Stundensatz berechnen: Mit Zeiterfassung zur Kalkulation

Stundensatz berechnen: Mit Zeiterfassung zur Kalkulation

Ein korrekter Stundensatz entscheidet über die Wirtschaftlichkeit von Projekten und Dienstleistungen. Ohne präzise Zeiterfassung bleibt die Kalkulation Schätzarbeit. Erst die systematische Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten ermöglicht eine fundierte Preisgestaltung.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Stundensatz setzt sich aus Personalkosten, Gemeinkosten und Gewinnmarge zusammen
• Zeiterfassung liefert die Datenbasis für realistische Kalkulationen
• Die Unterscheidung zwischen produktiven und unproduktiven Stunden ist entscheidend
• Regelmäßige Nachkalkulation zeigt, ob der Stundensatz stimmt
• Branchenübliche Sätze dienen als Orientierung, nicht als Maßstab

Grundlagen der Stundensatzkalkulation

Die Kostenbestandteile

Ein vollständiger Stundensatz berücksichtigt alle anfallenden Kosten:

Direkte Personalkosten:

• Bruttogehalt
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge

Gemeinkosten (anteilig):

• Miete und Nebenkosten
• IT-Infrastruktur
• Versicherungen
• Verwaltung und Buchhaltung
• Marketing und Vertrieb

Gewinnmarge:

• Risikopuffer
• Investitionsrücklage
• Gewinn

Die Formel

Die Grundformel für den Stundensatz:

Stundensatz = (Personalkosten + Gemeinkosten + Gewinn) / produktive Stunden

Der entscheidende Faktor: Die produktiven Stunden. Hier liefert die Zeiterfassung die notwendigen Daten.

Produktive vs. unproduktive Stunden

Was sind produktive Stunden?

Produktive Stunden sind Arbeitszeiten, die direkt einem Projekt oder Kunden zugeordnet werden können:

• Direkte Projektarbeit
• Kundenmeetings
• Dokumentation für den Kunden
• Qualitätssicherung

Unproduktive Stunden

Diese Zeiten sind notwendig, aber nicht direkt abrechenbar:

• Interne Meetings
• Weiterbildung
• Akquise
• Administration
• Krankheit und Urlaub

Die Auslastungsquote

Die Auslastungsquote zeigt das Verhältnis:

Bei 70% Auslastung sind von 1.760 Jahresarbeitsstunden nur 1.232 produktiv – der Stundensatz muss entsprechend höher angesetzt werden.

Zeiterfassung als Kalkulationsbasis

Welche Daten liefert die Zeiterfassung?

Eine projektbezogene Zeiterfassung erfasst:

• Tatsächliche Arbeitszeiten pro Projekt
• Aufwand für verschiedene Tätigkeitsarten
• Verhältnis produktive/unproduktive Zeit
• Abweichungen von Schätzungen

Von der Schätzung zur Realität

Ohne Zeiterfassung basiert die Kalkulation auf Annahmen:

Berechnungsbeispiel

Schritt 1: Personalkosten ermitteln

Beispiel für einen Mitarbeiter:

• Bruttogehalt: 4.500 €/Monat
• Arbeitgeberanteile (~21%): 945 €
• Urlaubs-/Weihnachtsgeld (anteilig): 750 €
• Monatliche Personalkosten: 6.195 €
• Jährliche Personalkosten: 74.340 €

Schritt 2: Gemeinkosten zurechnen

Annahme: Gemeinkosten entsprechen 40% der Personalkosten:

• Gemeinkosten: 29.736 €/Jahr
• Gesamtkosten: 104.076 €/Jahr

Schritt 3: Produktive Stunden berechnen

• Jahresarbeitsstunden: 1.760 (220 Tage × 8 Stunden)
• Auslastungsquote: 75%
• Produktive Stunden: 1.320

Schritt 4: Stundensatz ermitteln

• Kosten pro Stunde: 104.076 € / 1.320 h = 78,85 €
• Plus 15% Gewinn: 78,85 € × 1,15 = 90,68 €

Netto-Stundensatz: rund 91 € (plus Mehrwertsteuer)

Nachkalkulation mit Zeiterfassung

Warum Nachkalkulation?

Die Vorkalkulation basiert auf Annahmen. Die Nachkalkulation zeigt die Realität:

• Wurde das Projektbudget eingehalten?
• Stimmt die angenommene Auslastung?
• Welche Projekte sind profitabel, welche nicht?

Regelmäßige Auswertung

Empfohlener Rhythmus:

• Wöchentlich: Projektfortschritt prüfen
• Monatlich: Auslastung und Profitabilität analysieren
• Quartalsweise: Stundensätze überprüfen
• Jährlich: Gesamtkalkulation anpassen

Kennzahlen für die Analyse

Wichtige Kennzahlen aus der Zeiterfassung:

• Effektiver Stundensatz pro Projekt
• Abweichung Soll/Ist
• Auslastungsquote pro Mitarbeiter
• Anteil unproduktiver Zeiten

Typische Kalkulationsfehler

Auslastung überschätzen

Der häufigste Fehler: Die Auslastung wird zu hoch angesetzt. Realistische Werte liegen selten über 80%.

Gemeinkosten unterschätzen

Versteckte Kosten werden oft vergessen:

• Software-Lizenzen
• Fortbildung
• Versicherungen
• Arbeitsplatzausstattung

Unproduktive Zeiten ignorieren

Akquise, Meetings und Administration kosten Zeit – diese muss eingepreist werden.

Keine Puffer einplanen

Projekte dauern meist länger als geplant. Ein Puffer von 10-20% ist realistisch.

Branchenspezifische Stundensätze

Orientierungswerte

Diese Werte dienen der Orientierung. Der eigene Stundensatz muss auf Basis der tatsächlichen Kosten kalkuliert werden.

Regionale Unterschiede

Die Stundensätze variieren regional erheblich:

• Großstädte: höhere Kosten, aber auch höhere erzielbarer Preise
• Ländliche Regionen: niedrigere Kosten, aber auch niedrigere Marktpreise

Stundensatz vs. Pauschalpreis

Vor- und Nachteile

Zeiterfassung bei Pauschalpreisen

Auch bei Pauschalpreisen ist Zeiterfassung wichtig:

• Nachkalkulation der Profitabilität
• Basis für künftige Angebote
• Früherkennung von Budgetüberschreitungen

Häufige Fragen

Fazit

Ein fundierter Stundensatz basiert auf Daten, nicht auf Bauchgefühl. Die Zeiterfassung liefert die notwendige Grundlage: Sie zeigt die tatsächliche Auslastung, ermöglicht die Nachkalkulation und hilft, unprofitable Projekte zu identifizieren. Nur wer seine Zeiten erfasst, kann seinen Stundensatz realistisch kalkulieren – und wirtschaftlich arbeiten.