Zeiterfassung in Logistik und Spedition

Zeiterfassung in Logistik und Spedition

Logistik und Spedition sind Branchen in Bewegung – im wörtlichen Sinn. Lagerarbeiter, Fahrer und Disponenten haben unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Wie bringt man alle unter einen Hut?

Das Wichtigste in Kürze

• Logistik erfordert verschiedene Erfassungsmethoden (Terminal, App, Tachograph)
• MiLoG-Dokumentationspflicht für die gesamte Branche
• Fahrer haben besondere Vorschriften (Lenk- und Ruhezeiten)
• Mobile Erfassung für Außendienst und Fahrer
• Integration mit Tourenplanung und Lohnbuchhaltung

Besonderheiten der Branche

Mitarbeitergruppen

Branchenspezifische Anforderungen

Gesetzlich:

• MiLoG-Dokumentationspflicht (Branche in § 2a SchwarzArbG genannt)
• Lenk- und Ruhezeiten für Fahrer
• Sonntagsfahrverbot (mit Ausnahmen)

Operativ:

• Schichtbetrieb (oft 24/7)
• Saisonale Schwankungen
• Hohe Flexibilitätsanforderungen
• Zeitkritische Prozesse

Zeiterfassung im Lager

Anforderungen

Umgebung:

• Große Flächen
• Temperaturschwankungen (Kühl-/Tiefkühllager)
• Staub und Feuchtigkeit
• Handschuhe (Kühllager)

Arbeitsorganisation:

• Schichtbetrieb
• Flexible Arbeitszeiten
• Akkordbasierte Tätigkeiten
• Kommissionierung, Wareneingang, Versand

Empfohlene Lösung

Terminal am Eingang:

• RFID-Chips für schnelles Stempeln
• Industrieausführung (robust)
• Mehrere Terminals bei großen Lagern

Ergänzend:

• Handscanner mit Zeiterfassung
• Warenwirtschafts-Integration

Kommissionierung zuordnen

Option 1: Nur Anwesenheit Einfach, aber keine Zuordnung zu Aufträgen.

Option 2: Auftragsbezogen Zeiterfassung pro Kommissionierauftrag über Scanner oder Terminal.

Option 3: Bereichsbezogen Umstempeln beim Wechsel des Bereichs (Wareneingang, Lager, Versand).

Zeiterfassung für Fahrer

LKW-Fahrer

Besonderheit: Lenk- und Ruhezeiten unterliegen der EU-Verordnung 561/2006.

Dokumentation:

• Digitaler Tachograph (Pflicht)
• Fahrerkarte
• Manuelle Nachträge für sonstige Arbeitszeit

Arbeitszeit-Bestandteile:

• Lenkzeit: Am Steuer
• Andere Arbeitszeit: Laden/Entladen, Wartung, Dokumentation
• Bereitschaftszeit: Warten auf Verladung
• Pausen und Ruhezeiten

Integration: Tachograph-Daten können in Zeiterfassungssoftware übernommen werden.

Kurier- und Paketfahrer

Anforderungen:

• Viele kurze Stopps
• Schnelle Erfassung
• GPS-Tracking (mit Einwilligung)

Lösung:

• Smartphone-App
• Automatische Tourenerfassung
• Start/Stop pro Tour

Außendienstler und Monteure

Anforderungen:

• Wechselnde Einsatzorte
• Projektzuordnung
• Fahrzeiterfassung

Lösung:

• Mobile App
• Projekte/Kunden auswählen
• Fahrzeit separat erfassen

Lenk- und Ruhezeiten

Gesetzliche Vorgaben

Lenkzeit:

• Max. 9 Stunden täglich (2x pro Woche 10 Stunden)
• Max. 56 Stunden wöchentlich
• Max. 90 Stunden in zwei Wochen

Pausen:

• Nach 4,5 Stunden Lenkzeit: 45 Minuten
• Oder: 15 + 30 Minuten aufgeteilt

Ruhezeit:

• Täglich: 11 Stunden (3x pro Woche auf 9 Stunden verkürzbar)
• Wöchentlich: 45 Stunden (alle 2 Wochen auf 24 Stunden verkürzbar)

Dokumentation

Kontrollen

Mögliche Prüfer:

• BAG (Bundesamt für Güterverkehr)
• Polizei
• Gewerbeaufsicht

Nachweispflicht: Letzter 28 Tage auf der Fahrerkarte + Ausdrucke/Datensätze im Unternehmen.

Schichtbetrieb in der Logistik

Typische Modelle

2-Schicht-Modell:

• Frühschicht: 06:00-14:00
• Spätschicht: 14:00-22:00

3-Schicht-Modell (24/7):

• Frühschicht: 06:00-14:00
• Spätschicht: 14:00-22:00
• Nachtschicht: 22:00-06:00

Flexible Schichten:

• Kernzeit mit flexiblem Beginn/Ende
• Anpassung an Auftragsvolumen

Schichtplanung

Integration: Zeiterfassung sollte mit Schichtplanung verbunden sein:

• Soll-Ist-Vergleich
• Abweichungen erkennen
• Automatische Zuschlagsberechnung

Saisonale Schwankungen

Herausforderung:

• Weihnachtsgeschäft
• Black Friday
• Sommer (Urlaubsvertretung)

Lösung:

• Flexible Arbeitszeitkonten
• Aushilfen mit separater Erfassung
• Überstundenregelung

MiLoG-Dokumentation

Pflichten

§ 17 MiLoG für Logistik:

• Arbeitszeitaufzeichnung Pflicht
• Spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung
• Aufbewahrung 2 Jahre

Zu dokumentieren:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Name des Arbeitnehmers

Besonderheiten bei Fahrern

Abgrenzung: Lenkzeiten sind dokumentiert (Tachograph), aber:

• Andere Arbeitszeiten (Laden, Warten) müssen separat erfasst werden
• Gesamtarbeitszeit für MiLoG relevant

Kontrollen

Zuständig: Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit)

Bußgelder: Bis zu 30.000 € bei Verstößen.

Integration und Schnittstellen

Wichtige Systeme

Tachograph-Integration

Möglichkeiten:

• Download der Fahrerkarte
• Remote-Auslesen via Telematik
• Import in Zeiterfassung

Vorteile:

• Keine doppelte Erfassung
• Lückenlose Dokumentation
• Automatische Auswertung

Tourenplanung-Integration

Nutzen:

• Soll-Zeiten aus Tourenplanung
• Vergleich mit Ist-Zeiten
• Abweichungsanalyse
• Optimierung der Planung

Mobile Zeiterfassung

Anforderungen an die App

Funktionen: ☐ Einfaches Stempeln (Kommen/Gehen) ☐ Projektzuordnung (Touren, Kunden) ☐ Offline-Fähigkeit ☐ Standorterfassung (optional, mit Einwilligung) ☐ Fahrtenbuch-Integration ☐ Pausenerfassung

GPS-Tracking

Vorteile:

• Nachvollziehbare Touren
• Automatische Fahrtzeiterfassung
• Optimierung von Routen

Rechtlich:

• Nur mit Einwilligung
• Nur für dienstliche Fahrten
• Keine Privatfahrten tracken
• Betriebsrat einbeziehen

Offline-Betrieb

Wichtig: In Kellern, Lagern und auf dem Land oft kein Netz.

Lösung: App speichert lokal, synchronisiert bei Verbindung.

Auswertungen für die Logistik

Operative Kennzahlen

Compliance-Reports

Wichtig für Prüfungen:

• MiLoG-Dokumentation vollständig
• Lenk- und Ruhezeiten eingehalten
• Arbeitszeitgrenzen beachtet

Kostenanalyse

Personalkosten zuordnen:

• Pro Tour
• Pro Kunde
• Pro Abteilung

Häufige Fragen zur Logistik-Zeiterfassung

Fazit

Zeiterfassung in Logistik und Spedition muss verschiedene Mitarbeitergruppen und Anforderungen abdecken: stationäre Lagerarbeiter, mobile Fahrer, gesetzliche Dokumentationspflichten. Die richtige Lösung kombiniert Terminals, Mobile Apps und Tachograph-Integration – und liefert Daten für Lohnabrechnung, Compliance und Optimierung.