Zeiterfassung für Zahnarztpraxen und Dental
Behandlungszeiten, Prophylaxe, Verwaltung – Zahnarztpraxen haben vielfältige Zeiterfassungsbedürfnisse.
Das Wichtigste in Kürze
- Verschiedene Tätigkeitsbereiche erfassen
- Behandlungszeiten für Abrechnung relevant
- Praxiszeiten oft über reguläre Arbeitszeit
- Teilzeitkräfte und Aushilfen verwalten
- Weiterbildungszeiten dokumentieren
Besonderheiten der Branche
Mitarbeitergruppen
Wer arbeitet in der Praxis:
| Gruppe | Typische Arbeitszeit |
|---|---|
| Zahnärzte (angestellt) | Vollzeit, oft lang |
| ZFA (Vollzeit) | 38-40 Stunden |
| ZFA (Teilzeit) | Individuell |
| Prophylaxe-Fachkraft | Oft Teilzeit |
| Empfang/Verwaltung | Praxisöffnung |
| Auszubildende | Nach Ausbildungsordnung |
Arbeitszeit-Besonderheiten
Was die Praxis prägt:
- Öffnungszeiten – Oft 8-19 Uhr, Sa vormittags
- Behandlungsende – Letzte Behandlung = Überlänge
- Notdienste – Evtl. abends/Wochenende
- Vor-/Nachbereitung – Vor Praxisöffnung, nach Schluss
- Pausen – Zwischen Patienten (schwierig)
Praxis-Zeiterfassung
MyTimeTracker passt sich den Anforderungen Ihrer Zahnarztpraxis an.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Arbeitsbereiche
Am Behandlungsstuhl
Assistenz und Behandlung:
| Tätigkeit | Erfassung |
|---|---|
| Behandlungsassistenz | Arbeitszeit |
| Instrumentenaufbereitung | Arbeitszeit |
| Patientenvorbereitung | Arbeitszeit |
| Nachbereitung Zimmer | Arbeitszeit |
Prophylaxe
Eigenständiger Bereich:
- Behandlung – Zeit pro Patient
- Vor-/Nachbereitung – Zimmer richten, aufräumen
- Dokumentation – Behandlungsdoku
- Auswertung – Umsatz pro Stunde möglich
Empfang und Verwaltung
Nicht am Stuhl:
| Tätigkeit | Zeiterfassung |
|---|---|
| Patientenannahme | Arbeitszeit |
| Terminplanung | Arbeitszeit |
| Abrechnung | Arbeitszeit |
| Bestellung | Arbeitszeit |
| Telefon | Arbeitszeit |
Schichtplanung
Typische Praxiszeiten
Wie Schichten aussehen:
| Schicht | Zeit |
|---|---|
| Früh | 7:30-15:00 |
| Spät | 12:00-19:30 |
| Samstag | 8:00-13:00 |
| Durchgehend | Je nach Modell |
Besetzungsplanung
Wer wann da sein muss:
- Behandlung – Mind. 1 ZFA pro Behandler
- Empfang – Während Öffnungszeit
- Prophylaxe – Nach Terminlage
- Vor Öffnung – Vorbereitung
- Nach Schluss – Aufräumen, Sterilisation
Dienstplanung für Praxen
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Pausen in der Praxis
Herausforderungen
Warum Pausen schwierig sind:
| Problem | Ursache |
|---|---|
| Durchgehende Behandlung | Keine feste Mittagspause |
| Notfall | Patient kommt unerwartet |
| Kleine Lücken | Nicht für echte Pause |
| Telefon | Klingelt trotzdem |
Lösungsansätze
Was möglich ist:
- Feste Mittagspause – Praxis schließt 12-13 Uhr
- Rotierende Pause – Versetzt Pause machen
- Behandlungsfreie Zeit – Regelmäßig im Plan
- Dokumentation – Auch kurze Pausen erfassen
Fortbildung
Weiterbildungszeiten
Was dokumentieren:
| Art | Erfassung |
|---|---|
| Interne Schulung | Als Arbeitszeit |
| Externe Fortbildung | Je nach Vereinbarung |
| Hygiene-Schulung | Pflicht, Arbeitszeit |
| Röntgen-Update | Pflicht, Arbeitszeit |
Nachweis
Für Qualitätsmanagement:
| Nachweis | Zweck |
|---|---|
| Fortbildungsstunden | QM-Nachweis |
| Zertifikate | Für Akten |
| Zeitnachweis | Arbeitszeit-Dokumentation |
Teilzeitkräfte
Typische Modelle
In der Praxis üblich:
- Halbtags – Nur Vormittag oder Nachmittag
- Tageweise – Z.B. Mo, Mi, Fr
- Stundenkontingent – Flexibel abrufbar
- Minijob – Aushilfe bei Bedarf
Herausforderungen
Was beachten:
| Herausforderung | Lösung |
|---|---|
| Koordination | Gute Planung |
| Übergabe | Dokumentation |
| Verfügbarkeit | Frühzeitig planen |
| Stundengrenze | Bei Minijob beachten |
Systemanforderungen
Was die Praxis braucht
Anforderungen:
| Funktion | Wichtigkeit |
|---|---|
| Einfache Erfassung | Hoch |
| Schichtplanung | Hoch |
| Teilzeitverwaltung | Hoch |
| Fortbildung tracken | Mittel |
| Auswertungen | Mittel |
Erfassungsmethoden
Was passt:
- App – Für alle praktisch
- Web – Am Praxis-PC
- Tablet – Im Pausenraum
- Terminal – Am Eingang (optional)
Häufige Fragen
Wenn Dienstkleidung in der Praxis angezogen werden muss (Hygiene): ja. Viele Praxen handhaben das pragmatisch: Entweder pauschale Zeit (z.B. 10 Min) oder Mitarbeiter kommen fertig umgezogen. Wichtig ist eine klare Regelung für alle.
Behandlungszeiten (für Abrechnung) und Arbeitszeiten sind unterschiedlich. Die Zeiterfassung dokumentiert die Anwesenheit des Mitarbeiters. Behandlungszeiten pro Patient erfasst die Praxissoftware separat. Beides kann verknüpft werden, muss aber nicht.
Ja, Pausen müssen dokumentiert werden – auch wenn sie unregelmäßig sind. Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause Pflicht. Wenn keine echte Pause möglich ist, ist das ein Organisationsproblem, das gelöst werden muss. Keine Pause = Überstunden.
Notdienste sind Arbeitszeit mit entsprechenden Zuschlägen (je nach Tarifvertrag/Vereinbarung). Separat erfassen, damit Zuschläge berechnet werden können. Ruhezeit nach Nachtdienst beachten. Notdienst-Bereitschaft (Rufbereitschaft) ist anders zu behandeln als aktiver Dienst.
Kommt auf die Vereinbarung an. Vom Arbeitgeber angeordnete oder notwendige Fortbildung (z.B. Pflichtschulungen) ist Arbeitszeit. Freiwillige Fortbildung kann anders geregelt sein. Im Zweifel: Vorher mit dem Praxisinhaber klären und schriftlich vereinbaren.
Fazit
Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis muss verschiedene Tätigkeitsbereiche und Mitarbeitergruppen abbilden. Die Herausforderung liegt in den oft unregelmäßigen Arbeitszeiten und der Pausenorganisation. Ein einfaches System, das von allen genutzt werden kann, ist wichtiger als umfangreiche Funktionen. Die Integration mit Schichtplanung und Teilzeitverwaltung macht das Praxismanagement leichter.
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