Ressourcenplanung und Kapazitätsmanagement
Wer kann wann wie viel? Ressourcenplanung als Erfolgsfaktor.
Das Wichtigste in Kürze
- Kapazität = verfügbare Arbeitszeit
- Auslastung realistisch planen (80%, nicht 100%)
- Zeiterfassungsdaten für bessere Planung nutzen
- Puffer für Unvorhergesehenes einplanen
- Überlastung vermeiden
Warum Ressourcenplanung wichtig ist
Der Nutzen
Was gute Planung bringt:
| Nutzen | Auswirkung |
|---|---|
| Realistische Termine | Projekte werden pünktlich |
| Zufriedene Mitarbeiter | Keine Überlastung |
| Bessere Qualität | Zeit für sorgfältige Arbeit |
| Weniger Stress | Planbare Arbeitsbelastung |
| Wirtschaftlichkeit | Ressourcen optimal nutzen |
Ohne Ressourcenplanung
Was passiert:
- Überlastung – Mitarbeiter am Limit
- Unterauslastung – Kapazität verschenkt
- Terminprobleme – Projekte verzögern sich
- Qualitätsmängel – Keine Zeit für Sorgfalt
- Fluktuation – Gute Leute gehen
Kapazitäten im Blick
MyTimeTracker zeigt die Auslastung Ihrer Teams – für bessere Planung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Grundlagen der Kapazitätsplanung
Kapazität berechnen
Verfügbare Zeit ermitteln:
| Element | Berechnung |
|---|---|
| Brutto-Kapazität | Arbeitsvertrag (z.B. 40h/Woche) |
| Abzüge | Urlaub, Krankheit, Feiertage |
| Nicht-Projekt | Meetings, Verwaltung, Weiterbildung |
| Netto-Kapazität | Was für Projekte bleibt |
Beispielrechnung
Für einen Mitarbeiter/Jahr:
- Arbeitstage/Jahr – 260 Tage
- - Urlaub – - 30 Tage
- - Feiertage – - 10 Tage
- - Krankheit (Schnitt) – - 10 Tage
- - Weiterbildung – - 5 Tage
- = Anwesenheit – 205 Tage
- × Produktivitätsfaktor (80%) – für Meetings, Admin etc.
- = Projekt-Kapazität – 164 Tage = ca. 1.312 Stunden
Produktivitätsfaktor
Realistisch planen:
| Tätigkeitsart | Typischer Faktor |
|---|---|
| Entwickler | 70-80% |
| Berater (extern) | 75-85% |
| Projektleiter | 50-60% |
| Support | Variabel |
Auslastung steuern
Ziel-Auslastung
Nicht 100% anstreben:
| Auslastung | Bewertung |
|---|---|
| <70% | Unterauslastung, Kapazität frei |
| 70-80% | Optimal, Puffer vorhanden |
| 80-90% | Hoch, wenig Spielraum |
| >90% | Überlastung, Risiko |
Puffer einplanen
Warum Puffer wichtig:
- Unvorhergesehenes – Bugs, Änderungswünsche
- Krankheit – Kurzfristige Ausfälle
- Qualität – Zeit für gute Arbeit
- Flexibilität – Dringende Anfragen
- Erholung – Durchatmen zwischen Projekten
Auslastung visualisieren
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- Keine Einrichtung nötig
Planungsmethoden
Top-down
Von der Anforderung aus:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Projektbedarf | Wie viele Stunden braucht Projekt X? |
| Verfügbarkeit | Wer hat Kapazität? |
| Zuweisung | Mitarbeiter zu Projekten |
| Prüfung | Passt es? |
Bottom-up
Von der Verfügbarkeit aus:
- Mitarbeiter erfassen – Wer ist verfügbar?
- Kapazität summieren – Gesamt-Kapazität Team
- Projekte priorisieren – Was ist wichtig?
- Zuweisen – Nach Priorität besetzen
- Grenzen erkennen – Was passt nicht mehr rein?
Kombiniert
Best Practice:
| Phase | Methode |
|---|---|
| Jahresplanung | Top-down (Budget, Strategie) |
| Quartalsplanung | Kombiniert |
| Sprint/Monat | Bottom-up (reale Verfügbarkeit) |
Tools und Visualisierung
Kapazitätsübersicht
Was anzeigen:
| Element | Darstellung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Zeilen |
| Zeitraum | Spalten (Wochen/Monate) |
| Auslastung | Prozent oder Stunden |
| Farbcodierung | Grün/Gelb/Rot |
Ressourcenkalender
Planungsansicht:
- Mitarbeiter-Zeilen – Alle Teammitglieder
- Projekt-Blöcke – Zugewiesene Projekte
- Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit
- Verfügbar – Freie Kapazität
- Konflikte – Überbuchung markiert
Typische Herausforderungen
Überbuchung
Wenn mehr geplant als verfügbar:
| Lösung | Wann |
|---|---|
| Priorisieren | Was ist wichtiger? |
| Verschieben | Zeitlich entzerren |
| Externe Ressourcen | Freelancer, Zeitarbeit |
| Scope reduzieren | Weniger liefern |
| Ablehnen | Projekt nicht annehmen |
Unterbuchung
Wenn Kapazität frei:
- Akquise – Neue Projekte gewinnen
- Interne Projekte – Verbesserungen, Schulung
- Vorarbeit – Für kommende Projekte
- Weiterbildung – Skills aufbauen
- Puffer nutzen – Bewusst freihalten
Skill-Mismatch
Falsche Qualifikationen:
| Situation | Lösung |
|---|---|
| Skill fehlt | Weiterbildung, externe Hilfe |
| Falsche Verteilung | Umplanen |
| Engpass-Skills | Aufbauen, redundant besetzen |
Zeiterfassungsdaten nutzen
Für bessere Planung
Daten auswerten:
| Auswertung | Nutzen |
|---|---|
| Ist vs. Plan | Schätzungen verbessern |
| Produktivitätsfaktor | Realistischer kalkulieren |
| Saisonale Muster | Vorausplanen |
| Krankheitsquote | Puffer richtig bemessen |
Kontinuierliche Verbesserung
Aus Daten lernen:
- Erfassen – Alle Zeiten dokumentieren
- Analysieren – Abweichungen verstehen
- Anpassen – Planung verbessern
- Wiederholen – Kontinuierlich optimieren
Häufige Fragen
70-80% für Projektarbeit ist realistisch und gesund. 100% funktioniert nie – es gibt immer Meetings, Admin, Unvorhergesehenes. Dauerhafte Überplanung führt zu Burnout, Qualitätsproblemen und Fluktuation. Puffer ist kein Luxus, sondern notwendig.
Puffer einplanen (20-30% der Kapazität). Priorisierung vorbereiten: Was kann warten? Eskalationsprozess definieren: Wer entscheidet bei Konflikten? Transparenz schaffen: Wenn neu rein kommt, muss anderes warten. Kommunizieren statt Druck aufbauen.
Beides. Pro Projekt: Was braucht dieses Projekt an Ressourcen? Pro Person: Was kann dieser Mitarbeiter leisten? Die Herausforderung ist der Abgleich: Summe der Projektbedarfe muss zur Summe der Kapazitäten passen. Tools helfen bei der Visualisierung.
Abhängig vom Horizont. Langfristig (Quartal/Jahr): grobe Zuordnung, Persontage. Mittelfristig (Monat): Wochenweise, genauere Zuordnung. Kurzfristig (Sprint/Woche): Tagesgenau, konkrete Aufgaben. Zu detaillierte Langfristplanung ist Zeitverschwendung.
Individuelle Faktoren vermeiden – das führt zu Diskussionen und Demotivation. Besser: Realistische Team-Durchschnitte verwenden. Seniorität berücksichtigen (Senior schafft mehr als Junior). Aus historischen Daten lernen, nicht aus Annahmen.
Fazit
Ressourcenplanung ist der Schlüssel zu realistischen Projekten und zufriedenen Mitarbeitern. Kapazität ehrlich berechnen, Ziel-Auslastung bei 70-80% halten, Puffer einplanen. Zeiterfassungsdaten helfen, Schätzungen zu verbessern und Muster zu erkennen. Die Kombination aus Top-down- und Bottom-up-Planung liefert die besten Ergebnisse.
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