Zeiterfassung für Startups und Scale-ups
Zwischen Agilität und Compliance – warum auch Startups Zeiterfassung brauchen.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassungspflicht gilt auch für Startups
- Früh anfangen spart spätere Probleme
- Einfache, skalierbare Lösung wählen
- Vertrauenskultur und Dokumentation vereinbar
- Investoren und Audits erwarten Compliance
Die Startup-Perspektive
Typische Einstellung
Was viele denken:
| Annahme | Realität |
|---|---|
| "Wir sind zu klein" | Pflicht gilt ab 1 Mitarbeiter |
| "Das bremst uns" | Einfache Tools kosten kaum Zeit |
| "Vertrauen reicht" | Vertrauen + Dokumentation |
| "Später wenn wir groß sind" | Dann ist Nachrüsten aufwändig |
Warum Startups zögern
Gründe:
- Startup-Kultur – "Wir sind keine Konzernbürokraten"
- Flexibilität – "Alle arbeiten wann sie wollen"
- Aufwand – "Haben Wichtigeres zu tun"
- Kontrolle – "Wir vertrauen unserem Team"
- Kosten – "Kein Budget für HR-Tools"
- Unwissen – "Wussten nicht dass es Pflicht ist"
Startup-freundlich
MyTimeTracker: Einfach, schnell, günstig.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Warum es trotzdem wichtig ist
Rechtliche Pflicht
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| EuGH/BAG-Urteil | Zeiterfassung ist Pflicht |
| Unternehmensgröße | Unabhängig |
| ArbZG | Grenzen gelten auch für Startups |
| Strafen | Bußgelder möglich |
Weitere Gründe
Über Compliance hinaus:
- Investoren – Erwarten professionelle Prozesse
- Due Diligence – Wird bei Finanzierung geprüft
- Skalierung – Was bei 5 funktioniert, nicht bei 50
- Fördermittel – Oft Nachweis der Arbeitszeit nötig
- Projekte – Aufwand für Kunden dokumentieren
- Fairness – Wer arbeitet wie viel?
Einfache Umsetzung
Was ein Startup braucht
Anforderungen:
| Kriterium | Empfehlung |
|---|---|
| Schneller Start | Sofort einsatzbereit |
| Einfache Bedienung | Keine Schulung nötig |
| Geringe Kosten | Pro Nutzer, skalierbar |
| Flexibilität | Homeoffice, Remote |
| Minimal-Aufwand | Zwei Klicks pro Tag |
Praktische Lösung
So könnte es aussehen:
- App oder Web – Von überall zugänglich
- Tageserfassung – Beginn, Ende, kurze Pause
- Optional: Projekte – Für Kundenabrechnung
- Selbsterfassung – Jeder dokumentiert selbst
- Keine Überwachung – Vertrauen bleibt
- Monats-Export – Für Buchhaltung/Audit
In 5 Minuten startklar
MyTimeTracker für Teams jeder Größe.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Skalierung berücksichtigen
Von 5 auf 50 Mitarbeiter
Was sich ändert:
| Phase | Anforderung |
|---|---|
| Gründerphase | Minimal, Hauptsache dokumentiert |
| Erste Mitarbeiter | Einheitlicher Prozess |
| Wachstum | Abteilungen, Projektzuordnung |
| Scale-up | Integration mit HR, Lohn |
Lösung wählen
Was beachten:
- Cloud-basiert – Wächst automatisch mit
- Preismodell pro Nutzer – Zahlen nur was man braucht
- API – Spätere Integration möglich
- Features erweiterbar – Projektzeit, Abwesenheiten
- Migration möglich – Datenexport wenn nötig
Investoren und Compliance
Was Investoren sehen wollen
Bei Due Diligence:
| Thema | Frage |
|---|---|
| Compliance | Haltet ihr das Gesetz ein? |
| Prozesse | Habt ihr saubere Abläufe? |
| Risiken | Drohen Nachzahlungen/Strafen? |
| Skalierbarkeit | Funktioniert das auch bei 100 MA? |
Vorbereitet sein
Was zeigen können:
- Zeiterfassung vorhanden – System, Prozess
- Daten verfügbar – Auswertungen, Export
- ArbZG-Einhaltung – Keine systematischen Verstöße
- Überstunden-Regelung – Wie wird damit umgegangen
- Skalierungsplan – Wie wächst das mit
Startup-Kultur erhalten
Vertrauen + Dokumentation
Wie es zusammenpasst:
| Element | Startup-Ansatz |
|---|---|
| Selbsterfassung | Mitarbeiter dokumentiert selbst |
| Keine Kontrolle | Führungskräfte prüfen nicht täglich |
| Ergebnisorientiert | Leistung zählt, nicht Anwesenheit |
| Flexibilität | Wann ist egal, Dokumentation nicht |
Kommunikation
Wie erklären:
- Warum – Rechtliche Pflicht, nicht Misstrauen
- Wie – Einfach, wenige Klicks
- Was ändert sich nicht – Flexibilität, Vertrauen
- Wofür die Daten – Compliance, nicht Überwachung
- Feedback – Wenn zu aufwändig, anpassen
Häufige Fragen
Ab dem ersten Mitarbeiter (neben den Gründern). Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch Minijobber müssen erfasst werden.
Nicht wenn sie richtig eingeführt wird. Eine einfache Selbsterfassung (2 Klicks pro Tag) ändert nichts an Vertrauen oder Flexibilität. Sie macht nur die rechtlich nötige Dokumentation.
Cloud-basierte Lösungen starten oft bei 2-5€ pro Nutzer und Monat. Bei einem 10-Personen-Team also 20-50€ im Monat. Das ist günstiger als jede potenzielle Strafe oder Nachzahlung.
Geschäftsführende Gesellschafter sind arbeitsrechtlich oft keine Arbeitnehmer und unterliegen nicht dem ArbZG. Aber: Wenn Sie praktisch wie Angestellte arbeiten, sollten auch Sie dokumentieren.
Jetzt. Je früher Sie starten, desto weniger Aufwand später. Bei einer Finanzierungsrunde oder einem Audit werden fehlende Zeiterfassungsdaten zum Problem. Rückwirkend erstellen geht nicht.
Fazit
Startups sind nicht vom Arbeitsrecht ausgenommen – die Pflicht zur Zeiterfassung gilt ab dem ersten Mitarbeiter. Eine einfache, Cloud-basierte Lösung kostet wenig und lässt sich in Minuten einführen. Das erhält die Startup-Kultur (Vertrauen, Flexibilität) und erfüllt trotzdem die Compliance-Anforderungen. Investoren und Audits erwarten es – und beim Skalieren rächt sich jede verzögerte Einführung.
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