Projektzeiterfassung Software: Die besten Lösungen

Projektzeiterfassung Software: Die besten Lösungen

Projekte ohne Zeiterfassung sind wie Fliegen ohne Instrumente: Man weiß nie genau, wo man steht. Die richtige Software macht den Unterschied zwischen profitablen und unprofitablen Projekten.

Das Wichtigste in Kürze

• Projektzeiterfassung geht über normale Zeiterfassung hinaus
• Die Software sollte Projekte, Aufgaben und Kunden abbilden können
• Integration mit Projektmanagement-Tools spart doppelte Arbeit
• Auswertungen zeigen Profitabilität und Ressourcenauslastung
• Mobile Erfassung ist für viele Teams unverzichtbar

Was unterscheidet Projektzeiterfassung?

Normale Zeiterfassung vs. Projektzeit

Wer braucht Projektzeiterfassung?

Besonders relevant für:

• Agenturen und Beratungen
• IT-Unternehmen
• Ingenieurbüros
• Rechtsanwälte und Steuerberater
• Handwerksbetriebe mit Projekten
• Jedes Unternehmen, das auf Stundenbasis abrechnet

Weniger relevant für:

• Reine Produktionsbetriebe
• Handel ohne Dienstleistungen
• Unternehmen ohne Projektstruktur

Kernfunktionen im Überblick

Projektstruktur

Hierarchie:

• Projekt – Phase/Meilenstein
• Aufgabe

Beispiel:

• Website Relaunch – Phase 1: Konzeption
• Workshop Anforderungen
• Wireframes erstellen
• Phase 2: Design
• Design Homepage
• Design Unterseiten

Zeitbuchung

Methoden:

• Timer starten/stoppen
• Nachträgliche Eingabe
• Automatische Erfassung (bei Integration)

Pflichtfelder:

• Projekt
• Datum
• Dauer
• Optional: Aufgabe, Beschreibung

Stundensätze

Möglichkeiten:

• Pro Mitarbeiter (Seniorität)
• Pro Projekt (Kundenvereinbarung)
• Pro Aufgabentyp (Entwicklung vs. Meeting)

Beispiel-Staffelung:

Budgetierung

Funktionen:

• Budget pro Projekt (Stunden oder Euro)
• Warnungen bei Überschreitung
• Restbudget-Anzeige
• Prognose bis Projektende

Auswertungen und Reports

Projekt-Reports

Wichtige Kennzahlen:

• Gebuchte Stunden pro Projekt
• Kosten (interne Stundensätze)
• Umsatz (externe Stundensätze)
• Profitabilität (Umsatz - Kosten)
• Restbudget

Beispiel-Report:

Mitarbeiter-Reports

Auswertungen:

• Auslastung pro Mitarbeiter
• Verteilung auf Projekte
• Fakturierbare vs. nicht-fakturierbare Zeit
• Überstunden

Kunden-Reports

Für die Abrechnung:

• Stundennachweise pro Kunde
• Tätigkeitsbeschreibungen
• Summen nach Aufgabentyp

Integration mit anderen Tools

Projektmanagement

Gängige Integrationen:

• Jira (für IT-Teams)
• Asana
• Monday.com
• Trello
• Notion

Nutzen:

• Aufgaben aus PM-Tool übernehmen
• Zeit direkt zur Aufgabe buchen
• Keine doppelte Pflege

Buchhaltung

Schnittstellen:

• DATEV
• Lexware
• SevDesk

Datenaustausch:

• Stundennachweise für Rechnungserstellung
• Kostenstellenzuordnung

Kalender

Integration mit:

• Google Calendar
• Outlook

Funktion:

• Termine als Zeitbuchung vorschlagen
• Meeting-Zeit automatisch erfassen

Auswahlkriterien

Muss-Kriterien

☐ Projekt-/Aufgabenstruktur ☐ Flexible Stundensätze ☐ Budget-Tracking ☐ Export für Abrechnung ☐ Mobile App ☐ Einfache Bedienung

Kann-Kriterien

☐ Integration Projektmanagement-Tool ☐ Automatischer Timer ☐ Rechnungserstellung ☐ Ressourcenplanung ☐ Mehrbenutzerfähigkeit in Echtzeit

Fragen vor der Entscheidung

1. Wie viele Projekte laufen parallel? Bei vielen Projekten ist gute Navigation wichtig.

2. Wer bucht die Zeiten? Alle Mitarbeiter oder nur Projektleiter?

3. Wie detailliert muss es sein? Nur Projektsummen oder einzelne Aufgaben?

4. Wird auf Stundenbasis abgerechnet? Dann sind Stundennachweise für Kunden wichtig.

5. Gibt es ein bestehendes PM-Tool? Integration spart doppelte Arbeit.

Implementierung

Phase 1: Vorbereitung (Woche 1)

Aufgaben:

• Anforderungen dokumentieren
• 2-3 Anbieter testen
• Entscheidung treffen

Wichtig: Binden Sie ein Pilotteam in die Auswahl ein.

Phase 2: Setup (Woche 2)

Aufgaben:

• Projektstruktur anlegen
• Stundensätze definieren
• Mitarbeiter einladen
• Integrationen verbinden

Phase 3: Pilotphase (Woche 3-4)

Aufgaben:

• Kleines Team testet produktiv
• Feedback sammeln
• Anpassungen vornehmen

Phase 4: Rollout (ab Woche 5)

Aufgaben:

• Alle Mitarbeiter schulen
• Alte Systeme abschalten
• Support bereitstellen

Erfolgsfaktoren

Was funktioniert:

• Führungskräfte gehen voran
• Klare Buchungsregeln
• Schnelle Erfassung ermöglichen
• Regelmäßige Auswertungen nutzen

Was scheitert:

• Zu komplizierte Strukturen
• Keine Konsequenz bei Nichtbuchung
• Fehlende Kommunikation des Nutzens

Kosten und ROI

Typische Preise

ROI-Berechnung

Kosten-Nutzen-Beispiel (20 Mitarbeiter):

Kosten:

• Software: 200 €/Monat
• Einführung: einmalig 2.000 €

Nutzen:

• Bessere Abrechnung: +2% mehr fakturierbare Stunden
• Bei 160.000 € Monatsumsatz: +3.200 €/Monat
• Zeitersparnis Projektleiter: 5 Std./Monat = 250 €

ROI: Ca. 3.000 € Nettonutzen pro Monat

Best Practices

Für die tägliche Nutzung

Regeln etablieren:

• Täglich buchen (nicht am Monatsende)
• Beschreibungen hinzufügen (für Kunden)
• Timer bei Unterbrechung pausieren

Unterstützung bieten:

• Favoriten/Schnellauswahl
• Mobile App für unterwegs
• Erinnerungen bei fehlenden Buchungen

Für Auswertungen

Regelmäßig prüfen:

• Wöchentlich: Budgetstatus aller Projekte
• Monatlich: Profitabilität, Auslastung
• Quartalsweise: Trends, Nachkalkulation

Entscheidungen ableiten:

• Unrentable Projekte analysieren
• Ressourcen besser verteilen
• Preise anpassen

Häufige Fragen zur Projektzeiterfassung

Fazit

Projektzeiterfassung ist mehr als Compliance – sie ist ein Controlling-Instrument für profitable Projekte. Die richtige Software macht die Erfassung einfach, liefert aussagekräftige Auswertungen und integriert sich in bestehende Workflows. Investieren Sie in eine Lösung, die zu Ihrer Arbeitsweise passt.