Zeiterfassung für Werkstudenten: 20-Stunden-Grenze
Studium und Job unter einen Hut bringen – mit klaren Regeln für die Arbeitszeit.
Das Wichtigste in Kürze
- Max. 20 Stunden pro Woche in Vorlesungszeit
- In Semesterferien: Mehr möglich
- Zeiterfassungspflicht gilt auch für Studenten
- SV-Status hängt von Stunden ab
- Überschreitung hat Konsequenzen
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Grundlagen Werkstudenten
Was ist ein Werkstudent
Definition:
| Element | Regelung |
|---|---|
| Status | Immatrikulierter Student |
| Arbeitszeit | Max. 20h/Woche (Vorlesungszeit) |
| Sozialversicherung | Nur Rentenversicherung |
| Krankenversicherung | Über Uni/Familienversicherung |
Der SV-Vorteil
Warum Werkstudentenstatus attraktiv:
- Krankenversicherung – Keine Beiträge
- Pflegeversicherung – Keine Beiträge
- Arbeitslosenversicherung – Keine Beiträge
- Rentenversicherung – Normal (Student + AG)
- Ersparnis – Ca. 20% der Lohnkosten
Werkstudenten-Stunden kontrollieren
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- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Die 20-Stunden-Regel
In der Vorlesungszeit
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Maximum | 20 Stunden pro Woche |
| Durchschnitt | Nicht über 20h |
| Berechnung | Wöchentlich |
| Bei Überschreitung | SV-Pflicht |
Ausnahmen
Wann mehr möglich:
- Semesterferien – Bis Vollzeit möglich
- Abends/Nachts/Wochenende – Zeit außerhalb Vorlesung
- Kurzfristig – Einzelne Wochen mehr
- 26-Wochen-Regel – Max. 26 Wochen/Jahr >20h
Berechnung
Wann Vorlesungszeit:
| Zeitraum | Status |
|---|---|
| Vorlesungen laufen | Vorlesungszeit |
| Semesterferien | Vorlesungsfreie Zeit |
| Prüfungszeit | Meist noch Vorlesungszeit |
| Urlaubssemester | Kein Werkstudent möglich |
Zeiterfassungspflicht
Gilt auch für Studenten
Erfassung notwendig:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Zeiterfassungspflicht | Ja, wie alle AN |
| Verantwortung | Arbeitgeber |
| Form | Nicht vorgeschrieben |
| Nachweis | Für SV-Status wichtig |
Besondere Bedeutung
Warum genau erfassen:
- 20h-Grenze prüfbar – Bei Prüfung nachweisen
- Semesterferien – Unterschied dokumentieren
- Stundenkonto – Schwankungen ausgleichen
- Vergütung – Korrekte Abrechnung
- Schutz – Für Student und AG
Studenten-Zeiterfassung
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Semesterferien
Mehr Stunden möglich
Was erlaubt ist:
| Zeitraum | Stunden |
|---|---|
| Vorlesungszeit | Max. 20h/Woche |
| Semesterferien | Bis Vollzeit |
| Aber | Max. 26 Wochen >20h pro Jahr |
26-Wochen-Regel
Jahresbetrachtung:
- Zählung – Alle Wochen >20h im Jahr
- Maximum – 26 Wochen (=6 Monate)
- Bei Überschreitung – Kein Werkstudent mehr
- Semesterferien – Zählen zur 26-Wochen-Grenze
- Planung – Vorausschauend planen
Praktische Planung
Wie die Zeit nutzen:
| Strategie | Beschreibung |
|---|---|
| Semesterferien voll nutzen | 12 Wochen × 40h = 480h |
| Vorlesungszeit sparsam | Rest des Jahres <20h |
| Projekte planen | Mehr Arbeit in Ferien legen |
| Puffer lassen | Nicht alle 26 Wochen verplanen |
Überschreitung
Konsequenzen
Was passiert:
| Konsequenz | Auswirkung |
|---|---|
| Volle SV-Pflicht | Ca. 20% mehr Abgaben |
| Rückwirkend | Ggf. Nachzahlung |
| Krankenversicherung | Student muss selbst versichern |
| Für AG | Höhere Lohnnebenkosten |
Vermeidung
Wie verhindern:
- Wöchentliche Kontrolle – Stunden im Blick
- Warnsystem – Ab 18h warnen
- Jahresplanung – 26 Wochen verteilen
- Kommunikation – Mit Student absprechen
- Puffer – Nicht auf Kante planen
Prüfungen
Wer prüft
Zuständige Stellen:
| Behörde | Prüfung |
|---|---|
| Rentenversicherung | Betriebsprüfung |
| Krankenkasse | Versicherungspflicht |
| Finanzamt | Lohnsteuer |
| Zoll | Mindestlohn |
Was geprüft wird
Prüfungsinhalte:
- Immatrikulation – Bescheinigung vorhanden?
- Stunden – 20h-Regel eingehalten?
- 26-Wochen-Regel – Nicht überschritten?
- Semesterferien – Korrekt dokumentiert?
- Verdienst – Mindestlohn eingehalten?
Sonderfälle
Mehrere Jobs
Zusammenrechnung:
| Situation | Regelung |
|---|---|
| Zwei Werkstudent-Jobs | Stunden addieren |
| Werkstudent + Minijob | Komplex, beraten lassen |
| Praktikum + Werkstudent | Getrennte Regelungen |
Bachelor → Master
Übergangszeit:
- Nach Bachelor – Noch Student bis Exmatrikulation
- Vor Master – Noch kein Werkstudent
- Übergang – Andere Beschäftigungsform wählen
- Immatrikulation – Werkstudent erst wieder danach
Praktikum
Unterschied zum Werkstudent:
| Aspekt | Werkstudent | Praktikum |
|---|---|---|
| Zweck | Geldverdienen | Ausbildung |
| Stunden | Max. 20h/Woche | Vollzeit möglich |
| Vergütung | Normal | Mindestlohn oder frei |
| SV | Privilegiert | Unterschiedlich |
Häufige Fragen
Ja, die Zeiterfassungspflicht gilt auch für Werkstudenten. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Dokumentation. Es ist in Ihrem Interesse: Bei Prüfungen können Sie nachweisen, dass die 20-Stunden-Grenze eingehalten wurde. Ohne Dokumentation riskiert der Arbeitgeber Nachzahlungen.
Alle Arbeitsstunden bei allen Arbeitgebern zusammen. Bei mehreren Jobs werden die Stunden addiert. Arbeitszeit ist Arbeitszeit – egal ob im Büro, remote oder unterwegs. Nicht gezählt werden Praktika, die vorgeschrieben sind (Pflichtpraktikum).
Ja, in den Semesterferien können Sie mehr als 20 Stunden arbeiten – bis Vollzeit. Aber: Maximal 26 Wochen pro Jahr dürfen über 20 Stunden liegen. Planen Sie voraus, um die 26-Wochen-Grenze nicht zu überschreiten.
Dann verlieren Sie den Werkstudentenstatus und werden voll sozialversicherungspflichtig. Das gilt rückwirkend – es können Nachzahlungen fällig werden. Für den Arbeitgeber steigen die Lohnnebenkosten um ca. 20%. Deshalb: Stunden genau kontrollieren.
Grundsätzlich ja, alle Arbeitsstunden zählen. Aber: Wenn Sie überwiegend abends, nachts oder am Wochenende arbeiten (also außerhalb der typischen Vorlesungszeiten), kann das für die Einstufung als Werkstudent sprechen, auch wenn Sie mal über 20 Stunden kommen. Die Sozialversicherungsträger schauen auf den Gesamteindruck.
Fazit
Werkstudenten brauchen genaue Zeiterfassung – die 20-Stunden-Regel ist entscheidend für den günstigen SV-Status. In Semesterferien ist mehr möglich, aber die 26-Wochen-Grenze pro Jahr beachten. Arbeitgeber sollten die Stunden wöchentlich kontrollieren und rechtzeitig warnen. Bei Überschreitung drohen Nachzahlungen und der Verlust des Werkstudenten-Privilegs.
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