Dienstplan Gastronomie und Hotel: Rechtssicher planen

Dienstplan Gastronomie und Hotel: Rechtssicher planen

Gastronomie und Hotellerie leben von Flexibilität – aber auch von klaren Regeln. Ein guter Dienstplan balanciert betriebliche Anforderungen, Mitarbeiterwünsche und gesetzliche Vorgaben. So gelingt die Planung.

Das Wichtigste in Kürze

• Gastronomie hat Sonderregelungen bei Arbeitszeit und Pausen
• Sonn- und Feiertagsarbeit ist erlaubt, aber mit Ausgleich
• Minijobber haben besondere Dokumentationspflichten
• Vorlaufzeit für Dienstpläne beachten (oft tariflich geregelt)
• Flexibilität durch gute Planung, nicht durch Willkür

Besonderheiten der Branche

Herausforderungen

Mitarbeiterstruktur

Typisch in Gastronomie/Hotel:

• Festangestellte (Vollzeit, Teilzeit)
• Minijobber (520-€-Basis)
• Saisonkräfte
• Aushilfen/Studenten
• Führungskräfte (oft mit Überstundenpauschale)

Rechtlicher Rahmen

Relevante Regelungen:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Jugendarbeitsschutzgesetz (bei Azubis)
• Tarifverträge (NGG, DEHOGA)
• Mutterschutzgesetz

Arbeitszeitregeln für Gastronomie

Tägliche Arbeitszeit

Grundsatz: Max. 8 Stunden, erweiterbar auf 10 Stunden mit Ausgleich.

Besonderheit Gastronomie: Die Erweiterung auf 10 Stunden ist häufig nötig (Events, Hochzeiten).

Ausgleich: Innerhalb von 6 Monaten (oder 24 Wochen) auf durchschnittlich 8 Stunden.

Ruhezeiten

Grundsatz: 11 Stunden zwischen zwei Schichten.

Gastronomie-Ausnahme (§ 5 Abs. 2 ArbZG): Verkürzung auf 10 Stunden möglich.

Aber: Innerhalb von 4 Wochen muss durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit ausgeglichen werden.

Pausen

Aufteilung: Pausen können auf 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt werden.

Sonn- und Feiertagsarbeit

Erlaubt in Gastronomie: Grundsätzlich ja, da Ausnahme nach § 10 ArbZG.

Aber:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei sein
• Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen
• Feiertagsarbeit: Ersatzruhetag innerhalb von 8 Wochen

Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

1. Bedarf ermitteln

Faktoren:

• Öffnungszeiten
• Erwartetes Gästeaufkommen
• Reservierungen/Events
• Erfahrungswerte (letztes Jahr, letzte Woche)

Beispiel Restaurant:

2. Verfügbarkeiten prüfen

Abfragen:

• Urlaubswünsche
• Feste Einschränkungen (Studium, Familie)
• Präferenzen (Früh-/Spätschicht)

Berücksichtigen:

• Gesetzliche Einschränkungen (Jugendliche, Schwangere)
• Vertraglich vereinbarte Arbeitszeiten
• Qualifikationen (nicht jeder kann alles)

3. Schichten zuordnen

Prinzipien:

• Fairness (gleichmäßige Verteilung von beliebten/unbeliebten Schichten)
• Qualifikation (Schichtleiter, Küchenchef vorhanden?)
• Ruhezeiten einhalten
• Wochenarbeitszeit beachten

4. Minijobber einplanen

Besonderheiten:

• 520-€-Grenze beachten (bei Mindestlohn: max. ~42 Stunden/Monat)
• Arbeitszeiten genau dokumentieren
• Nicht zu viele Stunden in einer Woche

5. Plan kommunizieren

Vorlaufzeit:

• Mindestens 1 Woche vorher (besser 2)
• Tarifverträge können längere Fristen vorsehen
• Kurzfristige Änderungen nur einvernehmlich

Geteilte Schichten (Split-Shifts)

Was sind geteilte Schichten?

Definition: Arbeit mit einer längeren Unterbrechung am Tag.

Beispiel: 11:00-14:00 Uhr (Mittagsservice) – Pause – 18:00-23:00 Uhr (Abendservice)

Rechtliche Grenzen

Arbeitszeit: Beide Blöcke zusammen max. 10 Stunden Arbeitszeit.

Ruhezeit: Wenn die Unterbrechung >11 Stunden ist, gilt sie als Ruhezeit → neuer Arbeitstag.

Praxis: Geteilte Schichten sind unbeliebt. Nutzen Sie sie sparsam.

Alternative

Besser: Durchgehende Schichten (Mittag oder Abend) und genug Personal für beide.

Minijobber richtig einplanen

Stundenkontingent

Bei 12,82 € Mindestlohn (2026): Max. ca. 40,5 Stunden/Monat.

Verteilung:

• Gleichmäßig: ~10 Stunden/Woche
• Flexibel: Manche Wochen mehr, andere weniger

Dokumentationspflicht

MiLoG §17:

• Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit
• Spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung
• Aufbewahrung 2 Jahre

Typische Fehler

Jugendliche und Azubis

Arbeitszeiten nach JArbSchG

Besondere Regeln

• 5-Tage-Woche
• Samstagsarbeit erlaubt (mit Ausgleich)
• Sonntags- und Feiertagsarbeit: Nur an max. 26 Sonntagen/Jahr
• Pausen: 30 Min. bei >4,5 Std., 60 Min. bei >6 Std.

Dienstplan-Konsequenzen

• Azubis nicht nach 22:00 Uhr einplanen
• 2 Tage pro Woche frei (davon 1 Samstag oder Sonntag)
• Längere Pausen berücksichtigen

Saisonale Planung

Hochsaison

Herausforderungen:

• Mehr Personal nötig
• Längere Arbeitszeiten
• Weniger Urlaubsmöglichkeiten

Lösungen:

• Saisonkräfte einstellen
• Überstundenregelung klar kommunizieren
• Urlaubssperre (wenn zulässig)

Nebensaison

Herausforderungen:

• Personalüberhang
• Kosten reduzieren
• Mitarbeiter halten

Lösungen:

• Arbeitszeitkonten nutzen (Überstunden abbauen)
• Weiterbildung anbieten
• Kurzfristige Reduzierung (einvernehmlich)

Feiertage und Events

Planung:

• Frühzeitig planen (Weihnachten, Silvester)
• Zuschläge kalkulieren
• Freiwilligkeit fördern (aber Pflicht durchsetzen können)

Digitale Dienstplanung

Vorteile

Funktionen guter Software

☐ Verfügbarkeiten erfassen ☐ Drag-and-Drop-Planung ☐ Automatische Konfliktprüfung (Ruhezeiten, Stundengrenze) ☐ Mobile App für Mitarbeiter ☐ Tauschbörse ☐ Integration mit Zeiterfassung

Tauschbörse

Funktionsweise: Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen.

Vorteile:

• Mehr Flexibilität
• Weniger Planungsaufwand
• Höhere Zufriedenheit

Regeln:

• Qualifikation muss passen
• Vorgesetzter muss genehmigen
• Arbeitszeiten müssen eingehalten werden

Praktische Tipps

Fairness sicherstellen

Grundsätze:

• Wochenenden rotierend verteilen
• Unbeliebte Schichten (Silvester) fair teilen
• Wunschfrei ermöglichen

Puffer einplanen

Warum: Krankheit, Ausfälle, unerwartetes Gästeaufkommen.

Wie:

• Rufbereitschaft vereinbaren
• Springer-Mitarbeiter
• Kontakte zu Aushilfen pflegen

Kommunikation

Transparent:

• Plan rechtzeitig veröffentlichen
• Änderungen sofort kommunizieren
• Feedback einholen

Häufige Fragen zur Dienstplanung in der Gastronomie

Fazit

Dienstplanung in Gastronomie und Hotel erfordert Jonglieren zwischen Gästeaufkommen, Mitarbeiterwünschen und Rechtsvorschriften. Mit guter Planung, fairer Verteilung und digitalen Tools gelingt der Spagat. Investieren Sie Zeit in die Planung – Sie sparen sie bei der Umsetzung.