Zeiterfassung auf der Baustelle: Handwerker-Lösungen

Zeiterfassung auf der Baustelle: Handwerker-Lösungen

Auf der Baustelle ist alles anders: Wechselnde Einsatzorte, kein Büro, Staub und Schmutz. Wie erfasst man hier Arbeitszeit zuverlässig? Welche Lösungen funktionieren wirklich für Handwerker?

Das Wichtigste in Kürze

• Mobile Zeiterfassung per Smartphone ist für Baustellen ideal
• Projektbezogene Buchung ermöglicht Nachkalkulation
• Robuste Terminals funktionieren auch auf großen Baustellen
• GPS-Ortung kann bei mehreren Einsatzorten helfen
• Offline-Fähigkeit ist auf Baustellen unverzichtbar

Herausforderungen auf der Baustelle

Wechselnde Einsatzorte

Typischer Tag:

• Morgens: Baustelle A (Rohbau)
• Mittags: Baustelle B (Kundenservice)
• Nachmittags: Lager (Material holen)

Folge: Kein festes Terminal möglich, mobile Lösung nötig.

Raue Bedingungen

Auf der Baustelle:

• Staub und Schmutz
• Feuchtigkeit
• Temperaturschwankungen
• Handschuhe bei der Arbeit

Anforderung: Robuste Geräte oder geschützte Smartphones.

Kein Internet

Häufiges Problem:

• Keller ohne Empfang
• Ländliche Baustellen
• Tiefgaragen

Lösung: Offline-Erfassung mit späterer Synchronisation.

Projektbezogene Arbeit

Handwerker brauchen:

• Zeiten pro Baustelle
• Zeiten pro Auftrag
• Zeiten pro Kunde

Für:

• Nachkalkulation
• Kundenabrechnung
• Projektcontrolling

Methoden der Baustellen-Zeiterfassung

1. Smartphone-App

Funktionsweise:

• App auf dem Handy
• Stempeln per Fingertipp
• Projekt auswählen
• GPS-Standort optional

Vorteile:

• Immer dabei
• Schnell und einfach
• Projektbuchung integriert
• Fotos möglich (Dokumentation)

Nachteile:

• Akku muss halten
• Bildschirm bei Sonnenlicht
• Bedienung mit Handschuhen schwierig

Tipp: Robuste Handyhülle und Displayschutz verwenden.

2. Robustes Terminal auf der Baustelle

Funktionsweise:

• Festes Gerät im Baucontainer
• Stempeln per Chip oder Karte
• Wetterfest und robust

Vorteile:

• Keine privaten Geräte nötig
• Einfache Bedienung
• Keine App-Installation
• Manipulationssicher

Nachteile:

• Nur für größere Baustellen sinnvoll
• Kosten für Hardware
• Bei Baustellen-Ende umziehen

Geeignet für: Langfristige Großbaustellen mit festem Baucontainer.

3. NFC-Tags vor Ort

Funktionsweise:

• NFC-Tag am Eingang/Büro der Baustelle
• Mitarbeiter hält Handy dran
• Automatische Standorterkennung

Vorteile:

• Standort-Nachweis
• Einfache Bedienung
• Günstige Tags

Nachteile:

• Smartphone mit NFC erforderlich
• Tags können verloren gehen

4. Automatische GPS-Erfassung

Funktionsweise:

• App erkennt Ankunft auf Baustelle
• Automatisches Ein-/Ausstempeln
• Standortbasiert

Vorteile:

• Keine manuelle Eingabe
• Projektnachweis inklusive
• Zeitersparnis

Nachteile:

• Datenschutz-Bedenken
• GPS-Verbrauch (Akku)
• Einwilligung erforderlich

Projektbezogene Zeiterfassung

Warum Projekte buchen?

Nutzen:

• Nachkalkulation pro Baustelle
• Stundennachweis für Kunden
• Erkennen unrentabler Aufträge
• Angebote verbessern

Projektstruktur

Typische Hierarchie:

• Auftrag/Baustelle – Tätigkeit (optional)

Beispiel:

• Neubau Einfamilienhaus – Elektroinstallation
• Sanitär
• Heizung

Einfache Buchung

Wichtig: Je einfacher die Projektauswahl, desto besser wird sie genutzt.

Möglichkeiten:

• Favoriten/Letzte Projekte
• QR-Code pro Baustelle
• Schnellauswahl

Auswertung

Was Sie sehen sollten:

• Stunden pro Projekt
• Ist vs. Soll (geplante Stunden)
• Wer hat wie viel gearbeitet
• Offene Stunden

Rechtliche Anforderungen

Zeiterfassungspflicht

Auch für Handwerker:

• BAG-Urteil gilt für alle Branchen
• Arbeitgeber muss System bereitstellen
• Tägliche Erfassung erforderlich

Dokumentation Baubranche

Zusätzlich relevant:

• Mindestlohn-Dokumentation (MiLoG)
• Besonders in der Baubranche kontrolliert
• Aufbewahrung 2 Jahre

Was erfasst werden muss

Mindestens:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Pausen

Empfohlen zusätzlich:

• Arbeitsort (Baustelle)
• Projekt/Auftrag

Praktische Tipps

Für Monteure

Morgenroutine:

1. Ankunft auf Baustelle
2. App öffnen, Projekt wählen
3. Einstempeln
4. Los geht's

Abends:

1. Werkzeug aufräumen
2. Ausstempeln
3. Ggf. Fahrtzeit buchen

Für den Chef

Einrichtung:

1. Projekte/Baustellen anlegen
2. Mitarbeiter zuweisen
3. Regeln erklären
4. Testphase

Kontrolle:

• Wöchentlich Stunden prüfen
• Bei Auffälligkeiten ansprechen
• Nachkalkulation monatlich

Fahrzeiten

Frage: Zählt die Fahrt als Arbeitszeit?

Antwort:

• Von Firma zur Baustelle: Meist Arbeitszeit
• Von zuhause zur Baustelle: Kommt drauf an
• Regelung im Arbeitsvertrag klären

In der Zeiterfassung: Fahrtzeiten separat oder dem Projekt zuordnen.

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Mitarbeiter vergisst zu stempeln

Lösungen:

• Erinnerungs-Push um Arbeitsbeginn
• Automatische Erkennung per GPS
• NFC-Tags an Baustelleneingang
• Nachträgliche Erfassung ermöglichen

Problem: Kein Internet auf Baustelle

Lösung: App mit Offline-Modus:

• Buchungen lokal speichern
• Bei Netz automatisch synchronisieren
• Wichtig: Vor Kauf prüfen!

Problem: Akku hält nicht

Lösungen:

• Powerbank im Fahrzeug
• Stempeln nur zu Beginn/Ende (nicht permanent tracken)
• Energiespar-Modus der App

Problem: Manipulation

Lösungen:

• GPS-Nachweis bei Buchung
• Ungewöhnliche Buchungen markieren
• Stichproben-Kontrollen
• Vertrauen und klare Regeln

Auswahl der richtigen Lösung

Checkliste für Handwerksbetriebe

Muss-Kriterien: ☐ Mobile App (iOS + Android) ☐ Offline-Fähigkeit ☐ Projektbuchung ☐ Einfache Bedienung ☐ Export für Lohnbuchhaltung

Kann-Kriterien: ☐ GPS-Ortung ☐ NFC-Unterstützung ☐ Foto-Dokumentation ☐ Fahrtenbuch-Integration ☐ Kundenabrechnung

Betriebsgröße beachten

Preis

Typische Kosten:

• 3-8 € pro Mitarbeiter/Monat
• Terminal: 300-800 € einmalig
• NFC-Tags: 1-2 € pro Stück

Häufige Fragen zur Baustellen-Zeiterfassung

Fazit

Zeiterfassung auf der Baustelle muss mobil, robust und einfach sein. Smartphone-Apps mit Offline-Funktion und Projektbuchung sind für die meisten Handwerksbetriebe die beste Lösung. Mit der richtigen Einführung und klaren Regeln wird die Zeiterfassung zur wertvollen Grundlage für Nachkalkulation und Kundenabrechnung.