Zeiterfassung im Architekturbüro
Leistungsphasen, Projektzeiten, Baustellenbesuche – Zeiterfassung für Planer.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektbezogene Erfassung nach HOAI-Leistungsphasen
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit unterscheiden
- Baustellenbesuche und Reisezeiten erfassen
- Grundlage für Honorarabrechnung und Controlling
- Mobile Erfassung für Außentermine
Besonderheiten der Branche
Typische Arbeitsweise
Was Architekturbüros ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung für Zeiterfassung |
|---|---|
| Projektbasiert | Zuordnung zu Bauvorhaben |
| HOAI-Phasen | Leistungsphasen als Struktur |
| Baustellenbesuche | Außentermine erfassen |
| Teamarbeit | Mehrere Bearbeiter pro Projekt |
| Deadlines | Planungsphasen zeitkritisch |
Herausforderungen
Was schwierig ist:
- Mehrere Projekte parallel – Zeit korrekt aufteilen
- Wechselnde Phasen – Heute Entwurf, morgen Bauleitung
- Außentermine – Baustelle, Behörde, Bauherr
- Kreative Arbeit – Schwer in Stunden messbar
- Nacharbeit – Änderungswünsche, Anpassungen
Für Architekten gemacht
MyTimeTracker erfasst Projektzeiten nach Leistungsphasen – mobil und im Büro.
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- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
HOAI-Leistungsphasen
Die 9 Phasen
Als Zeiterfassungsstruktur:
| Phase | Bezeichnung |
|---|---|
| LPH 1 | Grundlagenermittlung |
| LPH 2 | Vorplanung |
| LPH 3 | Entwurfsplanung |
| LPH 4 | Genehmigungsplanung |
| LPH 5 | Ausführungsplanung |
| LPH 6 | Vorbereitung der Vergabe |
| LPH 7 | Mitwirkung bei der Vergabe |
| LPH 8 | Objektüberwachung (Bauleitung) |
| LPH 9 | Objektbetreuung |
Erfassungsstruktur
So aufbauen:
- Projekt (Bauvorhaben) – Name, Projektnummer
- Leistungsphase – LPH 1-9
- Aktivität – Was konkret gemacht
- Ort – Büro, Baustelle, Behörde
- Mitarbeiter – Wer hat gearbeitet
Projektzeit erfassen
Was erfassen
Typische Aktivitäten:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Planung | Entwurf, CAD, Berechnung |
| Abstimmung | Bauherr, Fachplaner, Behörden |
| Baustelle | Bauleitungstermine, Abnahmen |
| Dokumentation | Protokolle, Berichte |
| Akquise | Angebote, Wettbewerbe |
Abrechenbar vs. Intern
Unterscheiden:
- Leistungen nach Vertrag – HOAI-Grundleistungen
- Besondere Leistungen – Wenn beauftragt
- Nachträge – Zusatzleistungen
- Reisezeit – Je nach Vereinbarung
- Akquise – Angebote, Wettbewerbe
- Interne Meetings – Bürobesprechungen
- Fortbildung – Schulungen
- Nacharbeit – Eigene Fehler korrigieren
Projektrentabilität im Blick
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Baustellenbesuche
Erfassung vor Ort
Was dokumentieren:
| Element | Erfassen |
|---|---|
| Anfahrt | Reisezeit separat |
| Vor Ort | Baustellenzeit |
| Rückfahrt | Reisezeit |
| Tätigkeit | Was gemacht |
| Anwesende | Wer war da |
Mobile Lösung
Unterwegs erfassen:
- App auf Smartphone – Stempeln vor Ort
- Offline-Fähigkeit – Auch ohne Netz
- GPS optional – Standortnachweis
- Notizen – Beobachtungen festhalten
- Fotos – Für Dokumentation
Honorarabrechnung
Zeitdaten nutzen
Für die Abrechnung:
| Abrechnungsmodell | Zeitdaten-Nutzung |
|---|---|
| Pauschalhonorar | Nachkalkulation |
| Stundenhonorar | Direkte Abrechnung |
| Teils pauschal, teils nach Aufwand | Gemischt |
Reports erstellen
Was der Bauherr sieht:
- Projektname, Zeitraum – Kopfdaten
- Leistungen pro Phase – Stunden, Beschreibung
- Mitarbeiter – Wer hat gearbeitet
- Besondere Leistungen – Separat ausweisen
- Summe – Gesamtstunden, Honorar
Controlling
Projektsteuerung
Was überwachen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Stunden pro Phase | Phasiert im Plan? |
| Gesamtstunden | Budget eingehalten? |
| Stunden pro m² | Vergleichswert |
| Abrechenbare Quote | Effizienz |
Nachkalkulation
Nach Projektabschluss:
- Honorar vs. Aufwand – War es profitabel?
- Phasenvergleich – Welche Phase aufwändig
- Vergleich mit Ähnlichen – Benchmark
- Lessons Learned – Was besser machen
- Datenbank – Für zukünftige Schätzungen
Team-Koordination
Mehrere Bearbeiter
So organisieren:
| Aspekt | Lösung |
|---|---|
| Zuordnung | Klare Projektverantwortung |
| Buchungsregeln | Einheitliche Standards |
| Abstimmung | Wer bucht was |
| Kontrolle | Projektleiter prüft |
Häufige Fragen
Fazit
Zeiterfassung im Architekturbüro ist Grundlage für Honorarabrechnung, Projektcontrolling und bessere Kalkulation. Struktur nach HOAI-Leistungsphasen hilft bei der Auswertung. Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen, aber beides erfassen. Mobile Erfassung für Baustellentermine unverzichtbar. Die Daten für Nachkalkulation nutzen – so werden zukünftige Angebote realistischer und Projekte profitabler.
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