Kfz-Werkstatt: Arbeitswerte (AWE) & Zeiterfassung

Kfz-Werkstatt: Arbeitswerte (AWE) & Zeiterfassung

Die Kfz-Branche hat mit Arbeitswerteinheiten (AWE) ein eigenes System zur Zeitbemessung. Trotzdem muss auch die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden – für Arbeitszeitgesetz, Lohnabrechnung und Produktivitätsmessung.

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitswerte (AWE) und tatsächliche Arbeitszeit sind unterschiedliche Größen
• Produktivitätskennzahlen basieren auf beiden Werten
• Zeiterfassung ist unabhängig von der Auftragszeitvorgabe nötig
• Integration mit Dealer Management System (DMS) sinnvoll
• Serviceberater, Mechaniker und Teileverkauf haben unterschiedliche Anforderungen

Arbeitswerte (AWE) in der Kfz-Werkstatt vs. Arbeitszeit

Was sind Arbeitswerte?

Arbeitswerte (AWE) oder Arbeitszeiteinheiten (AZE) sind Vorgabezeiten für Reparaturen:

Wie viele Minuten einem Arbeitswert entsprechen, hängt vom verwendeten Hersteller- oder Kalkulationssystem ab. Deshalb sollten Betriebe die hinterlegte Umrechnung prüfen und AWE sowie tatsächlich benötigte Zeit getrennt auswerten.

Warum trotzdem Zeiterfassung?

Auch wenn AWE die Kundenrechnung bestimmen:

• Arbeitszeitgesetz: Tatsächliche Anwesenheit zählt
• Lohnabrechnung: Bezahlung nach Anwesenheitszeit
• Produktivität: Verhältnis AWE zu Arbeitszeit

Produktivitätskennzahlen

Wichtige Kennzahlen in der Kfz-Werkstatt:

Zeiterfassung in der Werkstatt

Stationäre Terminals

In der Werkstatt bieten sich an:

Auftragsbezogene Erfassung

Für Produktivitätsmessung sollten Zeiten Aufträgen zugeordnet werden:

• Auftrag beginnen (Kommen an Fahrzeug)
• Auftrag beenden (Fertigmeldung)
• Unterbrechungen (Ersatzteil fehlt, Rücksprache)

Typischer Werkstatttag

• 7:00 Einstempeln (Werkstatt)
• 7:05 Tagesaufträge prüfen
• 7:15 Auftrag 1 beginnen (Fahrzeug A)
• 8:30 Auftrag 1 beenden
• 8:35 Auftrag 2 beginnen (Fahrzeug B)
• 12:00 Auftrag unterbrechen
• 12:30 Pause
• 13:00 Auftrag fortsetzen
• 15:00 Auftrag 2 beenden
• 15:10 Auftrag 3 beginnen (Schnellservice)
• 15:45 Auftrag 3 beenden
• 16:30 Ausstempeln

Verschiedene Arbeitsbereiche

Serviceberater

Serviceberater haben andere Erfassungsbedürfnisse:

• Normale Arbeitszeit (kein AWE-Bezug)
• Ggf. Kundentermine erfassen
• Gleitzeit oder feste Arbeitszeit

Mechaniker

Kernbereich der Zeiterfassung:

• Anwesenheitszeit für Lohn
• Auftragsbezogene Zeit für Produktivität
• Unterscheidung: Produktiv vs. unproduktiv

Teileverkauf

Im Ersatzteilbereich:

• Normale Arbeitszeiterfassung
• Ggf. Verkaufsgespräche zuordnen
• Lagertätigkeiten

Auszubildende

Besonderheiten bei Auszubildenden:

• Berufsschulzeit erfassen
• Ausbildungstätigkeiten vs. Produktivarbeit
• Jugendarbeitsschutz (bei Minderjährigen)

Unproduktive Zeiten

Was sind unproduktive Zeiten?

Zeiten ohne Auftragsbezug:

Erfassung und Analyse

Unproduktive Zeiten sollten erfasst werden:

• Gründe dokumentieren
• Muster erkennen (Ersatzteil-Probleme?)
• Optimierungspotenzial finden

Integration mit DMS

Dealer Management System

Viele Kfz-Betriebe nutzen ein DMS:

• Aufträge werden im DMS angelegt
• AWE-Vorgaben aus Hersteller-Daten
• Kundenrechnung aus DMS

Zeiterfassung und DMS

Ideale Kombination:

• Aufträge aus DMS in Zeiterfassung übernehmen
• Tatsächliche Arbeitszeit zurückmelden
• Produktivitätskennzahlen berechnen

Schnittstellen

Typische Anbindungen:

• DMS der großen Hersteller
• Branchensoftware für freie Werkstätten
• Lohnbuchhaltungssoftware

Schichtbetrieb

Erweiterte Öffnungszeiten

Manche Kfz-Betriebe haben Schichtbetrieb:

• Frühschicht (6:00 - 14:00)
• Spätschicht (14:00 - 22:00)
• Samstagsarbeit

Zeiterfassung bei Schichtarbeit

Anforderungen:

• Schichtzuschläge automatisch berechnen
• Übergaben dokumentieren
• Mehrarbeit erkennen

Arbeitswerte-Kfz-Tabelle richtig lesen

Eine Arbeitswerte-Tabelle enthält Soll- oder Richtzeiten für definierte Reparaturpositionen. Sie beantwortet nicht, wie lange ein bestimmter Mechaniker tatsächlich an einem Fahrzeug gearbeitet hat. Außerdem kann die Umrechnung eines Arbeitswerts je nach Hersteller, Datenanbieter oder betrieblichem Kalkulationssystem unterschiedlich definiert sein. Vor jeder Auswertung muss deshalb feststehen, welche Einheit die Tabelle verwendet.

Für eine belastbare Kennzahl müssen Einheit und Zeitraum zusammenpassen. AWE dürfen nicht direkt mit Stunden verglichen werden, bevor sie nach der im Betrieb verwendeten Definition umgerechnet wurden. Stornierte Positionen, Garantiearbeiten und Kulanz sollten ebenfalls getrennt sichtbar bleiben. Sonst wirkt die Produktivität schlechter oder besser, obwohl sich nur die Abrechnung geändert hat.

Beispiel für eine Soll-Ist-Auswertung

Angenommen, ein Auftrag enthält nach der betrieblichen Umrechnung 2,0 Sollstunden. Der Mechaniker bucht 2,5 Stunden produktive Zeit. Daraus ergibt sich eine Abweichung von 0,5 Stunden. Diese Differenz ist zunächst ein Signal, kein Beweis für zu langsame Arbeit.

Erst wenn die Ursache bekannt ist, lässt sich entscheiden, ob Prozess, Kalkulation oder Buchung verbessert werden muss. Eine auftragsbezogene Projektzeiterfassung sollte deshalb Unterbrechungsgründe ermöglichen, ohne für jeden Handgriff einen eigenen Code zu verlangen.

Zwei Zeitkonten statt einer vermischten Kennzahl

Die Personalzeit beginnt mit dem Arbeitsantritt und endet mit dem Feierabend. Darin liegen auch Besprechung, Werkzeugpflege, Weiterbildung und andere betriebliche Tätigkeiten. Die Auftragszeit läuft dagegen nur auf dem konkreten Werkstattauftrag. Beide Werte haben unterschiedliche Zwecke und sollten im System getrennt bleiben.

Eine typische Buchungslogik sieht so aus:

1. Der Mechaniker stempelt sich zu Arbeitsbeginn in die Personalzeit ein.
2. Am Fahrzeug startet er den Werkstattauftrag oder scannt die Auftragsnummer.
3. Bei Teilemangel beendet oder pausiert er die Auftragszeit mit einem verständlichen Grund.
4. Nach Fertigstellung beendet er den Auftrag, bleibt aber bis zum tatsächlichen Feierabend in der Personalzeit.
5. Das Büro vergleicht freigegebene Auftragssummen mit Anwesenheit und Abwesenheiten.

Diese Trennung verhindert, dass eine Pause oder Schulung versehentlich einem Kunden berechnet wird. Gleichzeitig bleibt sichtbar, welche indirekten Zeiten für einen funktionierenden Werkstattbetrieb notwendig sind.

Anforderungen an Software und DMS-Schnittstelle

Eine Zeiterfassung für Kfz-Werkstätten sollte Auftragsnummer, Mitarbeiter, Start, Ende, Unterbrechungsgrund und Freigabestatus verarbeiten können. Werden Aufträge bereits im DMS gepflegt, sollte die Zeiterfassung Stammdaten übernehmen, statt Fahrzeug und Kunde doppelt anzulegen. Grundlagen für den Datenaustausch beschreibt der Ratgeber zu Schnittstellen in der Zeiterfassung.

Vor dem Kauf sollte der Betrieb einen realen Ablauf testen: Auftrag im DMS anlegen, am Terminal starten, unterbrechen, einem zweiten Mitarbeiter zuweisen, abschließen und an das DMS zurückmelden. Entscheidend ist nicht nur, ob eine Schnittstelle beworben wird, sondern welche Felder tatsächlich in beide Richtungen fließen und wie Fehler angezeigt werden.

Zum Test gehören auch Sonderfälle: ein Auftrag mit zwei Mechanikern, ein Fahrzeugwechsel während der Diagnose, eine nachträgliche Korrektur und eine ausgefallene Verbindung zum DMS. Das System sollte offene Buchungen deutlich anzeigen und verhindern, dass dieselbe Zeit unbemerkt zwei Aufträgen zugerechnet wird. Ein nachvollziehbares Protokoll zeigt anschließend, wer einen Wert geändert oder freigegeben hat.

Für kleinere freie Werkstätten kann ein einfacher, regelmäßig geprüfter und strukturierter Export bereits ausreichen. Wichtig bleibt, dass Personalzeit, produktive Auftragszeit und fakturierte AWE nicht zu einer einzigen Zahl verschmelzen. Weitere branchentypische Auswahlkriterien finden sich im Überblick zur Zeiterfassung für Handwerksbetriebe.

Häufige Fragen

Fazit

In der Kfz-Werkstatt ergänzt die Zeiterfassung das AWE-System. Während Arbeitswerte die Kundenrechnung bestimmen, ist die tatsächliche Arbeitszeit Grundlage für Lohn, Arbeitsrecht und Produktivitätsmessung. Eine Integration mit dem DMS spart Aufwand und liefert aussagekräftige Kennzahlen für die Werkstattsteuerung.