Zeiterfassung für Speditionen und LKW-Fahrer
Lenkzeiten, Ruhezeiten, Be- und Entladen – die Zeiterfassung für Berufskraftfahrer ist streng reguliert und technisch anspruchsvoll.
Das Wichtigste in Kürze
- Fahrtenschreiber ist Pflicht (digital seit 2006)
- EU-Verordnung 561/2006 regelt Lenk- und Ruhezeiten
- Nicht nur Lenkzeit ist Arbeitszeit
- Strenge Kontrollen und Bußgelder
- Integration Fahrtenschreiber und Zeiterfassung sinnvoll
Gesetzliche Grundlagen
EU-Verordnung 561/2006
Lenk- und Ruhezeiten:
| Element | Regelung |
|---|---|
| Tägliche Lenkzeit | Max. 9h, 2x/Woche 10h |
| Wöchentliche Lenkzeit | Max. 56h |
| 2-Wochen-Lenkzeit | Max. 90h |
| Tägliche Ruhezeit | Min. 11h (9h möglich) |
| Wöchentliche Ruhezeit | Min. 45h (24h möglich) |
Fahrtenschreiber
Pflicht für:
- LKW > 3,5t zGG
- Busse > 9 Personen
- Digitaler Tachograph – Seit 2006 Pflicht in Neufahrzeugen
- Fahrerkarte – Persönlich, 5 Jahre gültig
- Datendownload – Fahrzeug: alle 90 Tage
- Fahrerkarte: alle 28 Tage
Fahrtenschreiber-Integration
MyTimeTracker integriert Fahrtenschreiberdaten in die Zeiterfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Arbeitszeit vs. Lenkzeit
Unterscheidung
Nicht das Gleiche:
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Lenkzeit | Zeit am Steuer |
| Arbeitszeit | Gesamte Arbeitszeit |
| Andere Arbeit | Be-/Entladen, Wartung |
| Bereitschaft | Warten (anrechenbar) |
Was ist Arbeitszeit
Alles, nicht nur Fahren:
- Lenkzeit – Am Steuer
- Be- und Entladen – Wenn vom Fahrer
- Fahrzeugpflege – Kontrolle, Tanken
- Dokumentation – Papiere, Lieferscheine
- Wartezeit (aktiv) – Wenn Anwesenheit Pflicht
- Aus-/Fortbildung – Pflichtstunden
Ruhezeit
Keine Arbeitszeit:
| Ruhezeit | Bedingung |
|---|---|
| Tägliche Ruhezeit | Frei verfügbar |
| Wöchentliche Ruhezeit | Frei verfügbar |
| Fahrzeugpause | Kein Arbeiten |
Digitaler Fahrtenschreiber
Funktionsweise
Was er erfasst:
| Daten | Erfassung |
|---|---|
| Lenkzeit | Automatisch |
| Andere Arbeit | Manuell wählen |
| Bereitschaft | Manuell wählen |
| Ruhezeit | Automatisch/Manuell |
| Geschwindigkeit | Kontinuierlich |
Fahrerkarte
Pflichtausstattung:
- Persönlich – Nicht übertragbar
- Einstecken – Bei Fahrtantritt
- Aktivitäten – Vor Fahrtbeginn nachtragen
- Download – Alle 28 Tage
- Aufbewahrung – 1 Jahr Daten
Status-Auswahl
Korrekt wählen:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Lenkrad | Lenkzeit |
| Hammer | Andere Arbeit |
| Quadrat | Bereitschaft |
| Bett | Ruhezeit |
Lenkzeiten und Arbeitszeit
MyTimeTracker kombiniert Fahrtenschreiberdaten mit der Gesamtarbeitszeiterfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassung in der Spedition
Kombination
Fahrtenschreiber + Zeiterfassung:
| Quelle | Daten |
|---|---|
| Fahrtenschreiber | Lenk-, Ruhe-, Bereitschaftszeiten |
| Zeiterfassung | Gesamtarbeitszeit, Disposition |
| Integration | Zusammenführen der Daten |
Für Disponenten
Im Büro:
- Normale Zeiterfassung – Wie andere Büro-MA
- Kein Fahrtenschreiber – Nur für Fahrer
- Schichtbetrieb – Wenn 24/7-Betrieb
- Unterschiedliche Regelungen – ArbZG statt FPersV
Für Lagerpersonal
Kombination:
| Tätigkeit | Erfassung |
|---|---|
| Lager | Zeiterfassung |
| Gelegentlich fahren | Fahrtenschreiber |
| Gabelstapler | Nur Zeiterfassung |
Kontrolle und Bußgelder
Wer kontrolliert
Zuständige Behörden:
| Behörde | Kontrolle |
|---|---|
| BAG | Straßenkontrollen |
| Polizei | Straßenkontrollen |
| Gewerbeaufsicht | Betriebskontrollen |
| Zoll | Mindestlohn |
Bußgelder
Bei Verstößen:
- Lenkzeitüberschreitung – Bis 3.000 € (Fahrer), 7.500 € (Unternehmer)
- Ruhezeitunterschreitung – Bis 3.000 € (Fahrer), 7.500 € (Unternehmer)
- Keine Fahrerkarte – Bis 5.000 €
- Manipulation – Straftat!
- Fehlender Download – Bis 5.000 €
Haftung
Wer haftet:
| Verstoß | Haftung |
|---|---|
| Fahrer | Selbst |
| Unternehmer | Für Organisation |
| Beide | Bei systematischen Verstößen |
Best Practices
Für Fahrer
Tägliche Routine:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Fahrtantritt | Karte einstecken, Status prüfen |
| Aktivitätswechsel | Korrekt umstellen |
| Pause | Status Ruhe wählen |
| Fahrtende | Karte entnehmen |
Für Unternehmen
Organisation:
- Download sicherstellen – Fahrerkarten: 28 Tage
- Fahrzeug: 90 Tage
- Archivierung – 1 Jahr
- Schulung – Fahrer regelmäßig
- Kontrolle – Verstöße erkennen
- Organisation – Einhaltung ermöglichen
Häufige Fragen
Kommt darauf an. Wenn Sie aktiv dabei sein müssen (Aufsicht, Mithilfe), ist es Arbeitszeit. Wenn Sie nur warten und die Zeit frei gestalten können, kann es Bereitschaft sein. Im Zweifelsfall: Als Arbeitszeit erfassen und mit dem Arbeitgeber klären.
Die Karte speichert etwa 28 Tage Daten. Bei voller Karte werden die ältesten Daten überschrieben. Deshalb ist der regelmäßige Download alle 28 Tage Pflicht. Bei Kontrolle müssen Sie 28 Tage nachweisen können.
Nein, Lenkzeit ist nur die Zeit am Steuer während der Fahrt. Gespräche mit Kunden, Warenübergabe, Dokumentation sind 'andere Arbeit'. Der Fahrtenschreiber muss entsprechend umgestellt werden.
Sofort melden und dokumentieren (handschriftliche Aufzeichnungen auf der Rückseite des Ausdrucks oder auf separatem Blatt). Reparatur innerhalb einer Woche, wenn möglich früher. Bei Defekt unterwegs: Aufzeichnungen nachholen, sobald möglich.
Zusätzlich zum Fahrpersonalrecht gilt das Arbeitszeitgesetz. Die EU-Verordnung 561/2006 regelt Lenk- und Ruhezeiten, das ArbZG die Gesamtarbeitszeit. Beide müssen eingehalten werden. Das kann bedeuten: Lenkzeit ok, aber zu viel Gesamtarbeitszeit.
Fazit
Zeiterfassung in der Spedition ist doppelt komplex: Der Fahrtenschreiber erfasst Lenk- und Ruhezeiten, die Zeiterfassung die Gesamtarbeitszeit. Beides muss stimmen, beides wird kontrolliert. Die Integration beider Systeme schafft Überblick und verhindert Verstöße. Für Fahrer heißt das: Status korrekt wählen, Karte regelmäßig downloaden lassen. Für Unternehmen: Organisation, Kontrolle und Schulung.
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