Zeiterfassung für Immobilien und Hausverwaltung
Zwischen Büro und Objekten: Zeiterfassung für die Immobilienbranche.
Das Wichtigste in Kürze
- Viel Außendienst: Mobile Erfassung wichtig
- Objektzuordnung für Abrechnung
- Fahrtzeiten berücksichtigen
- Unterschied: Makler vs. Verwalter
- Compliance wie in allen Branchen
Besonderheiten der Branche
Was die Immobilienbranche ausmacht
Herausforderungen:
| Faktor | Auswirkung |
|---|---|
| Außendienst | Besichtigungen, Objektbegehungen |
| Viele Objekte | Zuordnung der Zeit |
| Kundenzeiten | Flexible Termine |
| Fahrtzeiten | Oft erheblich |
| Unterschiedliche Aufgaben | Verwaltung, Vermittlung |
Wer ist betroffen
Tätigkeitsfelder:
- Makler – Vermittlung Kauf/Miete
- Hausverwaltung – WEG, Mietverwaltung
- Facility Management – Gebäudebetrieb
- Property Management – Gewerbliche Verwaltung
- Projektentwicklung – Bau, Sanierung
Mobile Zeiterfassung
MyTimeTracker erfasst Ihre Zeit auch unterwegs – per App auf dem Smartphone.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Anforderungen an die Zeiterfassung
Mobile Erfassung
Unterwegs dokumentieren:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Smartphone-App | Überall stempeln |
| Offline-Fähigkeit | Auch ohne Netz |
| GPS optional | Standort dokumentieren |
| Schnell | Wenige Sekunden |
Objektzuordnung
Zeit dem richtigen Objekt zuweisen:
- Objektliste – Alle verwalteten Objekte
- Tätigkeitsart – Was wurde gemacht
- Zeit – Wie lange
- Fahrtzeit – Separat oder integriert
- Notizen – Besonderheiten
Typische Tätigkeiten
Was erfasst wird:
| Tätigkeit | Beispiel |
|---|---|
| Verwaltung | Korrespondenz, Buchhaltung |
| Besichtigung | Wohnungsabnahme, Begehung |
| Kundenbetreuung | Eigentümerversammlung |
| Handwerkerkoordination | Beauftragung, Kontrolle |
| Akquise | Objektakquise, Kundengewinnung |
Makler vs. Verwalter
Immobilienmakler
Spezifische Anforderungen:
| Besonderheit | Erfassung |
|---|---|
| Provision-basiert | Zeit oft nicht direkt abrechenbar |
| Flexible Termine | Abends, Wochenende |
| Exposé-Erstellung | Objektbezogene Zeit |
| Besichtigungen | Dauer + Fahrt |
| Abschluss | Vertragsbearbeitung |
Hausverwaltung
Andere Schwerpunkte:
- WEG-Verwaltung – Versammlungen, Protokolle
- Mietverwaltung – Abrechnungen, Kommunikation
- Objektbetreuung – Begehungen, Kontrollen
- Schadensmeldungen – Aufnahme, Koordination
- Nebenkostenabrechnung – Saisonale Spitze
Objekte verwalten
MyTimeTracker ermöglicht Projektzuordnung – perfekt für Objektverwaltung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Fahrtzeiten
Was zählt
Arbeitszeit oder nicht:
| Fahrt | Einordnung |
|---|---|
| Wohnung → Büro | Keine Arbeitszeit |
| Büro → Objekt | Arbeitszeit |
| Objekt → Objekt | Arbeitszeit |
| Letztes Objekt → Wohnung | Meist keine Arbeitszeit |
| Erste Fahrt direkt zum Objekt | Teilweise Arbeitszeit |
Praktische Erfassung
Wie dokumentieren:
- Separate Kategorie – "Fahrt" oder "Wegezeit"
- Objektzuordnung – Fahrt ZUM Objekt
- Kilometerpauschale – Für Abrechnung relevant
- Fahrtenbuch – Zusätzlich führen
- Integration – Zeiterfassung + Fahrtenbuch
Abrechnung und Auswertung
Objektbezogene Abrechnung
Wofür nutzen:
| Zweck | Nutzen |
|---|---|
| Wirtschaftlichkeit | Lohnt sich das Objekt? |
| Kalkulation | Verwaltungsgebühr richtig? |
| Nachweis | Gegenüber Eigentümern |
| Optimierung | Zeitfresser erkennen |
Auswertungen
Was auswerten:
- Zeit pro Objekt – Monatlich, jährlich
- Zeit pro Tätigkeit – Was nimmt wie viel Zeit?
- Fahrtzeiten – Anteil an Gesamtzeit
- Mitarbeiter-Auslastung – Wer betreut was?
- Rentabilität – Aufwand vs. Ertrag pro Objekt
Digitale Unterstützung
Ideale Lösung
Was das System können sollte:
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Mobile App | Unterwegs erfassen |
| Objektstamm | Alle Objekte hinterlegt |
| Schnellauswahl | Wenige Klicks |
| Offline | Auch ohne Internet |
| GPS optional | Standortnachweis |
| Reports | Objektauswertung |
Integration
Mit anderen Systemen:
- Objektverwaltungssoftware – Stammdaten synchron
- Buchhaltung – Stundennachweis
- Kalender – Termine verknüpfen
- Fahrtenbuch – Kilometer erfassen
- CRM – Kundenhistorie
Häufige Fragen
Für die gesetzliche Arbeitszeitdokumentation: nein, nur die Gesamtarbeitszeit. Für betriebswirtschaftliche Zwecke und Abrechnung gegenüber Eigentümern: sehr empfehlenswert. Viele Hausverwaltungen weisen in der Jahresabrechnung den Zeitaufwand nach – objektbezogene Erfassung macht das möglich.
Grundsätzlich: Fahrten zwischen Einsatzorten während der Arbeitszeit sind Arbeitszeit. Die erste Fahrt von zu Hause zum Arbeitsort (Büro oder erstes Objekt) ist normalerweise keine Arbeitszeit, außer bei außergewöhnlich weiten Fahrten. Im Zweifel: Arbeitsvertrag prüfen.
Eigentümerversammlungen sind Arbeitszeit – auch wenn sie abends stattfinden. Erfassen Sie Beginn und Ende. Beachten Sie das Arbeitszeitgesetz: 11 Stunden Ruhezeit bis zum nächsten Arbeitsbeginn. Viele Hausverwaltungen gewähren Freizeitausgleich für Abendtermine.
Nicht zwingend. GPS kann für Nachweise bei strittigen Fällen nützlich sein, ist aber datenschutzrechtlich sensibel. Wenn Sie GPS nutzen wollen: Einwilligung der Mitarbeiter einholen, Betriebsrat (falls vorhanden) einbeziehen, nur während der Arbeitszeit.
Hausverwaltungen vereinbaren oft pauschale Vergütungen – dann dient die Zeiterfassung der internen Kalkulation. Bei Abrechnung nach Aufwand: objektbezogene Zeiterfassung liefert den Nachweis. Manche Verwalter legen in der Jahresabrechnung den Zeitaufwand offen – Transparenz schafft Vertrauen.
Fazit
Die Immobilienbranche lebt vom Außendienst – mobile Zeiterfassung ist daher unverzichtbar. Objektbezogene Erfassung ermöglicht wirtschaftliche Auswertungen und Nachweise gegenüber Eigentümern. Fahrtzeiten korrekt dokumentieren und bei der Kalkulation berücksichtigen. Die Zeiterfassungspflicht gilt auch hier – unabhängig von Provisionsmodellen bei Maklern.
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