Zeiterfassung in der Arztpraxis

Zeiterfassung in der Arztpraxis

Arztpraxen haben besondere Arbeitszeiten: Sprechstunden zu festen Zeiten, aber auch Notfälle zwischendurch. Die Zeiterfassung für medizinische Fachangestellte (MFA) und anderes Praxispersonal muss diese Besonderheiten abbilden.

Das Wichtigste in Kürze

• Sprechstundenzeiten bestimmen den Personalbedarf
• MFA-Arbeitszeit folgt nicht den Sprechstunden 1:1
• Vor- und Nachbereitung ist Arbeitszeit
• Notdienst und Bereitschaft separat regeln
• Teilzeit weit verbreitet

Besonderheiten in Arztpraxen

Sprechstundenzeiten

Typische Sprechzeiten einer Hausarztpraxis:

Arbeitszeit ≠ Sprechstunde

MFA-Arbeitszeit geht über die Sprechstunde hinaus:

Personalstruktur

Arbeitszeit der MFA

Typische Arbeitszeiten

Bei geteilten Sprechstunden:

• 7:30 Praxis öffnen, vorbereiten
• 8:00 Sprechstundenbeginn
• 12:00 Sprechstundenende
• 12:30 Nachbereitung, Pause
• 14:30 Vorbereitung
• 15:00 Sprechstundenbeginn
• 18:00 Sprechstundenende
• 18:30 Nachbereitung, Feierabend

Geteilte Arbeitszeit

Bei Praxen mit Mittags­unterbrechung:

• Vormittag: 7:30 - 12:30
• Nachmittag: 14:30 - 18:30
• Dazwischen: Frei oder Pause

Arbeitszeit: Die Mittagsunterbrechung ist keine Arbeitszeit, wenn:

• Mindestens 2 Stunden (oft mehr)
• Mitarbeiter kann frei disponieren
• Nicht auf Abruf

Nur Vormittage

Viele MFA arbeiten Teilzeit nur vormittags:

• Sprechstunden-Kernzeit
• Ca. 20-25 Stunden/Woche
• Gut vereinbar mit Familie

Pausen in der Praxis

Regelung

Praxis-Besonderheiten

• Pause oft nach der Vormittagssprechstunde
• Bei durchgehender Sprechstunde: Pause organisieren
• Empfang muss besetzt bleiben → Ablösung

Kurze Leerläufe

Kurze Pausen zwischen Patienten:

• Keine Arbeitsunterbrechung
• Bleiben Arbeitszeit
• Nicht von Pause abziehen

Notdienst und Bereitschaft

Notdienst (ärztlich)

Bei ärztlichem Notdienst:

• MFA-Begleitung oft nötig
• Arbeitszeit für MFA
• Zuschläge beachten

Telefonbereitschaft

Wenn MFA telefonisch erreichbar sein müssen:

• Rufbereitschaft = nur bei Einsatz Arbeitszeit
• Bereitschaftsdienst = komplett Arbeitszeit
• Klare Regelung nötig

Notfall in der Sprechstunde

Wenn Notfälle die Sprechstunde verlängern:

• Überstunden entstehen
• Zeiterfassung dokumentiert Ist-Zeit
• Ausgleich oder Vergütung

Zeiterfassung in der Praxis

Einfache Methoden

Was erfassen?

Mindestens:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende
• Pausen (wenn über 6 h)

Optional:

• Nachmittagsschicht separat
• Notdienst-Zeiten
• Fortbildungen

MVZ und Gemeinschaftspraxen

Mehrere Standorte

Bei Praxen an mehreren Orten:

• Einsatz an verschiedenen Standorten
• Fahrtzeit zwischen Standorten = Arbeitszeit
• Zeiterfassung standortübergreifend

Größere Teams

In MVZ und größeren Praxen:

• Mehr Mitarbeiter = mehr Koordination
• Schichtplanung nötig
• Vertretungsregelungen

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung in Arztpraxen muss die besonderen Arbeitszeiten abbilden: Sprechstunden, Vor- und Nachbereitung, geteilte Arbeitszeit und gelegentliche Notdienste. Eine einfache App oder ein Terminal am Empfang reicht für die meisten Praxen aus. Wichtig ist, dass alle Arbeitszeiten – nicht nur die Sprechstundenzeiten – korrekt erfasst werden.