Abmahnung im Arbeitsrecht: Leitfaden für Arbeitgeber
Die Abmahnung ist das wichtigste Instrument vor einer verhaltensbedingten Kündigung. Richtig eingesetzt schützt sie Arbeitgeber und gibt Arbeitnehmern die Chance zur Besserung.
Das Wichtigste in Kürze
- Abmahnung ist Vorstufe zur Kündigung
- Muss Pflichtverletzung konkret benennen
- Warnung vor Konsequenzen erforderlich
- In der Regel vor verhaltensbedingter Kündigung nötig
- Keine Formvorschriften, aber schriftlich empfohlen
Was ist eine Abmahnung?
Definition
Die Abmahnung hat drei Funktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Rügefunktion | Konkretes Fehlverhalten benennen |
| Warnfunktion | Konsequenzen androhen |
| Dokumentation | Für mögliche Kündigung |
Abgrenzung
Unterschied zu anderen Maßnahmen:
- Ermahnung – Hinweis, keine Kündigungsankündigung
- Abmahnung – Formelle Warnung mit Konsequenz
- Kündigung – Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Aufhebungsvertrag – Einvernehmliche Trennung
Wann abmahnen?
Typische Abmahnungsgründe:
| Grund | Beispiel |
|---|---|
| Arbeitszeitverstöße | Unpünktlichkeit, Zeitbetrug |
| Krankmeldung | Zu spät, gar nicht |
| Arbeitsleistung | Schlechtleistung (konkret!) |
| Verhalten | Beleidigung, Störung |
| Nebenpflichten | Verschwiegenheit, Konkurrenz |
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Voraussetzungen
Steuerbares Verhalten
Nur abmahnbar, wenn:
| Voraussetzung | Bedeutung |
|---|---|
| Steuerbar | Arbeitnehmer konnte anders handeln |
| Schuldhaft | Vorsatz oder Fahrlässigkeit |
| Konkret | Bestimmter Vorfall |
| Arbeitsrechtlich relevant | Pflicht verletzt |
Was nicht abmahnbar ist
Ausgeschlossen:
- Krankheit – Keine Pflichtverletzung
- Schlechtleistung durch Krankheit – Personenbedingt
- Leistungsschwankungen – Im normalen Rahmen
- Betriebsbedingte Gründe – Nicht verhaltensbedingt
Verhältnismäßigkeit
Schwere beachten:
| Verstoß | Angemessene Reaktion |
|---|---|
| Einmaliges Zuspätkommen | Ermahnung |
| Wiederholtes Zuspätkommen | Abmahnung |
| Schwerer Vertrauensbruch | Ggf. sofort Kündigung |
Inhalt der Abmahnung
Erforderliche Elemente
Was enthalten sein muss:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Sachverhalt | Wann, was genau ist passiert? |
| Pflichtverletzung | Welche Pflicht wurde verletzt? |
| Rüge | Klare Missbilligung |
| Warnung | Kündigung bei Wiederholung |
Konkretheit
Präzise formulieren:
Falsch:
"Sie kommen ständig zu spät."
Richtig:
"Am 15.01.2026 sind Sie um 9:23 Uhr erschienen,
obwohl Ihr Arbeitsbeginn laut Arbeitsvertrag
9:00 Uhr ist. Dies stellt eine Verletzung
Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten dar."
Konsequenz androhen
Warnung formulieren:
| Falsch | Richtig |
|---|---|
| "Das dulden wir nicht" | "Für den Wiederholungsfall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung rechnen." |
| "Letzte Warnung" | Konkrete Kündigungsandrohung |
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Form und Zugang
Keine Formvorschrift
Aber empfohlen:
| Form | Bewertung |
|---|---|
| Schriftlich | Empfohlen |
| Mündlich | Möglich, schwer beweisbar |
| Möglich, Zugang nachweisen | |
| Einschreiben | Sicherster Weg |
Zugang sicherstellen
Wichtig für Wirksamkeit:
- Persönliche Übergabe – Mit Empfangsbestätigung
- Einschreiben (Rückschein) – Nachweis vorhanden
- Einwurf-Einschreiben – Gilt als zugegangen
- Zeuge bei Übergabe – Zusätzliche Sicherheit
Keine Frist
Aber zeitnah:
| Aspekt | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitnah | Nicht Monate später |
| Verwirkung | Zu späte Abmahnung kann unwirksam sein |
| Beweislage | Je früher, desto besser |
Häufige Fehler
Typische Fehlerquellen
Was schiefgehen kann:
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Unkonkret | Abmahnung unwirksam |
| Keine Kündigungsdrohung | Nur Ermahnung |
| Pauschalvorwürfe | Nicht nachweisbar |
| Falscher Sachverhalt | Abmahnung unwirksam |
| Unverhältnismäßig | Kann angefochten werden |
Rechtliche Risiken
Was passieren kann:
- Kündigung scheitert – Keine wirksame Abmahnung vorher
- Arbeitnehmer klagt erfolgreich – Entfernung aus Personalakte
- Rufschaden – Bei unberechtigter Abmahnung
- Vertrauensverlust – Im Team
Reaktion des Arbeitnehmers
Mögliche Reaktionen
Was Arbeitnehmer tun können:
| Reaktion | Beschreibung |
|---|---|
| Akzeptieren | Abmahnung hinnehmen |
| Gegendarstellung | Schriftlich widersprechen |
| Entfernung verlangen | Aus Personalakte |
| Klage | Auf Entfernung |
Gegendarstellung
Recht des Arbeitnehmers:
- Wird zur Akte genommen
- Muss nicht inhaltlich geprüft werden
- Zeigt andere Sichtweise
Abmahnung und Kündigung
Verhältnis
Zusammenhang:
| Situation | Abmahnung nötig? |
|---|---|
| Verhaltensbedingte Kündigung | In der Regel ja |
| Schwerer Vertrauensbruch | Ggf. Ausnahme |
| Personenbedingte Kündigung | Nein |
| Betriebsbedingte Kündigung | Nein |
Gleichartige Verstöße
Wichtig bei Kündigung:
- Abmahnung wegen Zuspätkommen – Kündigung nur bei erneutem Zuspätkommen
- Abmahnung wegen Krankmeldung – Kündigung bei erneutem Verstoß möglich
- Anderes Fehlverhalten – Neue Abmahnung nötig
- Keine Gleichartigkeit – Kündigung nicht gerechtfertigt
Häufige Fragen
Es gibt keine feste Zahl. Bei schweren Verstößen kann eine Abmahnung reichen, bei leichten Verstößen können mehrere nötig sein. Entscheidend ist: Der Arbeitnehmer muss die Chance zur Besserung gehabt haben und sie nicht genutzt haben.
Nein, es gibt keine Formvorschrift. Aber: Eine mündliche Abmahnung ist im Streitfall schwer zu beweisen. Schriftlich mit Empfangsbestätigung ist dringend empfohlen.
Ja, nach einer gewissen Zeit ohne weitere Verstöße kann die Abmahnung ihre Wirkung verlieren (Regelfall: 2-3 Jahre). Dann muss vor einer Kündigung erneut abgemahnt werden. Die Abmahnung bleibt aber in der Personalakte.
Nein, bei der Abmahnung selbst nicht. Der Arbeitnehmer kann sich aber an den Betriebsrat wenden, wenn er sich ungerecht behandelt fühlt. Bei der späteren Kündigung muss der Betriebsrat angehört werden.
Ja, wenn die Abmahnung unberechtigt war (falscher Sachverhalt) oder formell unwirksam. Auch nach längerer Zeit ohne Verstöße kann Entfernung verlangt werden. Notfalls klärt das Arbeitsgericht.
Fazit
Die Abmahnung ist ein wichtiges arbeitsrechtliches Instrument, das richtig eingesetzt werden muss. Sie muss konkret, verhältnismäßig und dokumentiert sein. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist sie in der Regel erforderlich. Bei Zweifeln empfiehlt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
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