Projektzeit-Budgetierung: Stunden planen und kontrollieren
Projekte scheitern oft am Zeitbudget. Wer Stunden nicht plant und kontrolliert, verliert die Kontrolle.
Das Wichtigste in Kürze
- Budget vor Projektstart festlegen
- Puffer einplanen (10-20%)
- Laufend kontrollieren, nicht erst am Ende
- Bei Abweichungen früh gegensteuern
- Nachkalkulation für künftige Projekte nutzen
Warum Zeitbudgetierung wichtig ist
Ohne Budgetierung
Was passiert:
| Problem | Folge |
|---|---|
| Kein Überblick | Wissen nicht, wo wir stehen |
| Überschreitung | Projekt wird teurer |
| Nachforderung | Kunde überrascht |
| Frustration | Team unter Druck |
| Verlust | Marge geht verloren |
Mit Budgetierung
Was Sie gewinnen:
- Planbarkeit – Wissen, was kommen soll
- Kontrolle – Abweichungen früh erkennen
- Steuerung – Gegensteuern möglich
- Transparenz – Für alle sichtbar
- Lernen – Für künftige Projekte
Projektbudgets verwalten
MyTimeTracker zeigt Budgets und Verbrauch in Echtzeit.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Budget erstellen
Aufwandsschätzung
Methoden:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Bottom-up | Alle Aufgaben schätzen, addieren |
| Top-down | Gesamtrahmen, dann verteilen |
| Analogie | Ähnliche Projekte als Basis |
| Parametrisch | Formel (z.B. Seiten × Stunden) |
Schätzprozess
Schritte zur Schätzung:
- Aufgaben identifizieren – Was muss getan werden?
- Aufwand schätzen – Optimistisch, realistisch, pessimistisch
- Abhängigkeiten – Was blockiert was?
- Ressourcen – Wer macht was?
- Puffer – 10-20% obendrauf
- Dokumentieren – Annahmen festhalten
Typische Fehler
Was oft schiefgeht:
| Fehler | Vermeidung |
|---|---|
| Zu optimistisch | Erfahrungswerte nutzen |
| Puffer vergessen | Standard einplanen |
| Scope Creep | Budget nur für Vereinbartes |
| Nicht dokumentiert | Annahmen aufschreiben |
Budget aufteilen
Nach Phasen
Projektphasen mit Budget:
| Phase | Anteil (Beispiel) |
|---|---|
| Konzept | 15% |
| Design | 20% |
| Umsetzung | 45% |
| Test | 15% |
| Abnahme | 5% |
Nach Rollen
Budget pro Rolle:
- Projektleitung – 10% des Gesamtbudgets
- Entwicklung – 50%
- Design – 20%
- QA/Test – 15%
- Sonstiges – 5%
Nach Aufgaben
Detaillierte Verteilung:
| Aufgabe | Budget |
|---|---|
| Anforderungen | 20 Stunden |
| Design | 40 Stunden |
| Entwicklung Feature A | 60 Stunden |
| Entwicklung Feature B | 40 Stunden |
| Testing | 30 Stunden |
| Dokumentation | 10 Stunden |
| Gesamt | 200 Stunden |
Budget aufteilen
MyTimeTracker ermöglicht Budget pro Phase, Aufgabe und Mitarbeiter.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Budget kontrollieren
Laufende Überwachung
Was regelmäßig prüfen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Verbraucht | Wie viel schon weg |
| Restbudget | Was noch übrig |
| Verbrauchsrate | Stunden pro Woche |
| Prognose | Reicht es? |
Ampelsystem
Einfache Visualisierung:
- Grün (< 70% verbraucht) – Im Plan, kein Handlungsbedarf
- Gelb (70-90% verbraucht) – Aufpassen, eng monitoren
- Rot (> 90% verbraucht) – Handlungsbedarf, gegensteuern
- Schwarz (100%+ verbraucht) – Budget überschritten
Earned Value
Fortschritt vs. Verbrauch:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Plan | Soll-Stunden bis jetzt |
| Ist | Tatsächlich verbraucht |
| Fertig | Wert der fertigen Arbeit |
| Abweichung | Fertig - Ist |
Bei Abweichungen
Früh erkennen
Warnzeichen:
- Schneller Verbrauch – Mehr als geplant pro Woche
- Verzögerungen – Weniger fertig als geplant
- Scope Creep – Immer mehr Anforderungen
- Probleme – Unvorhergesehene Schwierigkeiten
- Teamfeedback – "Das dauert länger"
Gegensteuern
Was tun:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Scope reduzieren | Weniger machen |
| Ressourcen aufstocken | Schneller fertig |
| Effizienz steigern | Gleicher Scope, weniger Zeit |
| Budget erweitern | Mehr Zeit beantragen |
| Kommunizieren | Kunde/Stakeholder informieren |
Kommunikation
Mit Stakeholdern sprechen:
| Zeitpunkt | Kommunikation |
|---|---|
| Frühzeitig | Risiko andeuten |
| Bei Abweichung | Transparent informieren |
| Mit Lösung | Optionen aufzeigen |
| Regelmäßig | Status-Updates |
Nachkalkulation
Nach Projektende
Was auswerten:
- Plan vs. Ist – Wie genau war die Schätzung?
- Phasen-Analyse – Wo gab es Abweichungen?
- Ursachen – Warum Abweichungen?
- Lessons Learned – Was für nächstes Mal lernen?
- Dokumentation – Für Vergleichsprojekte
Erkenntnisse nutzen
Für künftige Projekte:
| Erkenntnis | Nutzung |
|---|---|
| Typischer Mehraufwand | In Schätzung einberechnen |
| Problemphasen | Mehr Puffer dort |
| Unterschätzte Aufgaben | Künftig höher ansetzen |
| Erfolge | Beibehalten |
Häufige Fragen
10-20% sind üblich. Bei neuen Projektypen oder Unsicherheiten eher 20%, bei bekannten Projekten 10%. Der Puffer sollte nicht auf Aufgaben verteilt werden (sonst wird er aufgebraucht), sondern als Reserve gehalten werden. Bessere Schätzung reduziert langfristig den nötigen Puffer.
Bei kurzen Projekten (unter 1 Monat): wöchentlich. Bei längeren Projekten: wöchentlich die Zahlen, zweiwöchentlich detaillierte Analyse. Bei kritischen Projekten oder Abweichungen: täglich. Je früher Sie Abweichungen erkennen, desto mehr Handlungsspielraum haben Sie.
Transparenz: Sofort Stakeholder informieren. Analyse: Warum überschritten? Optionen: Scope reduzieren, mehr Ressourcen, Termin verschieben, Budget erhöhen. Entscheidung: Gemeinsam mit Auftraggeber. Dokumentation: Für nächstes Mal lernen. Panik hilft nicht – Handeln schon.
Ja, Transparenz hilft. Mitarbeiter können besser priorisieren, wenn sie das Budget kennen. Wichtig: Konstruktiv kommunizieren, nicht als Druckmittel. Budget ist Planungsrahmen, nicht Strafandrohung. Bei Überschreitung gemeinsam Lösung suchen, nicht beschuldigen.
Interne Zeiterfassung trotzdem führen – für die Nachkalkulation und künftige Angebote. Budget basierend auf Kalkulation setzen. Bei Überschreitung: Marge schmilzt, aber Leistungspflicht bleibt. Für nächstes Angebot lernen. Klare Scope-Abgrenzung im Vertrag verhindert Scope Creep.
Fazit
Zeitbudgetierung ist kein Overhead, sondern Überlebensnotwendig für Projekte. Budget vor Start festlegen, laufend kontrollieren, bei Abweichungen gegensteuern. Die Nachkalkulation liefert Erkenntnisse für künftige Projekte. Wer Stunden nicht plant und kontrolliert, verliert die Kontrolle über Kosten und Termine – und am Ende über das ganze Projekt.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen