Projektzeit buchen: Kategorien und Struktur

Projektzeit buchen: Kategorien und Struktur

Die Art, wie Projektzeit gebucht wird, bestimmt den Wert der Daten. Eine durchdachte Struktur mit klaren Kategorien ermöglicht aussagekräftige Auswertungen und faire Abrechnungen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein sinnvolles Buchungssystem aufbauen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine klare Buchungsstruktur ist die Grundlage für gute Auswertungen
• Kategorien sollten weder zu grob noch zu fein sein
• Einheitliche Regeln für alle Projektmitarbeiter definieren
• Die Struktur regelmäßig überprüfen und anpassen
• Billable und non-billable Zeit trennen

Grundlagen der Projektbuchung

Was wird gebucht?

Bei jeder Zeitbuchung sollten erfasst werden:

• Wann? Datum und Zeitraum (oder Dauer)
• Wer? Der buchende Mitarbeiter
• Was? Projekt oder Auftrag
• Wofür? Kategorie/Tätigkeit
• Details? Kurze Beschreibung (optional)

Hierarchische Struktur

Typische Buchungshierarchie:

• Projekt – Arbeitspaket / Phase
• Tätigkeit / Kategorie

Beispiel:

• Website-Relaunch – Konzeption
• Workshop

Projektkategorien definieren

Grundsätzliche Ansätze

Ansatz 1: Tätigkeitsbezogen

• Entwicklung
• Design
• Projektmanagement
• Qualitätssicherung
• Meeting

Ansatz 2: Phasenbezogen

• Analyse
• Konzeption
• Umsetzung
• Test
• Rollout

Ansatz 3: Kombiniert

• Phase + Tätigkeit als zweidimensionale Matrix

Empfohlene Kategorien

Für die meisten Unternehmen sinnvoll:

Granularität finden

Die richtige Balance:

Zu grob:

• Nur „Arbeit am Projekt"
• Keine Erkenntnisse möglich
• Wohin ist die Zeit geflossen?

Zu fein:

• 50+ Kategorien
• Mitarbeiter überfordert
• Inkonsistente Buchungen

Richtwert: 5-15 Kategorien pro Projekt sind meist optimal.

Buchungsstruktur aufbauen

Schritt 1: Projekte anlegen

Für jedes Projekt definieren:

• Eindeutiger Name (Kunde + Projektbezeichnung)
• Projektnummer (für Auswertungen)
• Start- und Enddatum
• Budget (Stunden oder Euro)
• Projektleiter

Schritt 2: Arbeitspakete/Phasen

Projekte untergliedern in:

• Überschaubare Einheiten
• Mit eigenem Budget/Deadline
• Sinnvolle Berichtsebene

Schritt 3: Tätigkeitskategorien

Kategorien festlegen:

• Welche Tätigkeiten gibt es im Projekt?
• Welche sind abrechenbar?
• Brauchen wir alle Kategorien?

Schritt 4: Regeln dokumentieren

Buchungsregeln für alle:

• Was wird wo gebucht?
• Wie werden Grenzfälle behandelt?
• Wer entscheidet bei Unklarheiten?

Einheitliche Buchungsregeln

Regeln für das Team

Wichtige Festlegungen:

Beispiel-Richtlinie

Zeitbuchung auf Projekte:

1. Jede Zeitbuchung muss einem Projekt und einer Kategorie zugeordnet werden.
2. Die Mindestdauer beträgt 15 Minuten.
3. Beschreibungen sind kurz und aussagekräftig (z.B. „Konzept für Startseite erstellt").
4. Buchungen erfolgen spätestens am Folgetag.
5. Bei Unklarheit: Kategorie „Projektmanagement" nutzen und mit Projektleiter klären.

Grenzfälle

Häufige Grenzfälle klären:

Kundenmeetings:

• Auf Projekt buchen, Kategorie „Meeting"

Reisezeit:

• Nach Vereinbarung: Oft 50% oder eigene Kategorie

E-Mails:

• Wenn projektbezogen: Auf Projekt
• Wenn intern: Auf internes Projekt

Fehlerkorrektur:

• Eigene Fehler: Non-billable
• Vom Kunden verursacht: Billable

Buchungsvorgang

Echtzeit-Buchung

Am besten sofort buchen:

1. Timer starten: Bei Arbeitsbeginn
2. Timer stoppen: Bei Arbeitswechsel
3. Beschreibung ergänzen: Kurz, aber aussagekräftig
4. Projekt/Kategorie wählen: Richtig zuordnen

Nachträgliche Buchung

Wenn sofortige Buchung nicht möglich:

1. Notizen machen: Was wurde wann gemacht?
2. Zeitnah nachbuchen: Nicht am Freitag für die ganze Woche
3. Ehrlich schätzen: Keine Wunschzeiten
4. Dokumentieren: Dass es eine Nachbuchung ist

Häufige Fehler vermeiden

Auswertung nutzen

Was die Struktur ermöglicht

Mit guter Buchungsstruktur:

• Zeitverteilung pro Kategorie sehen
• Aufwand pro Phase vergleichen
• Billable Rate berechnen
• Projektbudget überwachen
• Zukünftige Projekte besser schätzen

Typische Auswertungen

Mehr dazu: Projektstunden auswerten

Struktur anpassen

Wann anpassen?

Anpassung nötig bei:

• Kategorien werden nicht genutzt
• Zu viel „Sonstiges"-Buchungen
• Auswertungen nicht aussagekräftig
• Team beschwert sich über Komplexität

Wie anpassen?

1. Daten analysieren: Welche Kategorien werden wie genutzt?
2. Feedback sammeln: Was fehlt, was ist überflüssig?
3. Änderungen planen: Nicht mitten im Projekt
4. Kommunizieren: Team informieren
5. Historische Daten: Ggf. migrieren oder markieren

Häufige Fragen

Fazit

Eine durchdachte Struktur für Projektzeit-Buchungen ist die Grundlage für alle weiteren Auswertungen und Abrechnungen. Mit klaren Kategorien, einheitlichen Regeln und einem sinnvollen Detaillierungsgrad schaffen Sie die Basis für aussagekräftige Reports und faire Kundenrechnungen. Investieren Sie Zeit in die Strukturplanung – sie zahlt sich mehrfach aus.