Projektzeit-Controlling: Projekte steuern mit Zeitdaten
Wer nicht misst, kann nicht steuern – das gilt besonders für Projekte.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeitdaten ermöglichen Projektsteuerung
- Soll-Ist-Vergleich zeigt Abweichungen
- Frühzeitig gegensteuern spart Kosten
- Regelmäßiges Controlling ist Pflicht
- Aus Projekten lernen für die Zukunft
Warum Projektzeit-Controlling
Der Wert von Zeitdaten
Was Controlling ermöglicht:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Transparenz | Wo steht das Projekt? |
| Frühwarnung | Probleme erkennen |
| Steuerung | Rechtzeitig eingreifen |
| Nachkalkulation | Rentabilität prüfen |
| Lernen | Für zukünftige Projekte |
Ohne Controlling
Was passiert:
- Überraschungen – Budget plötzlich aufgebraucht
- Keine Steuerung – Erst am Ende sichtbar
- Schuldzuweisungen – Wer hat die Zeit verbraucht?
- Falsche Preise – Kalkulation stimmt nicht
- Wiederholung – Gleiche Fehler immer wieder
Projekte im Griff
MyTimeTracker zeigt Ihren Projektstatus in Echtzeit – für bessere Entscheidungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Soll-Ist-Vergleich
Grundlagen
Was vergleichen:
| Element | Soll | Ist |
|---|---|---|
| Gesamtstunden | Budget | Gebucht |
| Pro Phase | Phasenbudget | Verbraucht |
| Pro Mitarbeiter | Geplant | Erfasst |
| Pro Woche | Tempo | Tatsächlich |
Berechnung
Wichtige Kennzahlen:
- Verbrauchsgrad – Ist-Stunden / Soll-Stunden × 100%
- Fertigstellungsgrad – Erledigte Arbeit / Gesamtarbeit × 100%
- Effizienz – Fertigstellung / Verbrauch
- Prognose – Restaufwand bei aktuellem Tempo
- Budget-Rest – Soll - Ist = verfügbar
Interpretation
Was die Zahlen sagen:
| Verbrauch | Fertigstellung | Status |
|---|---|---|
| 50% | 50% | Im Plan |
| 50% | 30% | Kritisch |
| 50% | 70% | Unter Budget |
| 80% | 50% | Alarm |
Steuerungsmaßnahmen
Bei Überziehung
Was tun:
| Maßnahme | Wann |
|---|---|
| Scope reduzieren | Features streichen |
| Mehr Ressourcen | Wenn verfügbar |
| Effizienz steigern | Prozesse optimieren |
| Nachverhandeln | Mehr Budget vom Kunden |
| Akzeptieren | Wenn unvermeidbar |
Bei Unterverbrauch
Auch relevant:
- Qualität – Wird wirklich alles erledigt?
- Scope – Wurde weniger geliefert?
- Effizienz – Team besonders produktiv?
- Schätzung – War die Planung zu großzügig?
- Risiko – Kommt noch was?
Rechtzeitig reagieren
MyTimeTracker warnt bei Budgetüberschreitung – bevor es zu spät ist.
- Sofort einsatzbereit
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- Keine Einrichtung nötig
Controlling-Prozess
Regelmäßigkeit
Wann prüfen:
| Intervall | Aktivität |
|---|---|
| Täglich | Buchungen prüfen |
| Wöchentlich | Status-Update |
| Monatlich | Detailanalyse |
| Bei Meilensteinen | Phasen-Review |
| Am Ende | Nachkalkulation |
Workflow
So funktioniert Controlling:
- Daten sammeln – Zeitbuchungen, Status
- Analysieren – Soll-Ist, Trend
- Bewerten – Kritisch? Okay?
- Maßnahmen – Bei Abweichung
- Kommunizieren – Team, Kunde, Management
- Dokumentieren – Für Nachkalkulation
Prognosen erstellen
Hochrechnung
Wie es weitergeht:
| Methode | Berechnung |
|---|---|
| Linear | Bisheriges Tempo fortschreiben |
| Bottom-up | Restaufgaben neu schätzen |
| Experten | Projektleiter-Einschätzung |
| Kombiniert | Mehrere Methoden mitteln |
Earned Value
Professionelle Methode:
- Planned Value (PV) – Was sollte erledigt sein?
- Earned Value (EV) – Was ist erledigt?
- Actual Cost (AC) – Was hat es gekostet?
- Schedule Variance – EV - PV (zeitlich)
- Cost Variance – EV - AC (Kosten)
Nachkalkulation
Am Projektende
Was prüfen:
| Aspekt | Vergleich |
|---|---|
| Gesamtaufwand | Plan vs. Ist |
| Pro Phase | Wo Abweichungen |
| Pro Rolle | Wer wie viel |
| Rentabilität | Gewinn/Verlust |
Lessons Learned
Für die Zukunft:
- Was lief gut? – Beibehalten
- Was lief schlecht? – Verbessern
- Schätzqualität – Wo daneben?
- Risiken – Welche eingetreten?
- Prozess – Was ändern?
Häufige Fragen
Für Controlling reichen meist 15-Minuten-Intervalle. Minutengenaue Erfassung bringt selten Mehrwert, verursacht aber Aufwand. Wichtiger ist die korrekte Zuordnung zu Projekten und Phasen. Bei Festpreis-Projekten ist grobe Granularität oft ausreichend, bei Time & Material brauchen Sie genauere Daten.
Mindestens wöchentlich bei aktiven Projekten. Bei kritischen Projekten oder kurzer Laufzeit täglich. Das Controlling-Intervall sollte zur Projektgröße passen: Ein 2-Wochen-Sprint braucht engere Kontrolle als ein 12-Monats-Projekt.
Erst analysieren: Warum? Dann Maßnahmen prüfen: Scope reduzieren, Ressourcen aufstocken, Effizienz steigern, nachverhandeln. Früh kommunizieren – Überraschungen sind schlimmer als Probleme. Manchmal muss man auch akzeptieren, dass ein Projekt teurer wird als geplant.
Bei Time & Material: unbedingt, es ist die Abrechnungsgrundlage. Bei Festpreis: hängt vom Vertrauensverhältnis ab. Transparenz kann Vertrauen stärken, aber auch Diskussionen auslösen. Zeigen Sie eher Ergebnisse als Stunden, außer der Kunde fragt explizit.
Nachkalkulation ist der Schlüssel: Vergleichen Sie jeden Projektabschluss mit der Schätzung. Wo lagen Sie daneben? Warum? Sammeln Sie Erfahrungswerte. Nutzen Sie historische Daten für neue Schätzungen. Mit der Zeit werden Sie besser – aber perfekt wird niemand.
Fazit
Projektzeit-Controlling macht Projekte steuerbar: Soll-Ist-Vergleiche zeigen, wo Sie stehen, Prognosen, wohin es geht. Regelmäßiges Controlling ermöglicht rechtzeitiges Gegensteuern – bevor das Budget aufgebraucht ist. Die Nachkalkulation liefert Erkenntnisse für bessere Schätzungen in der Zukunft. Investieren Sie Zeit ins Controlling – es spart am Ende Geld.
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