Zeiterfassung im Architekturbüro

Leistungsphasen, Projektzeiten, Baustellenbesuche – Zeiterfassung für Planer.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Erfassung nach HOAI-Leistungsphasen
Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit unterscheiden
Baustellenbesuche und Reisezeiten erfassen
Grundlage für Honorarabrechnung und Controlling
Mobile Erfassung für Außentermine

Besonderheiten der Branche

Typische Arbeitsweise

Was Architekturbüros ausmacht:

Merkmal	Bedeutung für Zeiterfassung
Projektbasiert	Zuordnung zu Bauvorhaben
HOAI-Phasen	Leistungsphasen als Struktur
Baustellenbesuche	Außentermine erfassen
Teamarbeit	Mehrere Bearbeiter pro Projekt
Deadlines	Planungsphasen zeitkritisch

Herausforderungen

Was schwierig ist:

Mehrere Projekte parallel – Zeit korrekt aufteilen
Wechselnde Phasen – Heute Entwurf, morgen Bauleitung
Außentermine – Baustelle, Behörde, Bauherr
Kreative Arbeit – Schwer in Stunden messbar
Nacharbeit – Änderungswünsche, Anpassungen

Für Architekten gemacht

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HOAI-Leistungsphasen

Die 9 Phasen

Als Zeiterfassungsstruktur:

Phase	Bezeichnung
LPH 1	Grundlagenermittlung
LPH 2	Vorplanung
LPH 3	Entwurfsplanung
LPH 4	Genehmigungsplanung
LPH 5	Ausführungsplanung
LPH 6	Vorbereitung der Vergabe
LPH 7	Mitwirkung bei der Vergabe
LPH 8	Objektüberwachung (Bauleitung)
LPH 9	Objektbetreuung

Erfassungsstruktur

So aufbauen:

Projekt (Bauvorhaben) – Name, Projektnummer
Leistungsphase – LPH 1-9
Aktivität – Was konkret gemacht
Ort – Büro, Baustelle, Behörde
Mitarbeiter – Wer hat gearbeitet

Projektzeit erfassen

Was erfassen

Typische Aktivitäten:

Kategorie	Beispiele
Planung	Entwurf, CAD, Berechnung
Abstimmung	Bauherr, Fachplaner, Behörden
Baustelle	Bauleitungstermine, Abnahmen
Dokumentation	Protokolle, Berichte
Akquise	Angebote, Wettbewerbe

Abrechenbar vs. Intern

Unterscheiden:

Leistungen nach Vertrag – HOAI-Grundleistungen
Besondere Leistungen – Wenn beauftragt
Nachträge – Zusatzleistungen
Reisezeit – Je nach Vereinbarung
Akquise – Angebote, Wettbewerbe
Interne Meetings – Bürobesprechungen
Fortbildung – Schulungen
Nacharbeit – Eigene Fehler korrigieren

Projektrentabilität im Blick

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Baustellenbesuche

Erfassung vor Ort

Was dokumentieren:

Element	Erfassen
Anfahrt	Reisezeit separat
Vor Ort	Baustellenzeit
Rückfahrt	Reisezeit
Tätigkeit	Was gemacht
Anwesende	Wer war da

Mobile Lösung

Unterwegs erfassen:

App auf Smartphone – Stempeln vor Ort
Offline-Fähigkeit – Auch ohne Netz
GPS optional – Standortnachweis
Notizen – Beobachtungen festhalten
Fotos – Für Dokumentation

Honorarabrechnung

Zeitdaten nutzen

Für die Abrechnung:

Abrechnungsmodell	Zeitdaten-Nutzung
Pauschalhonorar	Nachkalkulation
Stundenhonorar	Direkte Abrechnung
Teils pauschal, teils nach Aufwand	Gemischt

Reports erstellen

Was der Bauherr sieht:

Projektname, Zeitraum – Kopfdaten
Leistungen pro Phase – Stunden, Beschreibung
Mitarbeiter – Wer hat gearbeitet
Besondere Leistungen – Separat ausweisen
Summe – Gesamtstunden, Honorar

Controlling

Projektsteuerung

Was überwachen:

Kennzahl	Bedeutung
Stunden pro Phase	Phasiert im Plan?
Gesamtstunden	Budget eingehalten?
Stunden pro m²	Vergleichswert
Abrechenbare Quote	Effizienz

Nachkalkulation

Nach Projektabschluss:

Honorar vs. Aufwand – War es profitabel?
Phasenvergleich – Welche Phase aufwändig
Vergleich mit Ähnlichen – Benchmark
Lessons Learned – Was besser machen
Datenbank – Für zukünftige Schätzungen

Team-Koordination

Mehrere Bearbeiter

So organisieren:

Aspekt	Lösung
Zuordnung	Klare Projektverantwortung
Buchungsregeln	Einheitliche Standards
Abstimmung	Wer bucht was
Kontrolle	Projektleiter prüft

Häufige Fragen

Für interne Zwecke reichen oft Viertelstunden. Bei Stundenhonorar sollte es genauer sein (10-Minuten-Taktung). Für die Nachkalkulation ist Genauigkeit wichtiger als für Pauschalabrechnung. Entscheidend: Konsistenz im Büro, damit Daten vergleichbar sind.

Als eigenes 'Projekt' mit Kategorie Akquise. Wettbewerbszeit ist nie abrechenbar, aber wichtig für die Büroplanung und Kalkulation. Nach dem Wettbewerb: Nachkalkulation, ob sich solche Wettbewerbe lohnen (Aufwand vs. Erfolgsquote × Folgeauftrag).

Jeder erfasst seine eigene Zeit auf das Projekt. Die Summe ergibt den Gesamtaufwand. Projektleiter sieht alle Buchungen. Wichtig: Einheitliche Buchungslogik (welche Tätigkeiten wie zuordnen), damit die Daten aussagekräftig sind.

Kommt auf den Vertrag an. Wenn Änderungen als Besondere Leistung abrechenbar: Separat erfassen und ausweisen. Wenn im Pauschalhonorar enthalten: Trotzdem erfassen für Nachkalkulation. Erkenntnis: Wie viel Zeit kosten Änderungen wirklich?

Arbeitsrechtlich: Ja, wenn es Dienstreise ist (nicht normaler Arbeitsweg). Abrechnungstechnisch: Je nach Vertrag mit dem Bauherrn. Manche Verträge schließen Reisekosten pauschal ein, andere vergüten nach Aufwand. Erfassen sollten Sie die Zeit auf jeden Fall.

Fazit

Zeiterfassung im Architekturbüro ist Grundlage für Honorarabrechnung, Projektcontrolling und bessere Kalkulation. Struktur nach HOAI-Leistungsphasen hilft bei der Auswertung. Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen, aber beides erfassen. Mobile Erfassung für Baustellentermine unverzichtbar. Die Daten für Nachkalkulation nutzen – so werden zukünftige Angebote realistischer und Projekte profitabler.

Zeiterfassung im Architekturbüro