Zeiterfassung für Apotheken und Pharmabranche
Notdienst, Bereitschaft und reguläre Öffnungszeiten – Zeiterfassung in der Apotheke.
Das Wichtigste in Kürze
- Apotheken unterliegen der Zeiterfassungspflicht
- Notdienst hat besondere Arbeitszeitregeln
- Bereitschaft vs. Vollarbeit unterscheiden
- Tarifvertrag beachten (ADEXA/ADA)
- Auch PTA und PKA müssen erfassen
Besonderheiten der Apotheke
Was die Branche ausmacht
Herausforderungen:
| Faktor | Auswirkung |
|---|---|
| Notdienst | Nacht- und Wochenendarbeit |
| Öffnungszeiten | Lange Präsenz nötig |
| Qualifikation | Approbierte müssen anwesend sein |
| Kleine Teams | Wenig Spielraum |
| Kundenandrang | Unplanbar |
Wer ist betroffen
Berufsgruppen:
- Apotheker/in – Approbiert, verantwortlich
- Pharmazeutisch-technische/r Assistent/in (PTA) – Pharmazeutische Tätigkeiten
- Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r (PKA) – Kaufmännische Aufgaben
- Hilfskräfte – Unterstützende Tätigkeiten
- Praktikanten – In Ausbildung
Apotheken-Zeiterfassung
MyTimeTracker erfasst auch Notdienste und Bereitschaft – einfach und korrekt.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Arbeitszeit in der Apotheke
Reguläre Arbeitszeit
Was gilt:
| Regel | Anwendung |
|---|---|
| 8h/Tag Regelarbeitszeit | Wie überall |
| 10h/Tag Maximum | Mit Ausgleich |
| 48h/Woche Durchschnitt | 6 Monate |
| Pausen | Nach 6h: 30 Min. |
Öffnungszeiten abdecken
Typische Herausforderungen:
- Lange Öffnung – 8-20 Uhr = 12 Stunden
- Samstag – Oft geöffnet
- Schichtmodelle – Früh/Spät
- Überlappung – Für Übergabe
- Notdienst – Zusätzlich zur Öffnung
Notdienst
Rechtliche Grundlagen
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Verpflichtung | Apothekenbetriebsordnung |
| Arbeitszeit | Bereitschaft vs. Vollarbeit |
| Vergütung | Nach Tarifvertrag |
| Ruhezeit | Nach Notdienst |
Bereitschaftsdienst
Wie er zählt:
- Vollarbeit – Aktive Kundenbetreuung
- Bereitschaft – Anwesend, aber nicht beschäftigt
- Berechnung – Bereitschaft oft anteilig
- Tarifvertrag – Regelt Bewertung
- EuGH – Bereitschaft am Arbeitsplatz = Arbeitszeit
Ruhezeit nach Notdienst
Was einhalten:
| Situation | Ruhezeit |
|---|---|
| Nach Nachtdienst | 11 Stunden |
| Nach Sonntagsdienst | 11 Stunden |
| Verkürzung möglich | In bestimmten Fällen |
| Ausgleich | Wenn verkürzt |
Notdienst korrekt erfassen
MyTimeTracker unterscheidet Vollarbeit und Bereitschaft automatisch.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Tarifvertrag ADEXA/ADA
Was der Tarif regelt
Wichtige Punkte:
| Thema | Regelung |
|---|---|
| Arbeitszeit | 40h/Woche (Vollzeit) |
| Notdienst | Vergütung und Zuschläge |
| Samstag | Zuschläge |
| Überstunden | Ausgleich oder Vergütung |
| Urlaub | Mindestens 30 Tage |
Zuschläge
Typische Regelungen:
- Samstag 13-20 Uhr – 20% oder mehr
- Sonntag – 100% oder mehr
- Feiertag – 100-150%
- Nacht – 25% oder mehr
- Notdienst – Pauschale + ggf. Zuschlag
Praktische Umsetzung
Was erfassen
Vollständige Dokumentation:
| Element | Erfassung |
|---|---|
| Reguläre Arbeitszeit | Beginn, Ende, Pause |
| Überstunden | Wenn anfallen |
| Notdienst | Start, Ende, Aktivitäten |
| Samstagsarbeit | Für Zuschläge |
| Pausen | Korrekt buchen |
System-Anforderungen
Was das Tool können sollte:
- Schichtmodelle – Früh/Spät abbilden
- Bereitschaft – Separat erfassen
- Zuschlagsberechnung – Nach Tarif
- Einfachheit – Schnell zu bedienen
- Auswertung – Für Lohnabrechnung
Pharma-Industrie
Abgrenzung zur Apotheke
Andere Anforderungen:
| Bereich | Besonderheiten |
|---|---|
| Produktion | Schichtarbeit, Reinraum |
| Forschung | Projektarbeit, flexible Zeiten |
| Vertrieb | Außendienst |
| Qualitätssicherung | Dokumentationspflichten |
Compliance
Zusätzliche Anforderungen:
- GMP – Dokumentierte Prozesse
- Chargenprotokoll – Wer hat wann was gemacht
- Audit Trail – Nachvollziehbarkeit
- Schulungsnachweis – Qualifikation dokumentiert
- Validation – Systeme müssen validiert sein
Häufige Fragen
Nach EuGH: Ja, wenn Sie in der Apotheke anwesend sein müssen. Auch Bereitschaftszeit am Arbeitsplatz ist Arbeitszeit. Der Tarifvertrag kann für die Vergütung eine andere Bewertung vorsehen (z.B. Bereitschaftspauschale), aber arbeitszeitrechtlich zählt die gesamte Anwesenheit.
Ja, mindestens 11 Stunden Ruhezeit. Nach einem Notdienst bis 7 Uhr dürfen Sie frühestens um 18 Uhr wieder arbeiten. In bestimmten Fällen kann die Ruhezeit auf 9 Stunden verkürzt werden – dann muss aber ein Ausgleich erfolgen.
Am besten: Gesamte Notdienstzeit als eine Buchung, mit Vermerk 'Notdienst/Bereitschaft'. Die Unterscheidung Vollarbeit/Bereitschaft ist für die Vergütung relevant, nicht für die Arbeitszeiterfassung. Wichtig: Die gesamte Anwesenheit zählt als Arbeitszeit.
Nicht automatisch. Der Tarifvertrag gilt, wenn Arbeitgeber (Apothekeninhaber) und Arbeitnehmer tarifgebunden sind oder der Vertrag auf die Anstellung Anwendung findet. Viele Apotheken wenden den Tarif freiwillig an. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag.
Grundsätzlich wie in der Hauptapotheke. Die Filiale braucht ein eigenes Erfassungssystem oder eine Anbindung an das Hauptsystem. Der Filialleiter ist für die Einhaltung der Arbeitszeit verantwortlich. Notdienste werden oft zwischen den Standorten aufgeteilt.
Fazit
Apotheken unterliegen der Zeiterfassungspflicht wie alle Arbeitgeber – mit besonderen Herausforderungen durch Notdienst und Bereitschaft. Der Tarifvertrag ADEXA/ADA regelt Vergütung und Zuschläge. Wichtig: Notdienst am Arbeitsplatz ist vollständig Arbeitszeit, auch wenn nur Bereitschaft. Das Zeiterfassungssystem sollte Schichten, Bereitschaft und Zuschläge abbilden können.
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