Zeiterfassung in Apotheken und Pharma
Notdienst, Qualifikationen und lange Öffnungszeiten – Zeiterfassung in Apotheken.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassungspflicht gilt auch für Apotheken
- Notdienst als Bereitschaftsdienst erfassen
- Approbierte müssen anwesend sein (Qualifikation)
- Lange Öffnungszeiten erfordern Schichtmodelle
- Tarifvertrag ADEXA beachten
Besonderheiten der Branche
Typische Arbeitsorganisation
Was Apotheken ausmacht:
| Merkmal | Bedeutung |
|---|---|
| Lange Öffnungszeiten | Oft 8-20 Uhr |
| Notdienst | Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft |
| Qualifikation | Approbierter Apotheker nötig |
| Teilzeit | Viele Teilzeitkräfte |
| Wochenende | Samstags geöffnet |
Herausforderungen
Typische Schwierigkeiten:
- Notdienst – Nacht- und Wochenend-Bereitschaft
- Besetzung – Approbierter immer anwesend
- Öffnungszeiten – Früh bis spät
- Teilzeitkräfte – Viele verschiedene Arbeitszeiten
- Saisonalität – Grippe, Allergiesaison
Apotheken-Zeiterfassung
MyTimeTracker für Apotheken und Pharmazie.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Notdienst erfassen
Rechtliche Einordnung
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Art | Bereitschaftsdienst |
| Arbeitszeit | Zählt als Arbeitszeit |
| Vergütung | Nach Tarifvertrag |
| Ruhezeit | 11h nach Notdienst |
| Häufigkeit | Rotierend |
Praktische Erfassung
Wie buchen:
- Beginn – Start der Bereitschaft
- Ende – Ende der Bereitschaft
- Pausen – Wenn möglich
- Einsätze – Ggf. separat dokumentieren
- Art – "Notdienst" als Kategorie
- Ruhezeit – Nächster Arbeitsbeginn beachten
Qualifikationsanforderungen
Approbationspflicht
Was beachten:
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| Approbierter anwesend | Während Öffnung Pflicht |
| Vertretung | Bei Abwesenheit Ersatz |
| PTA | Unter Aufsicht tätig |
| PKA | Hilfstätigkeiten |
Im Dienstplan
Planung:
- Schichtbesetzung – Mind. 1 Approbierter
- Vertretung – Wer springt ein
- Notdienst – Nur Approbierte
- Dokumentation – Wer war verantwortlich
- Zeiterfassung – Qualifikation sichtbar
Qualifikationen verwalten
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Tarifvertrag ADEXA
Arbeitszeitregelungen
Was der Tarif sagt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Wochenarbeitszeit | 40 Stunden (Vollzeit) |
| Überstunden | Zuschläge |
| Notdienst | Vergütungsregelung |
| Nachtarbeit | Zuschläge |
| Samstag | Teils Zuschläge |
Vergütung Notdienst
Typische Regelung:
- Bereitschaftspauschale – Fixbetrag pro Notdienst
- Zusätzlich bei Einsatz – Stundenvergütung
- Nachtarbeit – Zuschlag
- Sonntag – Zuschlag
- Feiertag – Höherer Zuschlag
Praktische Umsetzung
Erfassungsmethoden
Was funktioniert:
| Methode | Eignung |
|---|---|
| Terminal | Am Eingang |
| App | Für Notdienst |
| PC-Erfassung | Im Backoffice |
| Kombiniert | Je nach Situation |
Was erfassen
Mindestanforderungen:
- Arbeitsbeginn/-ende – Tägliche Erfassung
- Pausen – Gesetzliche Mindestpausen
- Notdienst – Separat gekennzeichnet
- Überstunden – Für Zuschläge
- Sonderzeiten – Samstag, Feiertag
Arbeitszeit und Öffnungszeiten
Lange Öffnungszeiten
Schichtmodelle:
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Früh/Spät | Klassisches 2-Schicht |
| Teilzeit | Verschiedene Stundenmodelle |
| Rotierend | Wechselnde Schichten |
| Kernzeit | Überlappung für Übergabe |
Arbeitszeitgesetz beachten
Grenzen:
- Max. 10h/Tag – Auch bei Notdienst
- 11h Ruhezeit – Nach Notdienst wichtig
- Pausen – 30 Min. ab 6h
- Sonntag – Mindestens 15 Sonntage/Jahr frei
- Ausnahmen – Für Notdienst teilweise
Häufige Fragen
Ja, Bereitschaftsdienst in der Apotheke zählt als Arbeitszeit – auch wenn keine Kunden kommen. Sie müssen anwesend und einsatzbereit sein. Das unterscheidet sich von Rufbereitschaft, bei der Sie nur auf Abruf kommen.
Nach Tarifvertrag ADEXA gibt es meist eine Bereitschaftspauschale plus Stundenvergütung bei Kundeneinsätzen. Nacht- und Feiertagszuschläge kommen hinzu. Die genauen Sätze hängen vom Tarifvertrag und ggf. Betriebsvereinbarung ab.
Während der gesamten Öffnungszeit muss ein approbierter Apotheker anwesend sein – das ist gesetzliche Pflicht. Bei Abwesenheit (Pause, kurzer Termin) muss eine Vertretung sichergestellt sein. Die Verantwortung liegt beim Apothekenleiter.
Nein, die Ruhezeit von 11 Stunden muss eingehalten werden. Nach einem Nachtdienst bis 8 Uhr können Sie frühestens um 19 Uhr wieder anfangen. Ausnahmen sind eng begrenzt. Die Zeiterfassung sollte das prüfen.
Die Zeiterfassung ist gleich – alle erfassen Arbeitszeiten. Der Unterschied liegt in der Qualifikation, die relevant für die Schichtplanung ist (Approbierter muss anwesend sein). Im System können Sie Qualifikationen hinterlegen und bei der Planung prüfen.
Fazit
Apotheken haben durch Notdienste, Qualifikationsanforderungen und lange Öffnungszeiten besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Der Notdienst ist als Bereitschaftsdienst vollständig Arbeitszeit und entsprechend zu erfassen und zu vergüten. Die ständige Anwesenheit eines Approbierten muss bei der Planung berücksichtigt werden. Eine digitale Zeiterfassung mit Qualifikationsmanagement hilft, diese Anforderungen zu erfüllen und Ruhezeiten nach Notdiensten automatisch zu prüfen.
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