Cloud vs. On-Premise Zeiterfassung
Wo sollen Ihre Zeiterfassungsdaten liegen – in der Cloud oder auf eigenem Server?
Das Wichtigste in Kürze
- Cloud: Schnell einsatzbereit, keine IT-Wartung, monatliche Kosten
- On-Premise: Volle Kontrolle, höhere Initialkosten, eigene IT nötig
- Datenschutz: Beide DSGVO-konform möglich
- Für KMU: Cloud oft sinnvoller
- Für Konzerne: On-Premise kann Vorteile haben
Die Grundmodelle
Cloud (SaaS)
Was Cloud bedeutet:
| Aspekt | Beschreibung |
|---|---|
| Hosting | Beim Anbieter |
| Zugang | Über Internet |
| Bezahlung | Monatlich/Jährlich pro Nutzer |
| Updates | Automatisch durch Anbieter |
| IT-Aufwand | Minimal |
On-Premise
Was On-Premise bedeutet:
- Installation – Auf eigenem Server
- Betrieb – Eigene IT verantwortlich
- Daten – Im eigenen Rechenzentrum
- Updates – Selbst einspielen
- Kosten – Einmal-Lizenz + Wartung
Cloud-Zeiterfassung
MyTimeTracker: Sofort starten, keine IT-Sorgen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vergleich der Aspekte
Kosten
Kostenstrukturen:
| Aspekt | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| Initialkosten | Niedrig | Hoch |
| Laufende Kosten | Pro Nutzer/Monat | Wartung, IT |
| Skalierung | Flexibel | Hardware nötig |
| Gesamtkosten 5J | Mittel-Hoch | Mittel-Hoch |
TCO-Betrachtung
Total Cost of Ownership:
- Cloud (100 Nutzer, 5€/Monat) – Jahr 1-5: je 6.000€
- Gesamt: 30.000€
- On-Premise (100 Nutzer) – Lizenz: 15.000€
- Server: 5.000€
- IT-Aufwand: 10.000€/Jahr (50.000€)
- Wartung: 2.000€/Jahr (10.000€)
- Gesamt: ~80.000€
- Hinweis: Stark vereinfacht, variiert stark
Vor- und Nachteile
Cloud-Vorteile
Was für Cloud spricht:
| Vorteil | Erläuterung |
|---|---|
| Schneller Start | Innerhalb Minuten nutzbar |
| Keine IT nötig | Anbieter kümmert sich |
| Automatische Updates | Immer aktuell |
| Skalierbar | Nutzer einfach hinzufügen |
| Ortsunabhängig | Von überall erreichbar |
| Backup inkl. | Anbieter sichert Daten |
Cloud-Nachteile
Was gegen Cloud spricht:
- Abhängigkeit – Vom Anbieter und dessen Verfügbarkeit
- Laufende Kosten – Dauerhaft zu zahlen
- Daten extern – Nicht auf eigenem Server
- Internetabhängig – Ohne Netz kein Zugriff
- Anpassbarkeit – Oft eingeschränkt
- Anbieterwechsel – Kann aufwändig sein
On-Premise-Vorteile
Was für On-Premise spricht:
| Vorteil | Erläuterung |
|---|---|
| Volle Kontrolle | Daten im eigenen Haus |
| Einmalige Kosten | Keine laufenden Lizenzen |
| Anpassbarkeit | Oft mehr möglich |
| Unabhängigkeit | Kein Anbieter-Risiko |
| Compliance | Manche Branchen erfordern es |
On-Premise-Nachteile
Was gegen On-Premise spricht:
- IT-Aufwand – Eigene Ressourcen nötig
- Initialkosten – Höhere Anfangsinvestition
- Updates – Selbst einspielen
- Sicherheit – Selbst verantwortlich
- Skalierung – Hardware-Investition nötig
- Verfügbarkeit – Selbst sicherstellen
Ohne IT-Aufwand
MyTimeTracker Cloud: Wir kümmern uns um Technik.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Datenschutz und Sicherheit
DSGVO
Beide können konform sein:
| Aspekt | Cloud | On-Premise |
|---|---|---|
| DSGVO-konform | Möglich | Möglich |
| Datenstandort | Prüfen (EU-Server) | Eigene Kontrolle |
| Auftragsverarbeitung | AV-Vertrag nötig | Entfällt |
| Technische Maßnahmen | Anbieter verantwortlich | Selbst verantwortlich |
Sicherheitsaspekte
Vergleich:
- Cloud – Professionelle Sicherheit
- Regelmäßige Updates
- Backup redundant
- ABER: Daten extern
- On-Premise – Eigene Kontrolle
- Kein externer Zugriff
- ABER: Selbst verantwortlich
- Fazit – Sicherheit hängt von Umsetzung ab,
Entscheidungshilfe
Wann Cloud
Cloud ist besser wenn:
| Situation | Begründung |
|---|---|
| Kleine IT-Abteilung | Wenig eigene Ressourcen |
| Schneller Start | Sofort loslegen |
| Mehrere Standorte | Zentrale Lösung |
| Schwankende Nutzerzahl | Flexible Skalierung |
| Budget begrenzt | Niedrige Einstiegskosten |
Wann On-Premise
On-Premise ist besser wenn:
- Strenge Compliance – Branche erfordert lokale Daten
- Große IT-Abteilung – Kapazität für Betrieb
- Langfristige Kalkulation – Bei sehr vielen Nutzern
- Spezielle Anpassungen – Tiefe Integration nötig
- Offline-Anforderung – Kein stabiles Internet
Hybride Modelle
Das Beste aus beiden
Kombination:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Private Cloud | Cloud, aber eigener Server |
| Managed On-Premise | Eigener Server, Anbieter wartet |
| Hybrid | Kern lokal, Extras in Cloud |
Häufige Fragen
Ja, wenn der Anbieter EU-Server nutzt und einen Auftragsverarbeitungsvertrag bietet. Deutsche Cloud-Anbieter wie MyTimeTracker erfüllen alle DSGVO-Anforderungen. Prüfen Sie das Datenverarbeitungsverzeichnis des Anbieters.
Seriöse Anbieter bieten Datenexport und haben Notfallpläne. Prüfen Sie vor Vertragsschluss die Exit-Strategie. Regelmäßige eigene Backups der exportierten Daten sind zusätzlicher Schutz.
Ja, die meisten Anbieter unterstützen Datenmigration. Der Aufwand hängt von der Datenmenge und Komplexität ab. Planen Sie eine Übergangsphase und prüfen Sie die Datenformate vorher.
Grobe Faustregel: Ab 500+ Nutzern und eigenem IT-Team kann On-Premise wirtschaftlich werden. Aber: Der TCO-Vergleich hängt stark von internen IT-Kosten ab. Viele große Unternehmen nutzen trotzdem Cloud.
Normales Internet genügt – Zeiterfassung überträgt wenig Daten. Wichtiger ist Zuverlässigkeit. Gute Cloud-Lösungen haben Offline-Puffer, sodass kurze Ausfälle überbrückt werden.
Fazit
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist Cloud-Zeiterfassung die praktischere Wahl: Schneller Start, keine IT-Sorgen, planbare Kosten. On-Premise kann für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen, großen IT-Abteilungen oder sehr vielen Nutzern sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht das Modell, sondern die Umsetzung – beide können sicher und DSGVO-konform sein.
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