Zeiterfassung im Fitnessstudio und Sportbereich
Früh morgens Yoga, mittags Personal Training, abends Kurse – Fitnessstudios haben lange Öffnungszeiten und flexible Arbeitsmodelle. Die Zeiterfassung muss diese Besonderheiten abbilden.
Das Wichtigste in Kürze
- Lange Öffnungszeiten von früh bis spät
- Viele Teilzeitkräfte und Minijobber
- Kurszeiten als Arbeitszeit-Basis
- Vor- und Nachbereitungszeit beachten
- Dokumentationspflicht auch für Studios
Besonderheiten der Branche
Arbeitszeit-Strukturen
Typische Modelle:
| Mitarbeitertyp | Arbeitszeit |
|---|---|
| Thekenpersonal | Schichten, oft Teilzeit |
| Trainer (Fläche) | Schichten, flexibel |
| Kursleiter | Pro Kurs, oft Honorar |
| Personal Trainer | Nach Terminen |
| Studio-Leitung | Vollzeit, flexibel |
| Reinigung | Früh oder spät |
Öffnungszeiten
Lange Verfügbarkeit:
- Montag-Freitag: 6:00-23:00
- Samstag: 8:00-20:00
- Sonntag: 9:00-18:00
- Gesamt: ~100 Stunden/Woche
- Früh: 2-3 Mitarbeiter
- Hauptzeit: 4-6 Mitarbeiter
- Spät: 2-3 Mitarbeiter
Herausforderungen
Was schwierig ist:
| Herausforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Viele Teilzeitkräfte | Unterschiedliche Stunden |
| Minijobber | 556-€-Grenze beachten |
| Kurspläne | Ändern sich |
| Saisonalität | Januar voll, Sommer leer |
| Spontane Vertretung | Kurzfristige Änderungen |
Für die Fitnessbranche
MyTimeTracker passt sich flexiblen Arbeitszeiten an – auch im Studio.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassung nach Mitarbeitertyp
Theken- und Servicepersonal
Klassische Schichtarbeit:
| Erfassung | Beschreibung |
|---|---|
| Kommen/Gehen | Bei Schichtbeginn/-ende |
| Pausen | Erfassen oder abziehen |
| Überstunden | Bei längeren Schichten |
| Kassenabschluss | Zur Arbeitszeit zählen |
Trainer auf der Fläche
Betreuungszeit:
- Betreuungszeit – Auf der Fläche präsent
- Einweisungen – Neue Mitglieder
- Trainingspläne – Erstellen, aktualisieren
- Administrative Zeit – Dokumentation
Kursleiter
Pro Kurs oder fest angestellt:
| Modell | Erfassung |
|---|---|
| Festangestellt | Normale Zeiterfassung |
| Pro Kurs | Kurszeiten + Vorbereitung |
| Honorarbasis | Stunden dokumentieren |
Personal Trainer
Terminbasiert:
- Kunden-Termine als Arbeitszeit
- Vor-/Nachbereitung kalkulieren
- Anfahrten (bei Hausbesuchen)
- Administrative Zeit
Praktische Umsetzung
Stempelmethoden
Für Studios geeignet:
| Methode | Für wen |
|---|---|
| Terminal am Empfang | Thekenpersonal |
| App | Mobile Trainer |
| Web-Portal | Büro-/Planungspersonal |
| Kurs-Buchung | Automatisch für Kursleiter |
Erfassungs-Workflow
Empfehlung:
- Schichtbeginn – Am Terminal oder App einstempeln
- Während der Schicht – Pausen erfassen (wenn > 15 Min)
- Kurszeiten automatisch
- Schichtende – Ausstempeln
- Wöchentlich – Übersicht prüfen, freigeben
Kurse und Vor-/Nachbereitung
Zeit richtig erfassen:
| Kurs-Element | Typische Zeit |
|---|---|
| Kurs selbst | 60 Min |
| Vorbereitung | 10-15 Min |
| Auf-/Abbau | 10-15 Min |
| Gesamt | 80-90 Min |
Kurse und Schichten
MyTimeTracker erfasst alles – von der Kurszeit bis zur Schicht.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Minijobber richtig erfassen
Die 556-€-Grenze
Was beachten:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Maximalverdienst | 556 €/Monat (2026) |
| Jahresgrenze | 6.672 € |
| Stundengrenze | ~45 h bei 12,41 € Mindestlohn |
| Schwankung | Jährlich ausgleichbar |
Zeiterfassung als Schutz
Warum wichtig:
- Stundenübersicht – Monatlich prüfen
- Hochrechnung – Grenze einhalten
- Warnung – Bei Annäherung an Grenze
- Dokumentation – Bei Prüfung vorzeigbar
Saisonale Schwankungen
Typisches Muster
Auslastung im Jahresverlauf:
| Monat | Auslastung | Personalaufwand |
|---|---|---|
| Januar | Sehr hoch | Maximal |
| Februar-März | Hoch | Hoch |
| April-Mai | Mittel | Normal |
| Juni-August | Niedrig | Reduziert |
| September | Steigend | Normal |
| Oktober-November | Mittel | Normal |
| Dezember | Niedrig | Reduziert |
Flexibel planen
Lösungsansätze:
- Arbeitszeitkonten für Ausgleich
- Mehr Minijobber für Spitzenzeiten
- Urlaubsplanung in ruhigen Zeiten
- Flexible Arbeitsverträge
Dienstplanung integrieren
Plan und Realität
Verknüpfung:
| Element | Funktion |
|---|---|
| Dienstplan | Soll-Arbeitszeit |
| Zeiterfassung | Ist-Arbeitszeit |
| Abgleich | Abweichungen erkennen |
| Korrektur | Nachbuchung wenn nötig |
Kurspläne integrieren
Automatisierung möglich:
- Kursplan anlegen – Wer, wann, welcher Kurs
- Automatische Buchung – Kurszeit = Arbeitszeit
- Ausfälle – Stornierte Kurse anpassen
- Vertretung – Umbuchen auf anderen Trainer
Häufige Fragen
Ja, wenn sie vom Arbeitgeber gefordert oder erwartet wird. Aufbauen von Equipment, Erstellen von Playlists, Einrichten des Raums – all das ist Arbeitszeit. Bei Honorarkräften sollte die Vor-/Nachbereitungszeit im Honorar eingepreist sein.
Auch hier gilt: Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Entweder werden die Termine automatisch als Arbeitszeit gebucht, oder der Trainer erfasst seine Zeiten selbst. Bei Selbstständigen gelten andere Regeln – prüfen Sie den Status sorgfältig.
Ja, unbedingt. Für Minijobber ist die Zeiterfassung besonders wichtig: Sie dokumentiert die Einhaltung der Stundengrenzen und des Mindestlohns. Die Dokumentation ist bei Prüfungen durch die Rentenversicherung vorzulegen.
Die Zeiterfassung sollte die tatsächlich gearbeitete Zeit erfassen, nicht die geplante. Wenn Mitarbeiter tauschen, stempeln sie ihre echten Zeiten. Der Dienstplan wird angepasst oder die Abweichung dokumentiert.
Bei echten Freiberuflern (selbstständig, mehrere Auftraggeber) müssen Sie keine Arbeitszeit erfassen – aber die Scheinselbstständigkeit prüfen. Wenn der Kursleiter wie ein Angestellter behandelt wird, könnte Scheinselbstständigkeit vorliegen.
Fazit
Fitnessstudios mit ihren langen Öffnungszeiten, vielen Teilzeitkräften und flexiblen Arbeitsmodellen brauchen eine anpassungsfähige Zeiterfassung. Ob Thekenkraft, Flächentrainer oder Kursleiter – jeder Mitarbeitertyp hat andere Anforderungen. Eine gute Lösung verknüpft Dienstplanung mit Zeiterfassung, berücksichtigt Minijob-Grenzen und macht saisonale Schwankungen planbar.
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