Zeiterfassung in Logistik und Transport

Unterwegs arbeiten – und trotzdem alles korrekt erfassen.

Das Wichtigste in Kürze

Logistik hat besondere Arbeitszeitregeln
Lenk- und Ruhezeiten streng reguliert
Mobile Zeiterfassung unverzichtbar
Fahrtenschreiber und Zeiterfassung kombinieren
Compliance ist existenziell

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Besonderheiten der Branche

Was anders ist

Herausforderungen:

Faktor	Auswirkung
Mobilität	Nicht am festen Arbeitsplatz
Lenk- und Ruhezeiten	Strenge EU-Vorschriften
Fahrtenschreiber	Parallele Dokumentation
Wechselnde Einsatzorte	Täglich woanders
Unplanbare Zeiten	Stau, Wartezeiten

Wer ist betroffen

Bereiche:

Fernverkehr – LKW über 3,5t
Nahverkehr – Lieferfahrzeuge
Lager – Kommissionierung, Versand
Disposition – Büroarbeit
Kurier/Express – Paketzustellung

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Rechtliche Rahmenbedingungen

Arbeitszeitgesetz

Was gilt:

Regel	Beschreibung
Max. Arbeitszeit	8h/Tag, 48h/Woche
Pausenregelung	Nach 6h: 30 Min.
Ruhezeit	11 Stunden
Bereitschaft	Zählt als Arbeitszeit

Lenk- und Ruhezeiten (EU)

Für Fahrer über 3,5t:

Lenkzeit – Max. 9h/Tag (2x pro Woche 10h)
Wöchentlich – Max. 56h Lenkzeit
Zwei Wochen – Max. 90h Lenkzeit
Pause – Nach 4,5h Lenkzeit: 45 Min.
Ruhezeit täglich – 11h (oder 9h verkürzt)
Ruhezeit wöchentlich – 45h (oder 24h verkürzt)

Fahrtenschreiber

Digitaler Tachograph:

Element	Funktion
Fahrerkarte	Persönliche Aufzeichnung
Fahrtenschreiber	Im Fahrzeug
Daten	Lenkzeit, Ruhezeit, Pause
Aufbewahrung	1 Jahr Fahrerkarte, 1 Jahr Fahrzeug

Zeiterfassung in der Praxis

Was erfasst werden muss

Vollständige Dokumentation:

Zeit	Erfassungsart
Lenkzeit	Fahrtenschreiber
Arbeitszeit (nicht Lenken)	Zeiterfassung
Bereitschaft	Zeiterfassung
Pausen	Beide Systeme
Ruhezeit	Fahrtenschreiber

Arbeitszeit vs. Lenkzeit

Der Unterschied:

Lenkzeit – Am Steuer, Fahrzeug bewegt sich
Andere Arbeit – Be-/Entladen, Fahrzeugpflege
Bereitschaft – Warten auf Beladung
Pause – Keine Arbeitszeit
Ruhezeit – Keine Arbeitszeit

Mobile Erfassung

Unterwegs dokumentieren:

Methode	Einsatz
App	Smartphone des Fahrers
Terminal	Im Fahrzeug
NFC/RFID	An Rampen, Toren
GPS	Standortbasiert

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Lager und Disposition

Lagerarbeit

Spezifische Anforderungen:

Aspekt	Umsetzung
Schichtarbeit	Früh, Spät, Nacht
Akkordarbeit	Leistung + Zeit erfassen
Pausen	Streng einhalten
Sicherheit	Ruhezeiten für Staplerfahrer

Disposition

Büroarbeit in der Logistik:

Kernarbeitszeit – Erreichbarkeit wichtig
Überstunden – Bei Notfällen
Bereitschaft – Telefonische Erreichbarkeit
Gleitzeit – Oft möglich
Homeoffice – Teilweise machbar

Herausforderungen meistern

Unplanbare Zeiten

Was tun bei:

Situation	Erfassung
Stau	Lenkzeit läuft weiter
Wartezeit Rampe	Bereitschaft oder Pause
Fahrzeugpanne	Arbeitszeit (nicht Lenken)
Grenzwartezeit	Je nach Tätigkeit

Integration Fahrtenschreiber

Daten zusammenführen:

Fahrtenschreiber-Download – Regelmäßig auslesen
Zeiterfassungssystem – Ergänzende Zeiten
Zusammenführung – Gesamtbild Arbeitszeit
Auswertung – Verstöße erkennen
Archivierung – Fristen einhalten

Mehrere Fahrzeuge

Wechselnde Einsätze:

Herausforderung	Lösung
Verschiedene Fahrzeuge	Fahrerkarte mitnehmen
Mischarbeit	Trennen: Lenken vs. andere Arbeit
Springer	Flexible Zuordnung

Compliance sicherstellen

Kontrollen

Was geprüft wird:

Kontrolleur	Prüfgegenstand
BAG	Lenk- und Ruhezeiten
Polizei	Fahrtenschreiber
Zoll	Mindestlohn, Arbeitszeit
Gewerbeaufsicht	Arbeitszeitgesetz

Strafen vermeiden

Konsequenzen bei Verstößen:

Lenkzeitverstöße – Bis 30.000 € pro Verstoß
Fahrtenschreiber-Manipulation – Straftat
Arbeitszeitverstöße – Bis 30.000 €
Dokumentationsmängel – Bußgeld + Nachforderungen
Wiederholung – Höhere Strafen, Lizenzentzug

Häufige Fragen

Kommt drauf an. Wenn Sie während der Wartezeit nicht frei über Ihre Zeit verfügen können (müssen am Fahrzeug bleiben, könnten jederzeit aufgerufen werden): Bereitschaft = Arbeitszeit. Wenn Sie sich frei bewegen können und nicht arbeitsbereit sein müssen: Pause möglich. Die Abgrenzung ist oft strittig.

Ja. Der Fahrtenschreiber dokumentiert Lenk- und Ruhezeiten, aber nicht alle Arbeitszeiten vollständig. Andere Arbeit (Be-/Entladen, Fahrzeugpflege, administrative Tätigkeiten) muss separat erfasst werden. Für die Arbeitszeitdokumentation nach BAG-Urteil brauchen Sie eine vollständige Erfassung.

Meist per App auf dem Diensthandy. Start bei Tourenbeginn, Ende bei Rückkehr. Pausen manuell buchen. Bei Fahrzeugen unter 3,5t gibt es keine Fahrtenschreiberpflicht, aber die allgemeine Zeiterfassungspflicht gilt. GPS-Tracking zur Tourendokumentation ist möglich, aber datenschutzrechtlich zu prüfen.

Nachtarbeit (23-6 Uhr) darf maximal 10 Stunden in 24 Stunden betragen (§ 6 ArbZG). Nachtschichten sollten begrenzt werden. Arbeitsmedizinische Untersuchung anbieten. Zuschläge sind üblich, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Lenkzeit-Regelungen (EU) sind davon unabhängig.

Fahrtenschreiberdaten: Fahrerkarte 28 Tage beim Fahrer, dann 1 Jahr im Unternehmen. Fahrzeugdaten: mindestens 1 Jahr. Arbeitszeitaufzeichnungen allgemein: mindestens 2 Jahre nach ArbZG. Lohnunterlagen: 6 Jahre. Im Zweifel die längere Frist wählen.

Fazit

Zeiterfassung in Logistik und Transport ist komplex: Lenk- und Ruhezeiten, Fahrtenschreiber, mobile Arbeit und strenge Kontrollen erfordern durchdachte Systeme. Fahrtenschreiber und Zeiterfassung ergänzen sich – nur zusammen entsteht ein vollständiges Bild der Arbeitszeit. Mobile Erfassung per App ist für Fahrer unverzichtbar. Compliance ist keine Option, sondern Pflicht: Die Strafen sind empfindlich.

Zeiterfassung in Logistik und Transport