Projektnachkalkulation: Methoden und Auswertung
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt – lernen aus vergangenen Zeitdaten.
Das Wichtigste in Kürze
- Nachkalkulation vergleicht Plan mit Realität
- Zeitdaten sind zentrale Grundlage
- Abweichungen analysieren, nicht nur feststellen
- Erkenntnisse für zukünftige Projekte nutzen
- Regelmäßig durchführen, nicht nur bei Problemen
Warum Nachkalkulation wichtig ist
Ziele
Was erreicht werden soll:
| Ziel | Nutzen |
|---|---|
| Kostenkontrolle | War das Projekt profitabel? |
| Lernen | Was lief gut, was nicht? |
| Bessere Schätzungen | Zukünftige Angebote realistischer |
| Prozessverbesserung | Ineffizienzen aufdecken |
| Verantwortung | Ergebnisse transparent machen |
Folgen ohne Nachkalkulation
Was passiert:
- Wiederholung von Fehlern – Immer die gleichen Probleme
- Unrealistische Angebote – Zu niedrig kalkuliert
- Unerkannte Verluste – Projekt defizitär ohne es zu wissen
- Keine Verbesserung – Prozesse bleiben ineffizient
- Frustriertes Team – Probleme nicht adressiert
Projektzeiten auswerten
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Methoden der Nachkalkulation
Einfacher Soll-Ist-Vergleich
Basisansatz:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Soll-Stunden | Geplant aus Angebot/Kalkulation |
| Ist-Stunden | Tatsächlich erfasst |
| Abweichung | Differenz absolut und prozentual |
| Bewertung | Unter/über Plan |
Detaillierte Analyse
Tiefer gehen:
- Nach Arbeitspaketen – Wo genau die Abweichung
- Nach Mitarbeitern – Wer war effizient
- Nach Aktivitäten – Was hat lange gedauert
- Nach Phasen – Konzeption vs. Umsetzung
- Nach Kostenarten – Intern, extern, Material
Earned Value Analyse
Fortgeschritten:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Planned Value (PV) | Geplanter Wert |
| Earned Value (EV) | Erreichter Wert |
| Actual Cost (AC) | Tatsächliche Kosten |
| SPI (EV/PV) | Zeitliche Effizienz |
| CPI (EV/AC) | Kosten-Effizienz |
Daten sammeln
Aus der Zeiterfassung
Was gebraucht wird:
| Daten | Wozu |
|---|---|
| Gebuchte Stunden | Ist-Aufwand |
| Zuordnung zu Paketen | Detailanalyse |
| Mitarbeiter | Wer hat gearbeitet |
| Stundensätze | Kostenberechnung |
| Zeitraum | Projektdauer |
Weitere Quellen
Ergänzend:
- Planungsdokumente – Ursprüngliche Schätzung
- Änderungsanträge – Scope-Änderungen
- Buchhaltung – Externe Kosten
- Rechnungen – Was wurde abgerechnet
- Projektdokumentation – Was lief, was nicht
Alle Projektdaten bereit
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Abweichungen analysieren
Typische Muster
Was zeigt sich:
| Muster | Mögliche Ursache |
|---|---|
| Überall Mehraufwand | Systematisch unterschätzt |
| Ein Bereich stark über | Dort lag das Problem |
| Gut in Plan, aber defizitär | Externe Kosten vergessen |
| Unter Plan | Überschätzt oder sehr effizient |
Ursachen finden
Kategorien:
- Planung – Schätzfehler, unklar
- Scope – Mehr als ursprünglich
- Extern – Kunde, Lieferanten
- Team – Krankheit, Fluktuation
- Technik – Probleme, neue Anforderungen
- Prozess – Doppelarbeit, Warten
Quantifizierung
Zahlen ermitteln:
| Aspekt | Berechnung |
|---|---|
| Absolute Abweichung | Ist - Soll |
| Relative Abweichung | (Ist - Soll) / Soll × 100% |
| Kostenabweichung | Stunden × Stundensatz |
| Anteil an Gesamt | Abweichung Teil / Gesamt |
Erkenntnisse umsetzen
Lessons Learned
Systematisch aufarbeiten:
| Frage | Dokumentieren |
|---|---|
| Was lief gut? | Wiederholen |
| Was lief schlecht? | Vermeiden |
| Was war überraschend? | Künftig einplanen |
| Was fehlte? | Ergänzen |
| Was war unnötig? | Weglassen |
Schätzungen verbessern
Für die Zukunft:
- Historische Daten nutzen – Ähnliche Projekte
- Puffer realistisch – Basierend auf Abweichungen
- Risikobewertung – Was könnte schiefgehen
- Aufschläge – Für Unbekanntes
- Mehraugen-Prinzip – Schätzung prüfen lassen
Praktische Umsetzung
Zeitpunkt
Wann nachkalkulieren:
| Zeitpunkt | Empfehlung |
|---|---|
| Nach Projektabschluss | Standard |
| Nach Meilensteinen | Bei längeren Projekten |
| Bei Problemen | Sofort |
| Regelmäßig | Quartalsweise Übersicht |
Beteiligte
Wer dabei sein sollte:
- Projektleiter – Verantwortlich
- Team-Mitglieder – Perspektive
- Controlling – Zahlen, Methodik
- Vertrieb – Für Angebote
- Management – Bei wichtigen Projekten
Häufige Fragen
Richtwert: 1-2% des Projektaufwands. Ein 500-Stunden-Projekt verdient 5-10 Stunden Nachkalkulation. Bei Routine-Projekten reicht weniger (Standardauswertung), bei großen oder problematischen Projekten mehr (tiefe Analyse). Wichtig: Den Aufwand selbst auch planen.
Häufiges Problem. Mit dem Vorhandenen arbeiten, Lücken kennzeichnen. Schätzungen für fehlende Zeiten sind möglich, aber als Schätzung markieren. Für die Zukunft: Zeiterfassungsprozess verbessern. Eine ungefähre Nachkalkulation ist besser als keine.
Minimum: Gesamtvergleich Soll/Ist. Standard: Auf Ebene der Arbeitspakete. Detail: Bis auf Person und Aktivität. Faustregel: So detailliert, dass Ursachen für wesentliche Abweichungen erkennbar werden, nicht detaillierter als nötig.
Separat betrachten: Ursprünglicher Scope – wie lief der? Zusatzaufwand durch Änderungen – war der realistisch kalkuliert? Beide analysieren. Hoher Scope-Change-Aufwand kann auf schlechtes Anforderungsmanagement hindeuten.
Minimum: Projektleitung und Beteiligte. Empfehlung: Auch Vertrieb (für bessere Angebote) und Management (bei wichtigen Projekten). Transparenz fördert Lernen – aber nicht als Bestrafung nutzen, sondern als Verbesserungswerkzeug.
Fazit
Nachkalkulation ist Investition in bessere zukünftige Projekte. Soll-Ist-Vergleich der Zeitdaten ist die Basis, aber die Analyse der Ursachen bringt den Mehrwert. Abweichungen nicht nur feststellen, sondern verstehen. Erkenntnisse dokumentieren und tatsächlich anwenden. Regelmäßig durchführen, auch bei erfolgreichen Projekten.
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