Schichtplanung im Gesundheitswesen: Besonderheiten

24/7-Betrieb, Fachkräftemangel, hohe Belastung – Dienstplanung in der Pflege ist eine Herausforderung.

Das Wichtigste in Kürze

Gesundheitswesen: besondere Arbeitszeitregeln
Schichtmodelle an Versorgungsbedarf anpassen
Ruhezeiten und Belastungsausgleich beachten
Mitarbeitereinbindung erhöht Akzeptanz
Digitale Tools erleichtern komplexe Planung

Besonderheiten im Gesundheitswesen

Was anders ist

Herausforderungen:

Faktor	Auswirkung
24/7-Betrieb	Schichten rund um die Uhr
Patientenbedarf	Nicht planbar
Fachkräftemangel	Wenig Spielraum
Hohe Belastung	Fluktuation, Krankheit
Qualifikation	Bestimmte Skills pro Schicht

Rechtliche Rahmenbedingungen

Was gilt:

Arbeitszeitgesetz – Max. 10h/Tag, 48h/Woche
Ruhezeit – 11h, in Kliniken verkürzt möglich
Nachtarbeit – Max. 8h, Gesundheitsschutz
Bereitschaftsdienst – Besondere Regeln
Tarifverträge – TVöD, TV-L, etc.

Komplexe Dienstpläne einfach

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Schichtmodelle

Klassisches Drei-Schicht-System

Das Standardmodell:

Schicht	Zeiten	Dauer
Früh	06:00-14:00	8h
Spät	14:00-22:00	8h
Nacht	22:00-06:00	8h

Varianten

Alternative Modelle:

Zwei-Schicht – Nur Früh/Spät, Nacht extern
Vier-Schicht – Mit Überlappung für Übergabe
12-Stunden – Weniger Tage, längere Schichten
Geteilte Dienste – Morgens und abends
Flexpool – Springer für Ausfälle

Besetzungsschlüssel

Wie viele pro Schicht:

Bereich	Früh	Spät	Nacht
Station (Beispiel)	5	4	2
Intensiv	3	3	2
Notaufnahme	4	4	3

Planungsprinzipien

Vorausplanung

Zeitrahmen:

Horizont	Inhalt
Jahresplan	Urlaube, Feiertage, Grundmuster
Monatsplan	Konkrete Schichtzuteilung
Wochenplan	Feinabstimmung
Tagesplan	Kurzfristige Änderungen

Fairness sicherstellen

Gerechte Verteilung:

Nachtschichten – Gleichmäßig verteilen
Wochenenden – Rotierend zuteilen
Feiertage – Jährlich ausgleichen
Wunschdienste – Berücksichtigen, aber fair
Belastung – Schwere Schichten ausgleichen

Faire Schichtverteilung

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Herausforderungen meistern

Ausfallmanagement

Wenn jemand ausfällt:

Strategie	Umsetzung
Springer-Pool	Dedizierte Einspringer
Überstunden	Bestehende MA verlängern
Zeitarbeit	Externe Kräfte
Schichttausch	Untereinander
Rufbereitschaft	Für Notfälle

Wunschplanung

Mitarbeiter einbinden:

Wünsche sammeln – Bis Stichtag
Priorisieren – Nach Regeln
Konflikte lösen – Gespräch, Kompromiss
Plan erstellen – Wünsche berücksichtigt
Kommunizieren – Transparent erklären

Work-Life-Balance

Belastung begrenzen:

Maßnahme	Wirkung
Verlässliche Dienstpläne	Planbarkeit für MA
Keine Dauernacht	Wechsel ermöglichen
Ausgleichstage	Nach Belastungsspitzen
Teilzeit ermöglichen	Flexibilität bieten

Digitale Unterstützung

Was Software kann

Funktionen:

Funktion	Nutzen
Automatische Planung	Zeitersparnis
Regelprüfung	Compliance sichern
Tauschbörse	Selbstorganisation
Mobile App	Überall einsehbar
Auswertungen	Fairness prüfen

Einführung im Team

Erfolgsfaktoren:

Schulung – Alle Nutzer schulen
Testphase – Parallel zu Papier
Feedback – Anpassungen vornehmen
Support – Ansprechpartner benennen
Geduld – Umstellung braucht Zeit

Häufige Fragen

Idealerweise 4 Wochen vorher, manche Tarifverträge schreiben das vor. Mitarbeiter brauchen Planungssicherheit für ihr Privatleben. Je früher der Plan steht, desto weniger Änderungen und Frust. Änderungen danach nur im Einvernehmen.

Grundsätzlich ja, wenn die Qualifikation stimmt und die Leitung zustimmt. Eine Tauschbörse kann das organisieren. Wichtig: Ruhezeiten und Arbeitszeitgrenzen müssen auch nach dem Tausch eingehalten werden. Dokumentation nicht vergessen.

Rechtlich: Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die wöchentliche Arbeitszeit, nicht die Anzahl aufeinanderfolgender Nächte. Arbeitsmedizinisch: Maximal 3-4 Nächte hintereinander werden empfohlen, dann Erholung. Tarifverträge können strengere Regeln haben.

Kurzfristig: Priorisieren, Leiharbeit, Überstunden begrenzen. Mittelfristig: Recruiting verstärken, Arbeitsbedingungen verbessern, Flexpool aufbauen. Langfristig: Arbeitgeberattraktivität steigern, Fluktuation senken. Dauerhafte Unterbesetzung ist nicht tragbar und gefährdet Patienten und Personal.

Das hängt vom Arbeitsvertrag ab. Wenn Schichtdienst vereinbart ist, grundsätzlich ja – aber anteilig. Teilzeit 50% bedeutet nicht: nur Tagdienst. Aber die Belastung sollte verhältnismäßig sein. Manche Häuser haben Modelle, die nur Tagdienst vorsehen – dann muss das vereinbart sein.

Fazit

Schichtplanung im Gesundheitswesen ist komplex: 24/7-Betrieb, Fachkräftemangel und hohe Belastung erfordern durchdachte Konzepte. Faire Verteilung von Nacht- und Wochenenddiensten, verlässliche Dienstpläne und Mitarbeitereinbindung sind entscheidend für Zufriedenheit und Bindung. Digitale Tools können die Planung erleichtern, ersetzen aber nicht den menschlichen Blick für individuelle Situationen.

Schichtplanung im Gesundheitswesen: Besonderheiten