Zeiterfassung im Sozialwesen und bei NGOs

Zeiterfassung im Sozialwesen und bei NGOs

Im sozialen Sektor zählt jede Stunde – für die Menschen und für die Förderberichte.

Das Wichtigste in Kürze

• Fördermittel erfordern genaue Zeitnachweise
• Projektbezogene Erfassung ist Pflicht
• Ehrenamtliche Zeit dokumentieren
• Compliance und Transparenz
• Schlanke Prozesse, wenig Overhead

Besonderheiten des Sektors

Arbeitsrealität

Wie im Sozialwesen gearbeitet wird:

Finanzierung

Woher das Geld kommt:

• Öffentliche Fördermittel – EU, Bund, Land, Kommune
• Stiftungen – Private Förderer
• Spenden – Privatpersonen, Unternehmen
• Mitgliedsbeiträge – Bei Vereinen
• Leistungsentgelte – Für erbrachte Dienste
• Eigenmittel – Selten, begrenzt

Fördernachweise

Was Geldgeber fordern

Typische Anforderungen:

Dokumentationsstandards

Was erfüllt werden muss:

• Vollständigkeit – Alle Stunden erfasst
• Genauigkeit – Keine Schätzungen
• Nachprüfbarkeit – Original-Aufzeichnungen
• Unterschriften – Mitarbeiter, ggf. Vorgesetzter
• Aufbewahrung – Oft 10 Jahre
• Format – Oft vorgegebene Formulare

Typische Fehler

Was bei Prüfungen auffällt:

Projektbezogene Erfassung

Struktur

Wie aufbauen:

Mehrere Projekte

Wenn Mitarbeiter in mehreren Projekten:

• Tageserfassung – Welche Stunden wohin
• Anteil – % der Stelle pro Projekt
• Exakt – Nicht schätzen, erfassen
• Konsistent – Gleiche Logik immer
• Plausibel – Prüfer schaut kritisch

Splitting

Arbeitszeit aufteilen:

Ehrenamtliche Zeit

Warum erfassen

Gründe:

Wie erfassen

Methoden:

• Einfaches System – Nicht zu komplex
• Selbsterfassung – Ehrenamtliche tragen selbst ein
• Liste – Bei Treffen unterschreiben
• App – Wenn technikaffin
• Bestätigung – Koordinator prüft

Eigenanteil

Bei Förderungen:

Compliance

Anforderungen

Was beachten:

Prüfungen

Was kommt:

• Mittelabruf – Beim Anfordern von Geld
• Zwischenbericht – Während des Projekts
• Verwendungsnachweis – Am Projektende
• Stichproben – Zufällige Kontrolle
• Sonderprüfung – Bei Verdacht

Praktische Umsetzung

Einfach halten

Ressourcenknappheit berücksichtigen:

Workflow

Typischer Ablauf:

• Arbeitsbeginn – Erfassung starten
• Projektwechsel – Umbuchen
• Arbeitsende – Erfassung beenden
• Wöchentlich – Vollständigkeit prüfen
• Monatlich – Freigabe, Export

Export

Für Berichte:

Häufige Fragen

Fazit

Im Sozialwesen und bei NGOs ist Zeiterfassung mehr als Pflicht – sie ist Voraussetzung für Förderfähigkeit. Projektbezogene Dokumentation, vollständige Nachweise und prüffähige Unterlagen sind entscheidend. Auch ehrenamtliche Zeit sollte erfasst werden, wenn sie als Eigenanteil zählt. Dabei gilt: So einfach wie möglich, so genau wie nötig. Gute Zeiterfassung schützt vor Rückforderungen und macht Transparenz möglich.