Zeiterfassung in Vereinen und NGOs

Zeiterfassung in Vereinen und NGOs

Vereine und gemeinnützige Organisationen beschäftigen Hauptamtliche und koordinieren Ehrenamtliche. Beide Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

• Hauptamtliche: Volle Arbeitszeiterfassung wie in Unternehmen
• Ehrenamtliche: Keine Pflicht, aber oft sinnvoll
• Projektförderung: Oft Nachweis der Arbeitszeit erforderlich
• Minijobber: Dokumentationspflicht besteht
• Mischformen beachten

Hauptamtliche Mitarbeiter

Rechtliche Situation

Hauptamtliche in Vereinen:

Typische Positionen

• Geschäftsführung
• Projektleitung
• Verwaltung/Buchhaltung
• Öffentlichkeitsarbeit
• Fundraising
• Projektmitarbeiter
• Assistenz

Zeiterfassung für Hauptamtliche

Wie in anderen Organisationen:

• Arbeitsbeginn und -ende
• Pausen
• Überstunden
• Urlaub und Krankheit

Ehrenamtliche

Keine Arbeitnehmer

Ehrenamtliche sind rechtlich keine Arbeitnehmer:

Warum trotzdem erfassen?

Gute Gründe für Dokumentation:

• Nachweis gegenüber Fördermittelgebern
• Versicherungsschutz (Unfallversicherung)
• Wertschätzung der geleisteten Arbeit
• Planung und Koordination

Einfache Erfassung

Für Ehrenamtliche geeignet:

Projektförderung

Fördermittel und Nachweise

Bei öffentlicher Förderung oft:

• Personalkosten nachweisen
• Stundenzettel vorlegen
• Projektbezogene Zuordnung
• Monatliche/quartalsweise Berichte
• Schlussabrechnung

Stundenzettel für Förderprojekte

Was oft verlangt wird:

Ehrenamtliche in Förderprojekten

Ehrenamtliche Arbeit als Eigenanteil:

• Oft als „Eigenleistung" anerkannt
• Dokumentation wichtig
• Stundenwert kann angesetzt werden
• Nachweispflicht wie bei Hauptamtlichen

Minijobber im Verein

Besondere Regelungen

Vereine beschäftigen oft Minijobber:

Typische Minijobs

• Trainertätigkeit
• Büroaushilfe
• Platzwart
• Kassenwart mit Vergütung
• Jugendarbeit
• Veranstaltungshilfe

Übungsleiter und Trainer

Übungsleiterpauschale

Steuerfrei bis zu bestimmten Grenzen:

Zeiterfassung für Übungsleiter

Empfehlung:

• Trainingsstunden dokumentieren
• Vor- und Nachbereitung
• Wettkampfbegleitung
• Fahrtzeiten (wenn vergütet)

Veranstaltungen

Zeiterfassung bei Events

Bei Vereinsveranstaltungen:

Besondere Arbeitszeiten

Bei Veranstaltungen oft:

• Lange Tage
• Wochenendarbeit
• Abendveranstaltungen
• Arbeitszeitgesetz für Hauptamtliche beachten!

Mischformen

Wenn die Grenzen verschwimmen

In der Praxis oft:

• Ehrenamtlicher wird zum Minijobber
• Teilzeit-Hauptamtlicher mit ehrenamtlichem Engagement
• Übungsleiter mit verschiedenen Rollen

Klare Trennung

Empfehlung:

• Rollen klar definieren
• Verträge sauber gestalten
• Zeiten getrennt erfassen
• Vergütung eindeutig zuordnen

Vorstand

Ehrenamtlicher Vorstand

Vorstände sind meist ehrenamtlich:

• Keine Arbeitnehmer
• Keine Arbeitszeiterfassungspflicht
• Aber: Kann für Entlastung dokumentiert werden

Hauptamtlicher Vorstand

Bei größeren NGOs:

• Arbeitsvertrag möglich
• Dann volle Arbeitszeiterfassung
• Wie andere Hauptamtliche

Häufige Fragen

Fazit

Zeiterfassung in Vereinen und NGOs betrifft vor allem die hauptamtlichen Mitarbeiter – hier gelten die gleichen Regeln wie in Unternehmen. Für Ehrenamtliche besteht keine Pflicht, aber eine Dokumentation ist oft sinnvoll – insbesondere bei Förderprojekten. Minijobber (z.B. Trainer, Aushilfen) unterliegen der Dokumentationspflicht. Wichtig ist eine klare Trennung der verschiedenen Tätigkeitsformen.