
Grundelemente
Was enthalten sein muss:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitraum | Woche, Monat |
| Mitarbeiter | Wer arbeitet |
| Schichten | Welche Dienste |
| Zuordnung | Wer wann |
| Besetzung | Wie viele pro Schicht |
Typische Schichten
Was geplant wird:
- Frühschicht – z.B. 6:00-14:00
- Spätschicht – z.B. 14:00-22:00
- Nachtschicht – z.B. 22:00-6:00
- Tagdienst – z.B. 9:00-17:00
- Geteilte Dienste – z.B. 10:00-14:00 + 17:00-21:00
Digitale Dienstplanung
MyTimeTracker macht Schichtplanung einfach – ohne Excel-Grenzen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vorlage-Aufbau
Struktur
Was die Vorlage enthält:
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| Wochenplan | Dienstplan für eine Woche |
| Mitarbeiter | Liste aller Mitarbeiter |
| Schichten | Definition der Schichten |
| Übersicht | Zusammenfassung |
Wochenplan
Aufbau des Hauptblatts:
- Zeilen – Mitarbeiter
- Spalten – Tage (Mo-So)
- Zellen – Schicht (F, S, N, -)
- Summe unten – Besetzung pro Tag
- Summe rechts – Stunden pro Mitarbeiter
- Legende – Was bedeuten die Kürzel
Schichtdefinition
Was festlegen:
| Schicht | Kürzel | Von | Bis | Stunden |
|---|---|---|---|---|
| Frühschicht | F | 6:00 | 14:00 | 8 |
| Spätschicht | S | 14:00 | 22:00 | 8 |
| Nachtschicht | N | 22:00 | 6:00 | 8 |
| Frei | - | - | - | 0 |
| Urlaub | U | - | - | 0 |
Funktionen
Automatische Berechnungen
Was Excel rechnet:
| Berechnung | Formel |
|---|---|
| Tagesbesetzung | ZÄHLENWENN (F, S, N) |
| Mitarbeiterstunden | Schichten × Stundenzahl |
| Wochenstunden | Summe pro Mitarbeiter |
| Soll/Ist | Vergleich |
Bedingte Formatierung
Visuelles Feedback:
- Unterbesetzung – Rot markieren
- Überbesetzung – Gelb markieren
- Nachtschicht – Dunkler Hintergrund
- Wochenende – Grau markieren
- Urlaub/Krank – Eigene Farbe
Validierung
Fehler verhindern:
| Prüfung | Umsetzung |
|---|---|
| Gültige Schichten | Dropdown mit Auswahl |
| Keine Doppelschicht | Prüfformel |
| Mindestbesetzung | Warnung bei Unterschreitung |
| Arbeitszeitgrenzen | Wochenstunden prüfen |
Keine Excel-Limits
MyTimeTracker prüft Arbeitszeitregeln automatisch.
- Sofort einsatzbereit
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- Keine Einrichtung nötig
Anwendung
Wöchentliche Planung
Wie vorgehen:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Vorlage kopieren für neue Woche |
| 2 | Schichten eintragen |
| 3 | Besetzung prüfen |
| 4 | Anpassen bei Lücken |
| 5 | Veröffentlichen |
Mitarbeiter informieren
Wie kommunizieren:
- Ausdrucken – Im Pausenraum aushängen
- E-Mail – PDF versenden
- Teilen – Cloud-Datei (OneDrive, Google)
- Foto – In WhatsApp-Gruppe
Änderungen
Wie handhaben:
| Situation | Aktion |
|---|---|
| Tausch | Beide Mitarbeiter ändern |
| Krankheit | Vertretung eintragen |
| Urlaub | U eintragen |
| Korrektur | Version speichern |
Grenzen von Excel
Was schwierig ist
Probleme:
| Problem | Beschreibung |
|---|---|
| Mehrere Bearbeiter | Gleichzeitig geht nicht |
| Kein Workflow | Keine Genehmigung |
| Manuell | Viel Handarbeit |
| Fehleranfällig | Formeln kaputt |
| Kein Mobile | Nicht auf Smartphone |
Wann wechseln
Signale:
- Team größer 10 Mitarbeiter – Komplexität steigt
- Mehrere Standorte – Koordination nötig
- Wünsche berücksichtigen – Mitarbeiter sollen eingeben
- Automatisierung – Vorschläge generieren
- Integration – Mit Zeiterfassung verbinden
- Mobile – Von überall zugreifen
Tipps
Fehler vermeiden
Best Practices:
| Tipp | Wirkung |
|---|---|
| Vorlage schützen | Formeln nicht überschreiben |
| Backup machen | Versionen aufheben |
| Dropdown nutzen | Keine Tippfehler |
| Prüfen | Besetzung checken |
| Dokumentieren | Änderungen notieren |
Effizienz steigern
Schneller planen:
- Vorlagen – Standardwochen als Vorlage
- Kopieren – Letzte Woche als Basis
- Tastaturkürzel – Schneller eingeben
- Filter – Übersicht behalten
- Formeln – Einmal richtig, immer nutzen
Häufige Fragen
Im Internet gibt es viele kostenlose Vorlagen. Achten Sie auf: Wochenansicht, Mitarbeiterliste, automatische Stundenberechnung, Besetzungsanzeige. Oder erstellen Sie selbst eine – so passt sie genau zu Ihren Schichten. Für komplexere Anforderungen empfehlen wir spezialisierte Software.
Excel ist nicht für gleichzeitige Bearbeitung gemacht. Lösungen: Eine Person ist für den Plan zuständig. Oder: Cloud-Version nutzen (OneDrive, Google Sheets), die gleichzeitige Bearbeitung erlaubt. Besser: Spezialisierte Software mit echtem Mehrbenutzerzugriff.
Nur manuell: Mitarbeiter sagen Ihnen, was sie wollen, Sie tragen es ein. Es gibt kein automatisches Abgleichen oder Optimieren. Bei vielen Wünschen und Mitarbeitern wird das schnell unübersichtlich. Software kann Wünsche automatisch berücksichtigen.
In Excel: gar nicht automatisch. Sie können Soll-Stunden aus dem Plan manuell mit Ist-Stunden aus der Zeiterfassung vergleichen. Spezialisierte Software hat diese Integration eingebaut – Plan und Erfassung sind verbunden, Abweichungen werden automatisch angezeigt.
Grob: Ab 10-15 Mitarbeitern wird es mühsam, ab 20+ kritisch. Hängt aber auch von der Komplexität ab: Viele verschiedene Schichten, wechselnde Qualifikationen, mehrere Standorte – dann früher wechseln. Wenn Sie mehr Zeit mit dem Plan verbringen als nötig, ist es Zeit für Software.
Fazit
Eine Excel-Vorlage für den Dienstplan funktioniert für kleine Teams und einfache Schichtmodelle. Schichten definieren, Mitarbeiter zuordnen, Besetzung prüfen – das geht. Grenzen: keine automatische Optimierung, keine Workflows, nicht mobil, fehleranfällig bei mehreren Bearbeitern. Ab einer gewissen Komplexität lohnt sich der Umstieg auf spezialisierte Dienstplanungssoftware.
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