Arbeitszeit im Mitarbeitergespräch thematisieren
Arbeitszeit ist sensibel – so sprechen Sie es konstruktiv an.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitszeit proaktiv ansprechen, nicht nur bei Problemen
- Daten als Gesprächsbasis nutzen
- Beide Seiten hören: Belastung und Anforderungen
- Lösungen gemeinsam entwickeln
- Vereinbarungen dokumentieren
Warum Arbeitszeit ansprechen
Anlässe
Wann thematisieren:
| Anlass | Fokus |
|---|---|
| Jahresgespräch | Regelmäßiger Check |
| Überstunden-Häufung | Belastung besprechen |
| Zeiterfassungsprobleme | Lücken, Fehler |
| Wunsch nach Änderung | Teilzeit, Homeoffice |
| Leistungsprobleme | Zeit als Faktor |
Nutzen
Was es bringt:
- Prävention – Burnout verhindern
- Fairness – Belastung erkennen
- Compliance – ArbZG einhalten
- Optimierung – Ineffizienzen finden
- Beziehung – Vertrauen aufbauen
Datenbasierte Gespräche
MyTimeTracker liefert die Fakten für konstruktive Mitarbeitergespräche.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vorbereitung
Daten sammeln
Was vorbereiten:
| Daten | Quelle |
|---|---|
| Arbeitszeiten | Zeiterfassungssystem |
| Überstunden | Saldo, Entwicklung |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |
| Projektzeit | Auslastung |
| Vergleich | Team-Durchschnitt |
Gesprächsziel definieren
Was erreichen:
- Informieren – Status quo klären
- Verstehen – Gründe erfahren
- Unterstützen – Hilfe anbieten
- Vereinbaren – Nächste Schritte
- Dokumentieren – Ergebnisse festhalten
Gesprächsführung
Einstieg
Wie beginnen:
| Ansatz | Beispiel |
|---|---|
| Neutral | "Ich möchte über Ihre Arbeitszeit sprechen..." |
| Wertschätzend | "Ich sehe, dass Sie viel leisten..." |
| Datenbasiert | "Die Zeiterfassung zeigt..." |
| Fragend | "Wie geht es Ihnen mit der aktuellen Belastung?" |
Fragen stellen
Was fragen:
- Belastung – "Wie empfinden Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung?"
- Überstunden – "Was sind die Gründe für die Mehrarbeit?"
- Hindernisse – "Was hindert Sie an pünktlichem Feierabend?"
- Wünsche – "Was würde Ihnen helfen?"
- Perspektive – "Wie sehen Sie die Entwicklung?"
Transparente Arbeitszeiten
MyTimeTracker macht Belastung sichtbar – für bessere Gespräche.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Situationen
Chronische Überstunden
Wie ansprechen:
| Schritt | Vorgehen |
|---|---|
| Fakten | Zahlen zeigen |
| Ursachen | Gemeinsam analysieren |
| Gesundheit | Fürsorgepflicht betonen |
| Lösungen | Priorisierung, Ressourcen |
| Vereinbarung | Konkreten Plan machen |
Zeiterfassung wird vergessen
Wie angehen:
- Nicht vorwurfsvoll – "Ich sehe Lücken in der Zeiterfassung"
- Gründe verstehen – "Woran liegt es?"
- Wichtigkeit erklären – "Warum es wichtig ist"
- Hilfe anbieten – "Was würde helfen?"
- Nachhalten – Folgetermin vereinbaren
Teilzeitwunsch
Wie besprechen:
| Aspekt | Klären |
|---|---|
| Motiv | Warum Teilzeit |
| Umfang | Wie viele Stunden |
| Verteilung | Welche Tage/Zeiten |
| Aufgaben | Was anpassen |
| Perspektive | Befristet oder dauerhaft |
Schwierige Gespräche
Wenn Leistung nicht stimmt
Zusammenhang prüfen:
| Frage | Was dahinter stecken kann |
|---|---|
| Überstunden = gute Leistung? | Nicht unbedingt |
| Wenig Stunden = faul? | Vielleicht effizient |
| Lange Anwesenheit? | Kann ineffizient sein |
| Immer erreichbar? | Evtl. Abgrenzungsproblem |
Widerstand begegnen
Wenn Mitarbeiter abblocken:
- Ruhig bleiben – Nicht eskalieren
- Verständnis zeigen – "Ich verstehe, dass..."
- Fakten wiederholen – Sachlich bleiben
- Pause anbieten – "Lassen Sie uns darüber nachdenken"
- Follow-up – Neuen Termin vereinbaren
Vereinbarungen treffen
Was vereinbaren
Konkrete Ergebnisse:
| Vereinbarung | Beispiel |
|---|---|
| Überstundenabbau | "Bis 30.04. auf unter 20h" |
| Erfassungsdisziplin | "Täglich bis 18 Uhr buchen" |
| Arbeitszeitmodell | "Ab 01.05. vier Tage/Woche" |
| Review | "In 4 Wochen erneut sprechen" |
Dokumentation
Was festhalten:
- Datum, Teilnehmer – Formal korrekt
- Themen – Was besprochen
- Vereinbarungen – Konkret, messbar
- Fristen – Bis wann was
- Unterschriften – Beide Seiten
Nachbereitung
Follow-up
Was danach:
| Aktion | Wann |
|---|---|
| Protokoll teilen | Innerhalb 2 Tagen |
| Maßnahmen umsetzen | Zeitnah |
| Entwicklung beobachten | Fortlaufend |
| Folgetermin | Vereinbarter Zeitpunkt |
Häufige Fragen
Ja, Mitarbeiter haben Anspruch auf Einsicht in ihre Arbeitszeitnachweise. Transparenz ist auch für das Gespräch wichtig – wenn beide dieselben Zahlen sehen, ist die Basis für konstruktive Diskussion besser.
Wertschätzend und fürsorglich, nicht vorwurfsvoll. Betonen Sie Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber. Fragen Sie nach Ursachen und bieten Sie Unterstützung an. Machen Sie deutlich, dass dauerhafte Überlastung nicht nachhaltig ist.
Nehmen Sie das ernst. Prüfen Sie gemeinsam: Ist das Arbeitsvolumen realistisch? Gibt es Ineffizienzen? Fehlen Ressourcen? Manchmal stimmt die Wahrnehmung, manchmal hilft Priorisierung. Seien Sie offen für organisatorische Änderungen.
Sie dürfen fragen, aber der Mitarbeiter muss nicht antworten. Für die betriebliche Planung reicht oft zu wissen, dass es einen Grund gibt. Bei Teilzeit nach TzBfG muss kein Grund genannt werden. Respektieren Sie Privatsphäre.
Mindestens im jährlichen Mitarbeitergespräch. Bei Auffälligkeiten (viele Überstunden, häufige Krankheit) zeitnah ansprechen. Proaktiv ist besser als erst zu reagieren, wenn es bereits Probleme gibt.
Fazit
Arbeitszeit im Mitarbeitergespräch anzusprechen ist wichtig für Gesundheit, Compliance und Zufriedenheit. Bereiten Sie sich mit Daten vor, führen Sie das Gespräch wertschätzend und lösungsorientiert, und treffen Sie konkrete Vereinbarungen. Schwierige Themen wie Überstunden oder Erfassungsprobleme offen anzusprechen verhindert größere Probleme später. Ein Follow-up stellt sicher, dass aus Gesprächen Verbesserungen werden.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen