Zeiterfassung für Immobilien und Hausverwaltung
Zwischen Büro und Objekten: Zeiterfassung für die Immobilienbranche.
Das Wichtigste in Kürze
- Viel Außendienst: Mobile Erfassung wichtig
- Objektzuordnung für Abrechnung
- Fahrtzeiten berücksichtigen
- Unterschied: Makler vs. Verwalter
- Compliance wie in allen Branchen
Besonderheiten der Branche
Was die Immobilienbranche ausmacht
Herausforderungen:
| Faktor | Auswirkung |
|---|---|
| Außendienst | Besichtigungen, Objektbegehungen |
| Viele Objekte | Zuordnung der Zeit |
| Kundenzeiten | Flexible Termine |
| Fahrtzeiten | Oft erheblich |
| Unterschiedliche Aufgaben | Verwaltung, Vermittlung |
Wer ist betroffen
Tätigkeitsfelder:
- Makler – Vermittlung Kauf/Miete
- Hausverwaltung – WEG, Mietverwaltung
- Facility Management – Gebäudebetrieb
- Property Management – Gewerbliche Verwaltung
- Projektentwicklung – Bau, Sanierung
Mobile Zeiterfassung
MyTimeTracker erfasst Ihre Zeit auch unterwegs – per App auf dem Smartphone.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Anforderungen an die Zeiterfassung
Mobile Erfassung
Unterwegs dokumentieren:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Smartphone-App | Überall stempeln |
| Offline-Fähigkeit | Auch ohne Netz |
| GPS optional | Standort dokumentieren |
| Schnell | Wenige Sekunden |
Objektzuordnung
Zeit dem richtigen Objekt zuweisen:
- Objektliste – Alle verwalteten Objekte
- Tätigkeitsart – Was wurde gemacht
- Zeit – Wie lange
- Fahrtzeit – Separat oder integriert
- Notizen – Besonderheiten
Typische Tätigkeiten
Was erfasst wird:
| Tätigkeit | Beispiel |
|---|---|
| Verwaltung | Korrespondenz, Buchhaltung |
| Besichtigung | Wohnungsabnahme, Begehung |
| Kundenbetreuung | Eigentümerversammlung |
| Handwerkerkoordination | Beauftragung, Kontrolle |
| Akquise | Objektakquise, Kundengewinnung |
Makler vs. Verwalter
Immobilienmakler
Spezifische Anforderungen:
| Besonderheit | Erfassung |
|---|---|
| Provision-basiert | Zeit oft nicht direkt abrechenbar |
| Flexible Termine | Abends, Wochenende |
| Exposé-Erstellung | Objektbezogene Zeit |
| Besichtigungen | Dauer + Fahrt |
| Abschluss | Vertragsbearbeitung |
Hausverwaltung
Andere Schwerpunkte:
- WEG-Verwaltung – Versammlungen, Protokolle
- Mietverwaltung – Abrechnungen, Kommunikation
- Objektbetreuung – Begehungen, Kontrollen
- Schadensmeldungen – Aufnahme, Koordination
- Nebenkostenabrechnung – Saisonale Spitze
Objekte verwalten
MyTimeTracker ermöglicht Projektzuordnung – perfekt für Objektverwaltung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Fahrtzeiten
Was zählt
Arbeitszeit oder nicht:
| Fahrt | Einordnung |
|---|---|
| Wohnung → Büro | Keine Arbeitszeit |
| Büro → Objekt | Arbeitszeit |
| Objekt → Objekt | Arbeitszeit |
| Letztes Objekt → Wohnung | Meist keine Arbeitszeit |
| Erste Fahrt direkt zum Objekt | Teilweise Arbeitszeit |
Praktische Erfassung
Wie dokumentieren:
- Separate Kategorie – "Fahrt" oder "Wegezeit"
- Objektzuordnung – Fahrt ZUM Objekt
- Kilometerpauschale – Für Abrechnung relevant
- Fahrtenbuch – Zusätzlich führen
- Integration – Zeiterfassung + Fahrtenbuch
Abrechnung und Auswertung
Objektbezogene Abrechnung
Wofür nutzen:
| Zweck | Nutzen |
|---|---|
| Wirtschaftlichkeit | Lohnt sich das Objekt? |
| Kalkulation | Verwaltungsgebühr richtig? |
| Nachweis | Gegenüber Eigentümern |
| Optimierung | Zeitfresser erkennen |
Auswertungen
Was auswerten:
- Zeit pro Objekt – Monatlich, jährlich
- Zeit pro Tätigkeit – Was nimmt wie viel Zeit?
- Fahrtzeiten – Anteil an Gesamtzeit
- Mitarbeiter-Auslastung – Wer betreut was?
- Rentabilität – Aufwand vs. Ertrag pro Objekt
Digitale Unterstützung
Ideale Lösung
Was das System können sollte:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Mobile App | Unterwegs erfassen |
| Objektstamm | Alle Objekte hinterlegt |
| Schnellauswahl | Wenige Klicks |
| Offline | Auch ohne Internet |
| GPS optional | Standortnachweis |
| Reports | Objektauswertung |
Integration
Mit anderen Systemen:
- Objektverwaltungssoftware – Stammdaten synchron
- Buchhaltung – Stundennachweis
- Kalender – Termine verknüpfen
- Fahrtenbuch – Kilometer erfassen
- CRM – Kundenhistorie
Häufige Fragen
Fazit
Die Immobilienbranche lebt vom Außendienst – mobile Zeiterfassung ist daher unverzichtbar. Objektbezogene Erfassung ermöglicht wirtschaftliche Auswertungen und Nachweise gegenüber Eigentümern. Fahrtzeiten korrekt dokumentieren und bei der Kalkulation berücksichtigen. Die Zeiterfassungspflicht gilt auch hier – unabhängig von Provisionsmodellen bei Maklern.
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