Zeiterfassung für Steuerberater und Kanzleien

In der Steuerkanzlei ist Zeit Geld – im wahrsten Sinne des Wortes.

Das Wichtigste in Kürze

Mandantenbezogene Zeiterfassung ist Standard
Grundlage für Honorarabrechnung
Deadlines und Fristen im Blick
Mitarbeiterproduktivität messen
Integration mit Kanzleisoftware

Besonderheiten der Branche

Arbeitsrealität

Wie in Kanzleien gearbeitet wird:

Merkmal	Beschreibung
Mandantenbezogen	Arbeit immer für Mandanten
Fristengetrieben	Abgabetermine bestimmen Takt
Saisonal	Jahresabschlüsse, Steuererklärungen
Vielfältig	Viele Mandanten, viele Aufgaben
Dokumentationspflichtig	Nachweisbar was gemacht wurde

Abrechnungsmodelle

Wie Kanzleien abrechnen:

Nach Zeitaufwand – Stunden × Stundensatz
Nach Gegenstandswert – StBVV (Steuerberatervergütungsverordnung)
Pauschal – Fester Betrag pro Leistung
Kombination – Pauschale + Aufwand
Erfolgshonorar – Selten, bei Sonderleistungen

Kanzlei-Zeiterfassung

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Mandantenzeiten erfassen

Was erfassen

Für jede Buchung:

Feld	Beispiel
Mandant	Müller GmbH
Bereich	Buchführung, Jahresabschluss
Tätigkeit	Belegerfassung, Abstimmung
Dauer	Stunden/Minuten
Mitarbeiter	Wer gearbeitet hat
Abrechenbar	Ja/Nein

Zeitgranularität

Wie genau erfassen:

Granularität	Einsatz
1 Minute	Sehr genau, aufwändig
6 Minuten	0,1h, üblich
15 Minuten	Grob, schnell
Pauschal	Bei Standardleistungen

Fristen und Deadlines

Fristenübersicht

Was typisch ist:

Frist	Termin
USt-Voranmeldung	10. des Folgemonats
Lohnsteuer	10. des Folgemonats
ESt-Erklärung	31.7. (mit Berater: 28/29.2. des Folgejahres)
Jahresabschluss	Je nach Rechtsform
GewSt-Erklärung	31.7. (mit Berater verlängert)

Fristen in der Zeiterfassung

Wie nutzen:

Deadline sichtbar – Im System hinterlegen
Restaufwand – Was noch zu tun ist
Warnung – X Tage vor Frist
Priorisierung – Dringendes zuerst
Nachweis – Wann eingereicht

Fristen im Blick

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Abrechnung

Stundennachweis

Was an den Mandanten geht:

Element	Inhalt
Zeitraum	Monat, Quartal, Jahr
Tätigkeiten	Was wurde gemacht
Dauer	Stunden
Stundensatz	Je nach Mitarbeiter/Leistung
Summe	Gesamthonorar

Pauschal vs. Aufwand

Wann was:

Pauschal sinnvoll wenn – Wiederkehrende Standardleistung
Kalkulierbarer Aufwand
Mandant wünscht Planbarkeit
Aufwand sinnvoll wenn – Individueller Fall
Unklarer Umfang
Beratungsintensiv
Kontrolle – Immer Zeit erfassen, auch bei Pauschale

Interner Kontrolle

Was prüfen:

Kennzahl	Ziel
Produktivität	Abrechenbar/Gesamt
Rentabilität	Ertrag pro Mandant
Aufwand	Stimmt Kalkulation?
Mitarbeiter	Wer arbeitet wie viel

Mitarbeiterproduktivität

Messen

Was die Zeiterfassung zeigt:

Kennzahl	Berechnung
Abrechenbare Quote	Mandantenzeit/Gesamtzeit
Stunden pro Mandant	Verteilung
Auslastung	Arbeitszeit vs. verfügbar
Effizienz	Gleiche Aufgabe bei verschiedenen MA

Auswertung

Pro Mitarbeiter:

Gesamtstunden – Wie viel gearbeitet
Mandantenverteilung – Für wen gearbeitet
Abrechenbar – Anteil abrechenbare Zeit
Tätigkeiten – Was hauptsächlich
Trends – Entwicklung über Zeit

Saisonale Spitzen

Das Problem

Typische Peaks:

Zeit	Ursache
Januar-April	Jahresabschlüsse
Mai-Juli	Steuererklärungen
Dezember	Jahresendarbeiten
Monatsende	Laufende Buchhaltung

Umgang

Wie managen:

Früh anfangen – Nicht alles auf den letzten Drücker
Priorisieren – Was zuerst
Kapazität planen – Urlaub nicht in Spitzen
Überstunden – Konto aufbauen, später abbauen
Auslagern – Freelancer für Spitzen

Integration

Kanzleisoftware

Was verbinden:

Software	Integration
DATEV	Schnittstellen
Addison	Export/Import
Agenda	Kanzleimodule
Stotax	Verknüpfung

Dokumentenmanagement

Zeiten zu Dokumenten:

Akte – Zeit der Akte zuordnen
Dokument – Bearbeitungszeit erfassen
Vorgang – Alles zum Fall
Nachweis – Wann was bearbeitet

Häufige Fragen

Mindestens auf Mandanten- und Leistungsebene (Buchhaltung, Jahresabschluss, Beratung). 6-Minuten-Taktung (0,1h) ist üblich und für die Abrechnung genau genug. Zu detailliert bindet zu viel Zeit – die Balance zwischen Nachvollziehbarkeit und Praktikabilität ist wichtig.

Unbedingt! Nur so wissen Sie, ob die Pauschale kostendeckend ist. Wenn Sie regelmäßig mehr Zeit investieren als kalkuliert, müssen Sie die Pauschale anpassen oder die Effizienz steigern. Ohne Zeiterfassung arbeiten Sie möglicherweise unter Wert.

Arbeitszeitkonto nutzen: In der Hochsaison Überstunden aufbauen, in ruhigeren Phasen abbauen. Wichtig: Im Arbeitsvertrag regeln, dass Ausgleich zeitnah erfolgen muss. Dauerhafte Überstunden ohne Ausgleich führen zu Burnout und rechtlichen Problemen.

60-75% abrechenbare Zeit ist ein guter Richtwert. Weniger bedeutet zu viel interne Zeit (prüfen warum). Mehr kann bedeuten, dass interne Aufgaben (Fortbildung, Qualitätssicherung) vernachlässigt werden. Hängt auch von der Rolle ab: Partner haben oft weniger abrechenbare Zeit als Sachbearbeiter.

Ja, viele Zeiterfassungssysteme haben DATEV-Schnittstellen oder Export-Funktionen. Damit können Zeiten direkt in die Kanzleisoftware übernommen werden – für Abrechnung und Controlling. Prüfen Sie bei der Auswahl der Zeiterfassung, ob DATEV-Kompatibilität gegeben ist.

Fazit

Für Steuerkanzleien ist mandantenbezogene Zeiterfassung unverzichtbar – sie ist die Basis für Honorarabrechnung, Produktivitätsmessung und Rentabilitätskontrolle. Auch bei Pauschalhonoraren Zeit erfassen! Die Integration mit Kanzleisoftware spart doppelte Arbeit. Saisonale Spitzen mit Arbeitszeitkonten managen. Eine gute Zeiterfassung macht den Unterschied zwischen „gefühlt viel gearbeitet" und „nachweisbar produktiv".

Zeiterfassung für Steuerberater und Kanzleien