Multi-Projekt-Zeiterfassung: Mehrere Projekte managen

Multi-Projekt-Zeiterfassung: Mehrere Projekte managen

Die meisten Wissensarbeiter jonglieren mehrere Projekte gleichzeitig. Die Zeiterfassung wird dabei zur Herausforderung: Wie erfasst man effizient, wenn man ständig zwischen Projekten wechselt? Dieser Artikel zeigt Strategien für die Multi-Projekt-Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

• Häufiges Projektwechseln kostet Zeit und Genauigkeit
• Timer-basierte Erfassung ist bei vielen Projekten am besten
• Projektfavoriten und Shortcuts beschleunigen das Buchen
• Regelmäßige Zeitblöcke pro Projekt sind effizienter als ständiges Wechseln
• Übersichtliche Dashboards zeigen die Zeitverteilung

Die Herausforderung

Typisches Szenario

Ein Arbeitstag könnte so aussehen:

Probleme ohne System

• Vergessene Wechsel
• Ungenauigkeit bei kurzen Intervallen
• Overhead durch ständiges Umbuchen
• Verlust des Überblicks

Erfassungsstrategien

Strategie 1: Timer mit Projektwechsel

Funktionsweise:

• Timer für aktives Projekt läuft
• Bei Wechsel: Timer stoppen, neuen starten
• Automatische Zeiterfassung

Vorteile:

• Hohe Genauigkeit
• Keine Schätzung nötig
• Dokumentiert Wechsel

Nachteile:

• Erfordert Disziplin
• Viele kurze Einträge möglich
• Bei Vergessenheit ungenau

Strategie 2: Zeitblöcke planen

Funktionsweise:

• Feste Zeitblöcke pro Projekt planen
• Innerhalb des Blocks nur an einem Projekt arbeiten
• Weniger Wechsel = weniger Buchungen

Beispiel:

• 9:00-12:00: Projekt A
• 13:00-15:00: Projekt B
• 15:00-17:00: Projekt C

Vorteile:

• Weniger Kontextwechsel
• Einfachere Erfassung
• Höhere Produktivität

Nachteile:

• Nicht immer möglich
• Erfordert Planung
• Unterbrechungen stören

Strategie 3: Tages-Rekonstruktion

Funktionsweise:

• Während des Tages Notizen machen
• Am Ende des Tages Zeiten zuordnen
• Basierend auf Kalender, E-Mails, etc.

Vorteile:

• Weniger Unterbrechung beim Arbeiten
• Gesamtübersicht am Tagesende

Nachteile:

• Geringere Genauigkeit
• Details gehen verloren
• Mehr Aufwand beim Rekonstruieren

Strategie 4: Hybrid-Ansatz

Funktionsweise:

• Große Blöcke mit Timer erfassen
• Kleine Unterbrechungen am Ende verteilen
• Flexibel nach Situation

Empfehlung:

• Timer für Hauptprojekte
• Sammelkategorie für Kleinkram
• Tägliche Nachbearbeitung

Technische Hilfsmittel

Projektfavoriten

Die wichtigsten Projekte immer griffbereit:

• Favoriten-Funktion in der Software
• Schnellzugriff auf aktive Projekte
• Archivierung abgeschlossener Projekte

Tastenkürzel

Beschleunigen das Buchen:

Widgets und Schnellzugriff

• Desktop-Widget für Timer
• Taskleisten-Integration
• Browser-Extension
• Smartphone-Widget

Integrationen

Automatische Erfassung durch:

• Kalender-Integration (Meetings)
• Projektmanagement-Tools (Jira, Asana)
• IDE-Plugins (für Entwickler)
• Browser-Tracking (mit Vorsicht)

Umgang mit Unterbrechungen

Kurze Unterbrechungen (<15 min)

Bei sehr kurzen Unterbrechungen:

• Option A: Nicht separat buchen, beim Hauptprojekt lassen
• Option B: Auf Sammelkategorie buchen
• Option C: Nachträglich verteilen

Empfehlung: Bei weniger als 15 Minuten lohnt sich oft kein separater Eintrag.

Meetings mit mehreren Projekten

Wenn ein Meeting mehrere Projekte betrifft:

• Auf das Hauptprojekt buchen
• Oder anteilig aufteilen
• Oder auf „Internes" buchen

E-Mails und Kommunikation

E-Mails sind oft projektübergreifend:

• Festen Zeitblock für E-Mails einplanen
• Auf Sammelkategorie „Kommunikation" buchen
• Oder prozentual auf aktive Projekte verteilen

Zeitverteilung analysieren

Übersicht behalten

Wichtige Fragen:

• Wie viel Zeit geht in welches Projekt?
• Stimmt die Verteilung mit der Planung überein?
• Gibt es Projekte, die zu kurz kommen?

Dashboard-Ansichten

Nützliche Visualisierungen:

Auswertungen pro Projekt

Regelmäßig prüfen:

• Ist das Projektbudget im Rahmen?
• Wie ist das Verhältnis billable/non-billable?
• Sind bestimmte Kategorien überlastet?

Best Practices

Projektzahl begrenzen

Problem: Je mehr parallele Projekte, desto mehr Overhead.

Lösung:

• Maximal 3-5 aktive Projekte gleichzeitig
• Priorisieren statt alles parallel
• „Work in Progress"-Limits setzen

Kontextwechsel minimieren

Problem: Jeder Wechsel kostet Zeit und Fokus.

Lösung:

• Projektblöcke im Kalender planen
• Ähnliche Tätigkeiten bündeln
• Störungsfreie Zeiten einrichten

Tägliche Kontrolle

Routine etablieren:

• Morgens: Projekte des Tages planen
• Abends: Zeitbuchungen prüfen und vervollständigen
• Wöchentlich: Verteilung analysieren

Konsistente Benennung

Einheitliche Projektstruktur:

• Klare Projektnamen
• Einheitliche Kategorien
• Dokumentierte Regeln für das Team

Sonderfälle

Projekt A zahlt, Projekt B profitiert

Wenn Arbeit für ein Projekt anderen zugute kommt:

• Auf das auftraggebende Projekt buchen
• Interne Verrechnung falls nötig
• Transparenz für alle Beteiligten

Supportanfragen über den Tag verteilt

Bei vielen kurzen Support-Anfragen:

• Sammelkategorie „Support" nutzen
• Am Tagesende zusammenfassen
• Oder pro Kunde aufteilen

Internes Projekt ohne Budget

Interne Projekte nicht vergessen:

• Eigenes Projekt „Intern" oder „Overhead"
• Zeigt, wo nicht-projektbezogene Zeit hinfließt
• Wichtig für realistische Kapazitätsplanung

Häufige Fragen

Fazit

Die Zeiterfassung bei mehreren parallelen Projekten erfordert ein gutes System und etwas Disziplin. Timer-basierte Erfassung mit schnellem Projektwechsel ist meist am genauesten. Noch besser: Arbeiten Sie in fokussierten Zeitblöcken und minimieren Sie Kontextwechsel. Mit den richtigen Tools und Routinen behalten Sie auch bei vielen Projekten den Überblick.